Kurz gesagt
Dort arbeiten lassen, aber das Ergebnis in die Akte bringen. Teams, SharePoint und Chat sind Arbeitsflächen für den Entwurf und die Abstimmung. Was daraus entsteht und das Unternehmen später braucht, also die freigegebene Fassung, die Zusage, das Protokoll mit der Entscheidung, wird in die verbindliche Akte übernommen, ob im Dokumentenmanagement oder in einem dafür eingerichteten SharePoint-Bereich. Eine Regel, die das Arbeiten in Teams verbietet, wird umgangen. Eine Regel, die den Übergang klar macht, wird befolgt.
Warum die zweite Ablage entstanden ist
Dokumentenmanagement war lange für fertige Dokumente gebaut. Rechnung, Vertrag, Protokoll, abgelegt, wenn es fertig ist. Die Zusammenarbeit davor, das gemeinsame Schreiben, die Kommentare, die fünf Fassungen bis zur Einigung, fanden anderswo statt. Als Teams und SharePoint genau dafür Werkzeuge boten, wanderte die Arbeit dorthin, und mit ihr blieben die Ergebnisse dort liegen.
Das Ergebnis sind zwei Welten. In der einen liegt, was ordentlich abgelegt wurde, in der anderen, was tatsächlich benutzt wird. Die Suche findet in beiden, aber nur dort, wo bewusst eine verbindliche Akte geführt wird, sind Berechtigungen, Fristen und Zuständigkeiten geregelt. Entscheidend ist, welcher Bestand als verbindliche Akte geführt wird und wo Rechte, Aufbewahrung und Löschung durchgesetzt werden. Das kann SharePoint mit passend eingerichteten Aufbewahrungsregeln sein, etwa über Microsoft Purview, oder ein angebundenes Dokumentenmanagement.
Die Regel, die funktioniert
Drei Sätze reichen:
- Entwürfe, Abstimmungen und Arbeitsstände bleiben in Teams und SharePoint. Dort gilt eine eigene, kürzere Aufbewahrung, deren Dauer das Unternehmen festlegt. Entsteht schon im Entwurf oder im Chat etwas Aufbewahrungspflichtiges, gilt dafür die lange Frist, unabhängig vom Ort.
- Freigegebene Fassungen, Verträge, Zusagen, Protokolle mit Entscheidungen und alles, was eine Aufbewahrungsfrist hat, werden beim Erreichen dieses Zustands in die Akte übernommen. Das ist der Moment der Freigabe, lange vor dem Projektende.
- Chat ist flüchtig und braucht eigene Regeln, für Nachrichten gelten andere Aufbewahrungseinstellungen als für Dateien. Wer eine Entscheidung im Chat trifft, hält sie im Protokoll oder in der Akte fest.
Der zweite Satz ist der entscheidende. Er benennt den Übergang mit einem Ereignis, das jeder erkennt. Nach der Freigabe liegt das Dokument an einem Ort, und Teams verweist darauf.
Wie KI den Übergang erleichtert
Der Übergang scheitert in der Praxis am Aufwand. Niemand legt am Projektende hundert Dateien einzeln ab. Mit KI kann das System in den Arbeitsflächen erkennen, welche Dokumente den Zustand „freigegeben“ erreicht haben oder einer Dokumentart mit Aufbewahrungspflicht entsprechen, und die Übernahme vorschlagen, mit Zuordnung zur Akte. Der Mensch bestätigt, das System übernimmt und hinterlässt einen Verweis.
Viele ECM-Hersteller bieten diese Anbindung an Microsoft 365 inzwischen an. Vor der Entscheidung lohnt die Frage, ob die Berechtigungen beider Welten dabei zusammenpassen, sonst entsteht beim Übergang eine Lücke.
Wo diese Dokumente am Ende gefunden werden und welche Angaben sie brauchen, steht in Braucht man noch eine Ablagestruktur?. Warum Regeln besser wirken als Verbote, zeigt auch Shadow AI braucht Spielregeln.