Kurz gesagt
Eine Version ist derselbe Gegenstand zu einem anderen Zeitpunkt. Sie kennt ihre Vorgängerin, trägt eine Nummer und lässt sich mit ihr vergleichen. Eine Kopie ist ein neuer Gegenstand mit demselben Inhalt. Ab dem Moment der Kopie gibt es zwei Fassungen, die sich unbemerkt auseinanderentwickeln können. Kontrollierte Kopien, etwa für das Archiv, sind gewollt. Das Problem sind die unkontrollierten in Mails und Ordnern. Deshalb werden Dokumente versioniert und verlinkt.
Was eine Version ausmacht
Im Dokumentenmanagement hat ein Dokument eine Identität, die über alle Änderungen gleich bleibt. Jede gespeicherte Änderung ergibt eine neue Version mit Nummer, Datum und Verfasser. Die alte bleibt erhalten und ist auf Wunsch sichtbar. Wer den Vertrag öffnet, bekommt die neueste Version, wer den Stand vom März braucht, holt ihn aus der Historie. Welche Version fachlich gilt, sagt der Status, denn die neueste ist nicht immer die freigegebene. Für Entscheidungen und Vertragsstände verweist man deshalb auf eine feste Versionsnummer. Welche Historie erhalten bleibt, legen die Versions- und Aufbewahrungseinstellungen fest.
Zwei Varianten sind üblich. Kleine Versionen für Zwischenstände, etwa 1.1, 1.2, und große Versionen für Freigaben, etwa 2.0. Der Status, also Entwurf, freigegeben oder überholt, hängt an der Version. Eine Kopie mit „final“ im Dateinamen ersetzt ihn nicht.
Was eine Kopie anrichtet
Eine Kopie entsteht, sobald ein Dokument als Anhang verschickt, auf den Laptop gezogen oder in einen anderen Ordner gespeichert wird. Von da an leben beide weiter. Der Kollege ändert seine Kopie, der Kunde kommentiert eine dritte, und drei Wochen später liegen vier Fassungen vor, die alle „Angebot_final_v2“ heißen. Die Suche findet alle vier. Die KI-Suche fasst alle vier zusammen.
Der Schaden entsteht selten sofort. Er zeigt sich, wenn ein Preis aus der falschen Fassung in den Vertrag wandert oder eine Prüfung die Frage stellt, welche Fassung zum Zeitpunkt der Entscheidung galt.
Die Regel: Link statt Anhang
Ein Dokument wird verlinkt statt verschickt. Der Empfänger öffnet den Link und sieht die aktuelle Version mit seinen Rechten. Kommentare landen am Dokument. Wer eine Kopie braucht, etwa für den Versand an einen Externen, exportiert sie bewusst, und das System vermerkt den Export. Eine solche kontrollierte Kopie mit Versionsnummer ist unproblematisch, die Gefahr geht von den Kopien aus, die niemand nachverfolgt.
Diese Regel setzt ein Dokumentenmanagement voraus, mit Dateiablagen allein lässt sie sich kaum durchhalten. Sie setzt voraus, dass jeder Beteiligte Zugriff auf das System hat und die Berechtigungen stimmen. Für Externe bieten viele Systeme Freigabelinks mit Ablaufdatum.
Mit KI gewinnt die Unterscheidung noch an Gewicht. Eine Suche, die Fragen beantwortet, muss wissen, welche Fassung gilt, sonst zitiert sie den überholten Preis. Was dafür an Angaben nötig ist, steht in Eine gute Suche braucht verlässliche Angaben.