Kurz gesagt
Nein, wenn sie strukturierte Daten enthält. Eine XRechnung oder der XML-Teil einer ZUGFeRD-Rechnung liefert Betrag, Datum, Positionen und Steuersätze bereits maschinenlesbar, und eine Texterkennung würde diese Daten nur schlechter nachbauen. Ein PDF ohne eingebettete Daten braucht zunächst die Extraktion des vorhandenen Textes, ein Scan davor die Texterkennung. Die Zuordnung der Felder erledigen danach Regeln oder KI. Der Rechnungseingang beginnt deshalb mit der Frage, in welchem Format die Rechnung ankommt, und wählt danach den Weg.
Drei Formate, drei Wege
Was als elektronische Rechnung bezeichnet wird, sind technisch drei verschiedene Dinge.
| Ankommendes Format | Was darin steckt | Verarbeitungsweg |
|---|---|---|
| Strukturierte Rechnungsdaten nach EN 16931, etwa XRechnung, ZUGFeRD ab 2.0.1 außer den Profilen MINIMUM und BASIC-WL, Peppol BIS, ebInterface in den vom Bund akzeptierten Versionen | Alle Rechnungsangaben als XML mit festgelegter Bedeutung | Direkt einlesen und validieren, keine Erkennung |
| PDF ohne eingebettete Daten | Text als Zeichen, aber ohne Bedeutung | Text extrahieren, dann Felder mit Regeln oder KI zuordnen |
| Scan, Foto, Fax als Bild | Nur Pixel | Texterkennung, dann Text extrahieren und Felder zuordnen |
Beim hybriden Format ZUGFeRD steckt das XML in einem PDF/A. Für die Verarbeitung zählt der XML-Teil. Nach dem Schreiben des deutschen Finanzministeriums vom 15. Oktober 2024 ist bei Abweichungen zwischen Bild und Daten der strukturierte Teil maßgeblich, und ein abweichender Bildteil kann steuerliche Folgen haben (Randnummern 31 und 32, Original beim ZDH). Dasselbe Schreiben verlangt, dass der strukturierte Teil aufbewahrt wird (Randnummer 60). Ein System, das das PDF trotzdem durch die Texterkennung schickt und die Ergebnisse bucht, arbeitet mit der falschen Fassung. Die Finanzverwaltung hat die Regeln seither zweimal ergänzt, zuletzt mit dem Schreiben vom 15. Oktober 2026 zu Pflichtangaben, Leistungsbeschreibung und Geschäftsregelfehlern.
Was der Rechtsstand dazu sagt
In Deutschland gilt die Pflicht für Umsätze zwischen inländischen Unternehmen. Empfangen können müssen Unternehmen strukturierte Rechnungen seit 1. Januar 2025. Die Pflicht, selbst solche Rechnungen auszustellen, gilt ab 2027 für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz und ab 2028 für die übrigen, mit Ausnahmen, etwa für Kleinunternehmer, Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und Fahrausweise. Ein PDF per Mail gilt dabei nicht als elektronische Rechnung (Quelle: BMF, Fragen und Antworten zur E-Rechnung). In Österreich ist die elektronische Rechnung an den Bund seit 2014 Pflicht, über ebInterface oder Peppol, im Geschäft zwischen Unternehmen bleibt sie freiwillig (Quelle: Unternehmensserviceportal). Auf EU-Ebene schreibt das Paket „VAT in the Digital Age“ die strukturierte Rechnung für grenzüberschreitende Umsätze zwischen Unternehmen innerhalb der EU ab 1. Juli 2030 vor (Quelle: EU-Kommission).
Der Anteil strukturierter Rechnungen im Eingang steigt damit über die nächsten Jahre, in Deutschland durch die Pflicht, in Österreich über den Bund und die freiwillige Nutzung, EU-weit ab 2030 im grenzüberschreitenden Geschäft. Scan und PDF verschwinden deshalb nicht. Kleine Lieferanten, Lieferanten außerhalb der EU und Spesenbelege liefern weiter Bilder und Text.
Was sich im Rechnungseingang verschiebt
Bei einer strukturierten Rechnung fällt die Erkennung weg, die Prüfung bleibt. Stimmt die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer mit dem Stammsatz überein, gibt es die Bestellung, passen Mengen und Preise, ist die Rechnung schon einmal angekommen. Diese Prüfungen sind mit strukturierten Daten zuverlässiger, weil kein Erkennungsfehler mehr dazwischen liegt. Die Ausnahmen verschieben sich damit von der Erkennung zur fachlichen Abweichung, etwa zur Rechnung ohne Bestellbezug oder zur Teillieferung.
Für die Extraktion mit KI bedeutet das ein engeres, dafür schwierigeres Feld. Sie bleibt für das PDF und den Scan, und dort trifft sie auf die Fälle, die schon vorher schwierig waren. Das Intelligent Document Processing verlagert seinen Schwerpunkt entsprechend von der Feldsuche zur Zuordnung und Prüfung. Wer heute einen Rechnungseingang neu aufsetzt, plant drei Eingangswege mit einer gemeinsamen Prüfstrecke dahinter.
Die Erkennung war dreißig Jahre lang der aufwendigste Teil des Rechnungseingangs. Mit dem strukturierten Format fällt sie für einen wachsenden Teil der Belege weg, und die Arbeit wandert dorthin, wo sie fachlich hingehört.