Kurz gesagt
Es kommt auf die Dokumentart an. Für Bücher, Belege und Geschäftsbriefe geben Steuer- und Handelsrecht die Fristen vor, in Österreich in der Regel sieben Jahre, in Deutschland sechs bis zehn. Für vieles andere entscheidet das Unternehmen selbst, innerhalb der Grenzen von Datenschutz, Verjährung und branchenspezifischen Vorschriften. Das Ergebnis ist ein Aufbewahrungsplan je Dokumentart, mit Frist, Auslöser und Löschregel.
Die gesetzlichen Fristen
In Österreich gilt nach § 132 Bundesabgabenordnung eine Frist von sieben Jahren für Bücher, Aufzeichnungen und Belege, gerechnet ab Ende des Kalenderjahres. Für bestimmte Unterlagen zu Grundstücken gelten verlängerte Fristen von zwölf oder 22 Jahren, abhängig vom Sachverhalt und den umsatzsteuerlichen Regeln (§ 18 Abs. 10 UStG). In Deutschland verlangt die Abgabenordnung zehn Jahre für Bücher und Jahresabschlüsse, seit dem 1. Jänner 2025 acht Jahre für Buchungsbelege und sechs Jahre für Handels- und Geschäftsbriefe. Die Fristen verlängern sich, solange eine Prüfung oder ein Verfahren läuft, und sie beginnen je nach Dokumentart unterschiedlich, meist mit dem Ende des Kalenderjahres der letzten Eintragung, nicht mit dem Rechnungsdatum. (Quellen: Unternehmensserviceportal zur Aufbewahrungspflicht; § 147 AO in der Fassung des Bürokratieentlastungsgesetzes IV.)
Diese Fristen decken den kleineren Teil der Dokumente eines Unternehmens ab. Für Verträge, Projektunterlagen, Personalakten, technische Dokumentation und Korrespondenz gibt es keine einheitliche Vorgabe. Dort gelten Verjährungsfristen, Produkthaftung, Gewährleistung und bei Personendaten die Löschpflicht der DSGVO, sobald der Zweck entfällt.
Wie man daraus einen Plan macht
Der Weg führt über die Dokumentarten. Nach meiner Erfahrung hat ein mittleres Unternehmen zwischen 30 und 80 Dokumentarten, die sich sinnvoll unterscheiden lassen: Eingangsrechnung, Rahmenvertrag, Bewerbung, Prüfprotokoll, Angebot. Für jede Art wird festgelegt:
- Frist: wie lange sie aufbewahrt wird
- Auslöser: ab wann die Frist läuft, je nach Rechtsgrundlage und Dokumentart, etwa Ende des Buchungsjahres, Vertragsende oder Austritt des Mitarbeiters
- Verhalten am Ende: löschen, vernichten, oder zur Prüfung vorlegen
- Verantwortung: wer die Art fachlich verantwortet und Fristen ändern darf
Diese Tabelle ist der Aufbewahrungsplan. Sie wird mit Steuerberatung und Rechtsabteilung abgestimmt und dann im Dokumentenmanagement hinterlegt, das die Fristen je Dokument automatisch berechnet. Die Klassifikation beim Ablegen entscheidet damit auch über das Löschdatum.
Warum Löschen dazugehört
Ein Aufbewahrungsplan ohne Löschregel ist nur ein halber Plan. Wer alles ewig behält, verletzt bei Personendaten den Datenschutz und zahlt bei jeder Migration für Bestände, die niemand mehr braucht. In Archiven aus den 1990ern liegen heute Dokumente, deren Frist vor zwanzig Jahren abgelaufen ist, weil beim Aufbau niemand an das Ende gedacht hat.
Löschen ist dabei ein Prozess mit Freigabe und Protokoll. Was gelöscht wurde, muss sich nachweisen lassen, auch wenn der Inhalt weg ist.
Ob Papier nach dem Scannen vernichtet werden darf, ist eine eigene Frage: Darf man Papierdokumente nach dem Scannen vernichten?