ECM hat sich in den letzten Jahren grundlegend verändert. Aus der digitalen Ablage sind Content-Services-Plattformen geworden, die Inhalte mit KI auswerten und in Prozesse einbinden. Damit ist ECM eine Infrastrukturentscheidung auf dem Niveau von ERP oder CRM.
Viele Mittelständler haben diesen Schritt noch vor sich. Oft fehlen dafür eine Content-Strategie und saubere Datenstrukturen, ebenso eine Architektur, die über die Ablage hinausreicht. Drei Themen bestimmen die Agenda.
Regulierung wird zum Architekturthema
Ob KI-Funktionen im ECM unter den EU AI Act fallen, entscheidet der Verwendungszweck, nicht die Technik. Klassifikation oder Extraktion sind für sich keine Hochrisiko-Anwendungen, der Einsatz in der Personalauswahl oder bei der Kreditvergabe kann es sein. Die Pflichten für Hochrisiko-Systeme gelten nach dem Digital Omnibus ab 2. Dezember 2027 für die Anwendungsfälle des Anhangs III und ab 2. August 2028 für produktbezogene Systeme nach Anhang I (Quelle: EU-Kommission zum AI Omnibus). Andere Anforderungen sind gesondert zu prüfen, auch die Regelung zur KI-Kompetenz wurde durch den Omnibus angepasst. Eine dokumentierte Governance braucht es ohnehin, weil Prüfer und Kunden danach fragen. Parallel erhöht NIS2 die Anforderungen an die Cybersicherheit in 18 Sektoren. Ob ein Unternehmen betroffen ist, hängt von Sektor, Größe nach EU-Definition und der nationalen Umsetzung ab, eine einfache Mitarbeiterzahl reicht als Prüfung nicht.
KI braucht ein Fundament
Die Versprechen rund um agentische KI und autonome Workflows sind groß. Im BARC Trend Monitor 2026 steht dennoch das Datenqualitätsmanagement an erster Stelle, vor generativer und agentischer KI. Ein großer Teil der erhofften Produktivität geht in Nacharbeit verloren, wenn Metadaten fehlen oder Strukturen über Jahre gewachsen sind.
Altsysteme werden zum Risiko
Viele ECM-Installationen im Mittelstand beruhen auf Architekturen, die vor zehn Jahren aktuell waren. Häufig fehlen Programmierschnittstellen, und der Herstellersupport läuft aus. Wer daran festhält, kann KI nur eingeschränkt nutzen und erfüllt regulatorische Anforderungen nur mit Aufwand. ECM-Modernisierung ist deshalb Teil der IT-Modernisierung insgesamt.
Die Reihenfolge
Datenqualität und Governance kommen vor KI-Funktionen, die Architektur vor der Werkzeugwahl. Am Anfang steht ein ehrliches Bild vom Ist-Zustand, von der Architektur über die Datenqualität bis zur Compliance.