Kurz gesagt
Für die meisten Belege ja. Steuer- und Handelsrecht in Österreich und Deutschland erlauben die Aufbewahrung auf Datenträgern, wenn die Kopie vollständig, unverändert und lesbar bleibt und der Scanprozess dokumentiert ist. Einige Dokumente bleiben trotzdem im Original, etwa notarielle Urkunden, Dokumente mit Originalunterschrift, deren Beweiswert zählt, und Zollunterlagen. Vor dem ersten Container Altpapier gehört die Liste mit der Steuerberatung abgestimmt.
Was das Gesetz verlangt
Beide Rechtsordnungen kennen das ersetzende Scannen. In Österreich erlaubt § 132 Abs. 2 BAO die Aufbewahrung auf Datenträgern, wenn die vollständige, geordnete, inhaltsgleiche und urschriftgetreue Wiedergabe jederzeit gewährleistet ist. In Deutschland regeln § 147 AO und die GoBD das Verfahren. Die Kurzform lautet in beiden Fällen gleich: Die digitale Fassung muss alles enthalten, was das Papier enthielt, muss gegen unbemerkte Änderungen geschützt sein, bei zulässigen Korrekturen müssen der ursprüngliche Inhalt und die Änderung nachvollziehbar erhalten bleiben, und sie muss bis zum Ende der Frist lesbar bleiben.
Dazu kommt die Verfahrensdokumentation. Sie beschreibt, wer scannt, wie die Qualität geprüft wird, wann das Papier vernichtet wird und wie das Archiv Änderungen verhindert. Fehlt sie, kann ein Prüfer die Nachvollziehbarkeit anzweifeln, in Deutschland nach den GoBD abhängig davon, ob Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit tatsächlich beeinträchtigt sind (Rz. 155).
Was im Original bleibt
Drei Gruppen sind zu unterscheiden, und die Einzelregeln sind in Österreich und Deutschland verschieden:
- Gesetzlich im Original: In Deutschland nimmt § 147 Abs. 2 AO etwa Eröffnungsbilanzen und Jahresabschlüsse von der Aufbewahrung auf Datenträgern aus. Zollunterlagen und einzelne branchenrechtliche Vorgaben kommen dazu.
- Form und Beweis: Urkunden, deren Rechtswirkung an das Original gebunden ist, etwa notarielle Verträge, Wechsel und Bürgschaften.
- Freiwillige Beweissicherung: Verträge mit Originalunterschrift, bei denen ein Streit absehbar ist. Hier entscheidet das Unternehmen selbst, je Dokumentart.
Für diese Dokumente wird gescannt und das Papier zusätzlich aufbewahrt, in einem Bestand, der klein und gut beschriftet ist.
Wie man es praktisch angeht
- Je Dokumentart festlegen, ob die digitale Aufbewahrung genügt oder das Original aus gesetzlichen oder beweisrechtlichen Gründen bleibt. Für Österreich und Deutschland getrennt prüfen und mit Steuerberatung und Rechtsabteilung bestätigen lassen.
- Scanprozess beschreiben, von der Posteingangsstelle bis zur Qualitätskontrolle. Stichproben mit Vier-Augen-Prinzip für die ersten Monate.
- Archiv prüfen. Unveränderbarkeit, Protokollierung, Lesbarkeit über die gesamte Frist, Exportfähigkeit beim Systemwechsel.
- Wartefrist festlegen. Papier erst nach der Qualitätskontrolle vernichten, viele Unternehmen warten zusätzlich einige Wochen.
- Vernichtung protokollieren, mit Datum und Umfang.
In Archivprojekten der 1990er war das ersetzende Scannen der Punkt, an dem die meisten Diskussionen entstanden. Die Technik war damals das kleinere Problem. Die Dokumentation und die Frage, wer die Entscheidung unterschreibt, sind es bis heute geblieben.
Wie lange die einzelnen Dokumentarten aufbewahrt werden müssen, steht in Welche Dokumente muss man archivieren und wie lange?.