Kurz gesagt
Liegen die Dokumente im Dokumentenmanagement, hängt nichts an der Person. Die Akte bleibt, die Zuständigkeit wechselt per Eintrag. Liegen sie in Postfach, persönlichen Ordnern oder auf dem Laptop, beginnt eine Suche, die Wochen dauern kann, und ein Teil bleibt verloren. Wer diese Frage regelmäßig stellt, hat ein Ablageproblem.
Wo Dokumente verschwinden
Beim Austritt eines Mitarbeiters werden Postfach und persönliche Laufwerke nach einer Frist gelöscht, der Laptop wird neu aufgesetzt. Alles, was nur dort lag, ist dann weg. Das betrifft erfahrungsgemäß die Unterlagen, die am meisten Wissen enthalten: Berechnungen, Verhandlungsstände, die eigene Sammlung von Vorlagen, die Mail mit der Zusage des Lieferanten.
Im Dokumentenmanagement passiert das nicht, wenn es richtig aufgebaut ist. Dokumente gehören dort zu Akten, der Verfasser ist nur eine Angabe am Dokument. Der Verfasser steht in den Metadaten, die Zuständigkeit an der Akte, und beides ist unabhängig voneinander. Die Suche nach „alle Dokumente von Herrn M.“ ist ein Filter, kein Projekt.
Was beim Austritt zu tun ist
Eine Übergabe für Dokumente gehört in jeden Austrittsprozess, so wie die Rückgabe des Schlüssels:
- Vier Wochen vor dem letzten Tag: Liste der laufenden Vorgänge und Akten, für die der Mitarbeiter zuständig ist. Das Dokumentenmanagement liefert sie per Filter.
- Zuständigkeit je Akte im System auf den Nachfolger oder die Vertretung übertragen.
- Persönliche Ordner, Postfach und Laptop durchsehen. Was zu einem Vorgang gehört, wird in die Akte abgelegt. Was nicht, bleibt und wird mit dem Konto gelöscht.
- Übergabegespräch mit dem Nachfolger entlang der Aktenliste.
- Konto deaktivieren, Berechtigungen entfernen, dazu Vertretungen, Workflow-Aufgaben, Freigabelinks und Schlüssel prüfen, die an der Person hingen. Dokumente bleiben, die Person verschwindet aus den Rechten.
Der dritte Schritt ist der aufwendigste und wird am häufigsten ausgelassen. Er entscheidet darüber, ob die Frage dieses Beitrags ein Jahr später gestellt wird.
Wenn es schon zu spät ist
Für ausgeschiedene Mitarbeiter, deren Unterlagen nie übergeben wurden, gibt es drei Quellen: das Mailarchiv, sofern eines besteht und der Zugriff rechtlich geregelt ist, die Sicherungen der Laufwerke, solange sie noch vorhanden sind, und die Kollegen, die Kopien erhalten haben. Der Zugriff auf das Postfach eines Ausgeschiedenen ist datenschutzrechtlich heikel und gehört mit Datenschutzbeauftragtem und Betriebsrat abgestimmt, bevor jemand nachsieht.
Besser ist, diese Suche gar nicht zu brauchen. Wer die Ablage so einrichtet, dass Dokumente zu Akten gehören, erledigt den Austritt mit einem Eintrag. Wie das Ablegen dafür aussehen muss, steht in Dokumentenmanagement beginnt vor dem Ablegen. Für den planbaren Fall, die Abwesenheit, gilt die Prüfliste aus Wie geht man mit Dokumenten um, wenn man auf Urlaub geht?.