Kurz gesagt
Indem man den Ausstieg vor dem Einstieg testet. Bei der Auswahl wird ein vollständiger Export eines Teilbestands verlangt, mit Dateien, Metadaten, Versionen, Berechtigungen und Protokollen in einem dokumentierten Format, und ein anderes System muss ihn lesen können. Was dabei nicht funktioniert, wird im Vertrag geregelt oder ist ein Ausschlusskriterium. Nach zehn Jahren Betrieb lässt sich darüber nur noch aus einer schwachen Position verhandeln.
Warum der Ausstieg bei der Auswahl entschieden wird
Ein Dokumentenmanagement bleibt im Durchschnitt deutlich länger im Einsatz als geplant. Die Daten darin wachsen, die Anpassungen auch, und mit jedem Jahr steigt der Aufwand für einen Wechsel. Das ist für den Anbieter ein Geschäftsmodell und für das Unternehmen eine Abhängigkeit. Die Frage, wie man wieder herauskommt, wird deshalb am besten in dem Moment beantwortet, in dem das Unternehmen die stärkste Verhandlungsposition hat, nämlich vor der Unterschrift. Für Cloud-Dienste hat der Data Act der EU seit 12. September 2025 Mindestregeln für den Anbieterwechsel gesetzt, mit Fristen, Exportpflichten in gängigen Formaten und dem Ende der Wechselentgelte ab 12. Jänner 2027 (Quelle: Bundesnetzagentur). Das erleichtert den Ausstieg, ein kostenloses Migrationsprojekt folgt daraus nicht, und die fachlichen Fragen nach Versionen, Rechten und Protokollen beantwortet das Gesetz nicht.
In Auswahlverfahren steht der Export meist als Zeile in der Anforderungsliste. „System unterstützt vollständigen Datenexport“, Antwort des Anbieters: ja. Was dieses Ja wert ist, zeigt sich erst beim Versuch.
Der Exporttest im Auswahlverfahren
Ein brauchbarer Test ist in wenigen Tagen durchführbar und gehört in jede Teststellung.
- Einen Teilbestand laden. Ein paar tausend Dokumente mit echten Dokumentarten, mehreren Versionen, Beziehungen zu Vorgängen und unterschiedlichen Berechtigungen.
- Den vollständigen Export anfordern. Dateien in ihrem Originalformat und, wo vorhanden, als PDF/A. Metadaten als XML oder CSV mit Feldbeschreibung. Versionen mit Reihenfolge und Zeitstempel. Berechtigungen als Regelwerk. Protokolle als lesbare Datei.
- Den Export in ein anderes System laden. Das kann ein zweites Produkt aus der Auswahl sein oder ein einfaches Archivsystem. Entscheidend ist, dass jemand anderes als der Anbieter die Daten versteht.
- Zählen und vergleichen. Dokumente, Versionen, Datensätze, Beziehungen vor und nach dem Export. Jede Abweichung wird erklärt.
- Den Aufwand festhalten. Wie viele Stunden hat der Export gebraucht, wie viel davon beim Anbieter, was hat er gekostet.
Was im Test nicht funktioniert, ist ein Mangel, der vor der Unterschrift behoben oder vertraglich geregelt wird. Ein Anbieter, der den Test ablehnt, hat die Frage beantwortet.
Was in den Vertrag gehört
Der Test liefert die Grundlage für fünf Vertragspunkte, die in einem auslaufenden Vertrag später den Unterschied machen. Das Exportformat, mit Verweis auf die Dokumentation aus dem Test. Die Kosten des Exports, als Festpreis oder Tagessatz mit Obergrenze. Die Frist, innerhalb der der Anbieter den Export liefert. Der Weiterbetrieb zu festen Konditionen, solange die Ablöse läuft. Und konkret vereinbarte Zugriffs-, Export- und Nutzungsrechte an Metadaten, Protokollen und Konfiguration, auch in einem Cloud-Betrieb.
Bei Cloud-Angeboten kommt ein Punkt dazu. Was mit den Daten nach Vertragsende geschieht, wann sie gelöscht werden und wie das nachgewiesen wird. Ein Bestand, der beim alten Anbieter ungeplant weiterlebt, ist ein Risiko ohne Nutzen. Ein bewusst vereinbartes Auslaufarchiv ist etwas anderes, es hat Fristen, Zugriffsregeln und ein Ende.
Wo Standards helfen und wo nicht
Für den laufenden Zugriff gibt es mit CMIS einen Standard, über den sich Dokumente und Metadaten lesen lassen, und für KI-Werkzeuge übernimmt MCP inzwischen eine ähnliche Rolle. Für den vollständigen Export mit Versionen, Rechten und Protokollen gibt es keinen verbreiteten Standard. PDF/A sichert die Lesbarkeit der Dokumente, XML und CSV die Lesbarkeit der Daten, aber die Bedeutung der Felder und die Logik der Beziehungen bleiben produktspezifisch. Genau deshalb gehört die Dokumentation des Exports in den Vertrag. Sie ist das Einzige, was den Export in fünf Jahren noch verständlich macht.
Der Ausstieg ist eine Anforderung wie jede andere, mit dem Unterschied, dass sie nur einmal verhandelt werden kann. Wer sie im Auswahlverfahren überspringt, verhandelt sie am Ende der Laufzeit, und dann sitzt der Anbieter am längeren Hebel.