Kurz gesagt
Es kommt darauf an, wo die Dokumente liegen. Liegen sie im Dokumentenmanagement, reicht eine befristet eingetragene Vertretung mit den passenden Rechten, dazu die Umleitung offener Aufgaben und Wiedervorlagen. Liegen sie in Mailpostfächern, auf dem Laptop oder in privaten Ordnern, hilft nur Aufräumen vor der Abreise. Das Weiterleiten von Unterlagen an die private Adresse verbietet sich in beiden Fällen.
Warum das Thema unterschätzt wird
Die meisten Unternehmen regeln die Vertretung für Termine und Mails. Für Dokumente passiert das selten, weil niemand weiß, welche davon in den zwei Wochen gebraucht werden. Dann liegt der Vertrag, den der Kunde unterschrieben zurückschickt, im Postfach des Abwesenden. Die Rechnung mit Abweichung wartet in seinem Freigabekorb. Und die Vertretung findet die Projektakte nicht, weil sie auf dem Laptop liegt.
Ein Dokumentenmanagement ist für diese Lage gebaut. Es trennt die Unterlage von der Person. Wer sie bearbeiten darf, steht in den Berechtigungen, und die lassen sich für eine Vertretung befristet erweitern. Offene Aufgaben in Workflows werden mit einem Eintrag umgeleitet. Wiedervorlagen, also Vorgänge, die an einem bestimmten Tag zurück auf den Tisch kommen, landen dann bei der richtigen Person.
Prüfliste vor der Abreise
- Vertretung im Dokumentenmanagement und im Workflow eintragen, mit Beginn und Ende, und einmal mit dem Konto der Vertretung prüfen, ob der Zugriff tatsächlich funktioniert. Befristete Rechte entfallen nach dem Urlaub von selbst, dauerhafte bleiben oft jahrelang stehen.
- Laufende Vorgänge durchsehen. Was in der Abwesenheit weitergehen muss, bekommt einen Vermerk für die Vertretung mit Stand und nächstem Schritt. Drei Sätze reichen.
- Was nur die eigene Person erledigen kann und keine Frist hat, auf Wiedervorlage legen, mit Termin auf den ersten oder zweiten Arbeitstag danach. Fristkritische Aufgaben gehen an die Vertretung, nie in die Wiedervorlage.
- Unterlagen, die noch auf dem Laptop, im Postfach oder in einem privaten Ordner liegen, in die Akte ablegen. Die Vertretung sucht im System, nirgends sonst.
- Abwesenheitsnotiz mit Namen und Zuständigkeit der Vertretung. Ein Postfach ohne diese Angabe produziert in zwei Wochen mehr Rückfragen, als die Übergabe gekostet hätte.
- Fünfzehn Minuten mit der Vertretung die offenen Fälle durchgehen. Das ersetzt keinen Vermerk, verhindert aber die Rückfrage am ersten Urlaubstag.
Nach der Rückkehr gilt dieselbe Liste rückwärts. Die Vertretung übergibt, was sie entschieden hat, und die befristeten Rechte sind bereits abgelaufen.
Was Führungskräfte dazu beitragen
Die beste Vertretungsregel ist die, die niemand vor jedem Urlaub neu erfinden muss. Hängen Rechte an Rollen und Teams, kann die Kollegin aus derselben Rolle ohne Sonderfreigabe einspringen. Die Vertretung je Rolle ist dokumentiert, der Stellvertreter kennt die Akten, weil er ohnehin Zugriff hat. Wo das fehlt, beginnt jede Abwesenheit mit einem Ticket an die IT.
Was gar nicht geht
Unterlagen an die private Mailadresse weiterleiten, um am Strand erreichbar zu sein. Das verletzt in den meisten Unternehmen die Regeln zum Umgang mit Daten, und es nimmt der Vertretung die Möglichkeit, den Fall zu übernehmen. Dasselbe gilt für Kopien auf dem privaten Rechner oder in einem privaten Cloud-Speicher.
Wie Unterlagen überhaupt dorthin kommen, wo andere sie finden, steht in Dokumentenmanagement beginnt vor dem Ablegen.