Kurz gesagt
Ja. Workflow-Management gestaltet und steuert konkrete Arbeitsabläufe, es weist Aufgaben zu, holt Freigaben ein, überwacht Fristen und protokolliert. Business Process Management umfasst die systematische Gestaltung, Verantwortung, Messung und Verbesserung von Geschäftsprozessen. Workflow-Management kann dabei ein Bestandteil von BPM sein, als die Ebene, auf der ein Prozess tatsächlich ausgeführt wird. Die Anzahl der beteiligten Systeme entscheidet nicht über den Unterschied. Im Dokumentenmanagement braucht man Workflow-Management fast immer, BPM sobald Dauer, Kosten und Fehler eines Prozesses eine Rolle spielen und jemand ihn als Ganzes verantworten soll.
Woher die Verwechslung kommt
Beide Begriffe stammen aus verschiedenen Jahrzehnten und wurden von Herstellern bereitwillig vermischt. Workflow-Management verbreitete sich in den 1990ern als Funktion von Dokumentensystemen. Ein Dokument wandert von Schreibtisch zu Schreibtisch, das System merkt sich, wer es hat, und erinnert, wenn es liegen bleibt. Die Workflow Management Coalition, 1993 gegründet, hat dafür ein Referenzmodell beschrieben, das Prozessdefinition, Ausführung, Überwachung und die Einbindung anderer Anwendungen bereits umfasste (WfMC-Glossar). Workflow war also nie auf ein einzelnes System beschränkt. Business Process Management als Managementdisziplin ist älter als beide, mit Wurzeln in der Prozessorganisation und im Reengineering der 1990er. Als Produktkategorie verbreiteten sich BPM-Suiten ab den 2000ern, mit eigener Notation, der BPMN, die seit Jänner 2011 in der Version 2.0 als Standard der Object Management Group vorliegt. Seither nennt fast jeder Hersteller seine Workflow-Funktion BPM, und fast jede BPM-Suite enthält eine Workflow-Engine. Die Begriffe decken sich in den Produkten, in der Sache bleiben sie verschieden.
Der Unterschied in der Sache
| Workflow-Management | Business Process Management | |
|---|---|---|
| Gegenstand | Ein festgelegter Ablauf mit Schritten, Rollen und Fristen | Der Prozess als Ganzes, von Auslöser bis Ergebnis, über Systeme hinweg |
| Blickwinkel | Der einzelne Ablauf und seine Schritte, innerhalb eines Systems oder über mehrere hinweg | Der Prozess als Ganzes im Unternehmen, mit Zielen, Kennzahlen und Verantwortung |
| Aufgabe | Ausführen, verteilen, erinnern, protokollieren | Entwerfen, messen, verbessern, steuern |
| Typische Frage | Wer muss das jetzt freigeben? | Warum dauert die Rechnungsprüfung zwölf Tage? |
| Werkzeug | Workflow-Engine, oft Teil des Dokumentenmanagements | Modellierung, Prozessplattform, Kennzahlen, Process Mining |
| Verantwortung | Fachbereich und Administrator | Prozessverantwortlicher mit Mandat über Abteilungsgrenzen |
Ein Beispiel aus dem Rechnungseingang macht es greifbar. Der Workflow legt fest, dass eine Rechnung ohne Bestellbezug zur Kostenstellenverantwortlichen geht, nach drei Tagen eskaliert und nach der Freigabe in die Buchhaltung läuft. Das BPM fragt, warum ein Drittel der Rechnungen ohne Bestellbezug ankommt, was das im Jahr kostet und ob der Einkauf seinen Teil des Prozesses ändern muss. Der Workflow löst das Tagesproblem, das BPM das Strukturproblem. Agenten im Rechnungseingang verschieben derzeit die erste Ebene und lassen die zweite unberührt.
Was das für das Dokumentenmanagement bedeutet
Jedes Dokumentenmanagement, das mehr als ablegen soll, braucht Workflow-Management. Freigabe, Prüfung, Verteilung, Wiedervorlage und Löschlauf sind Workflows. Ob sie im Dokumentensystem selbst laufen oder in einer externen Prozessplattform, ist eine Architekturfrage. Die Anforderung ist in beiden Fällen dieselbe: Der Bezug zwischen Schritt und Dokument muss erhalten bleiben, und der Nachweis, wer wann was mit welchem Dokument entschieden hat, muss am Dokument auffindbar sein.
BPM braucht ein Unternehmen, sobald Dauer, Kosten oder Fehler eines Prozesses eine Rolle spielen und sobald mehrere Beteiligte an seinem Ergebnis hängen. Dann genügt es nicht, jeden Schritt sauber zu führen. Dann muss jemand den Prozess als Ganzes verantworten, messen und ändern dürfen. In der Praxis hängt das mehr am Mandat als am Werkzeug. Eine BPM-Suite ohne Prozessverantwortlichen ist eine teure Workflow-Engine.
Eine Prüffrage für die Einordnung
Wer nicht sicher ist, welche Ebene er vor sich hat, stellt eine Frage. Geht es darum, dass ein beschriebener Ablauf verlässlich ausgeführt wird, mit den richtigen Personen, Fristen und Nachweisen? Dann ist es Workflow-Management, und das Dokumentensystem oder eine Prozessplattform kann es tragen. Geht es darum, ob dieser Ablauf der richtige ist, was er kostet, wo er stockt und wer ihn ändern darf? Dann ist es BPM, und es braucht einen Prozessverantwortlichen mit Mandat. Die zweite Frage wird seltener gestellt, als die Zahl der Workflows in den meisten Organisationen vermuten lässt.
Der Unterschied ist alt, und er hat jede Produktgeneration überstanden, vom Dokumentenworkflow der 1990er über die BPM-Suiten der 2000er bis zur Hyperautomation mit RPA und KI. Die Werkzeuge wachsen zusammen, die beiden Fragen bleiben getrennt. Läuft der Schritt richtig, und läuft der richtige Prozess.