Kurz gesagt
Ja, aber eine kleinere als früher. Suche und KI beantworten die Frage „Wo ist das Dokument?“. Die Struktur beantwortet die Fragen „Wem gehört es, wer darf es sehen, wie lange bleibt es?“. Als Grundausstattung reichen wenige Angaben: Dokumentart, Zuordnung zu einem Vorgang und Status. Je nach Branche kommen Fristauslöser, Schutzbedarf oder Fachschlüssel dazu. Ordnerbäume mit zwölf Ebenen braucht niemand mehr.
Was die Suche leistet und was nicht
Eine gute Suche findet heute fast jedes Dokument, wenn der Suchende weiß, was er sucht. Volltext findet Wörter, KI-Suche findet Bedeutung, und beides zusammen liefert in Sekunden, wofür früher jemand durch Ordner geklickt hat. Für das Wiederfinden ist die Ablagestruktur damit zweitrangig geworden.
Drei Dinge kann die Suche nicht. Sie weiß nicht, welche von vier Vertragsfassungen die gültige ist, wenn keine als gültig gekennzeichnet wurde. Sie weiß nur dann, ob der Suchende das Dokument sehen darf, wenn die Berechtigung am Dokument oder am Ablageort hinterlegt ist und beim Abruf ausgewertet wird. Und sie weiß nicht, wann ein Dokument gelöscht werden muss. Diese drei Fragen beantwortet die Struktur, und gemeint sind die Angaben am Dokument, kein Ordnerbaum.
Wie wenig Struktur reicht
Als Einstieg braucht ein Dokument drei Angaben: die Dokumentart, den Vorgang, zu dem es gehört, und seinen Status. Aus der Dokumentart folgen Aufbewahrung und Standardrechte. Aus dem Vorgang, also Kunde, Projekt oder Akte, folgen Zusammenhang und Zuständigkeit. Aus dem Status folgt, ob es ein Entwurf, eine Freigabe oder eine überholte Fassung ist.
Alles Weitere, etwa Datum, Verfasser, Absender oder Betreff, liest das System in der Regel selbst aus dem Dokument oder der Mail. Mit KI werden auch die drei Pflichtangaben vorgeschlagen, der Sachbearbeiter bestätigt sie. Der Aufwand beim Ablegen sinkt auf wenige Sekunden, und die Metadaten bleiben dennoch so vollständig, wie Suche und Fristen sie brauchen.
Was wegfallen kann, sind tiefe Ordnerhierarchien, Namenskonventionen für Dateinamen und Ablagerichtlinien, die niemand liest. Ein Dokument liegt an einem Ort, die Akte ergibt sich aus der Zuordnung, und dasselbe Dokument kann in mehreren Zusammenhängen erscheinen, ohne kopiert zu werden.
Warum KI die Struktur sogar braucht
Eine KI-Suche, die Fragen beantwortet statt Trefferlisten zu zeigen, ist auf diese Angaben angewiesen. Sie muss die gültige Fassung von der überholten unterscheiden, sonst zitiert sie den falschen Preis. Sie muss die Berechtigungen kennen, sonst gibt sie preis, was sie nicht darf. Und sie braucht den Vorgangsbezug, um Zusammenhänge herzustellen. Je mehr die Suche kann, desto mehr hängt an den wenigen Angaben, die beim Ablegen entstehen.
Die Frage ist also eher, welche Struktur, und die Antwort fällt heute deutlich kleiner aus als vor zehn Jahren. Wie eine Suche von diesen Angaben abhängt, steht in Eine gute Suche braucht verlässliche Angaben.