Workflow-Management gestaltet und steuert konkrete Arbeitsabläufe. Ein Dokument oder ein Vorgang durchläuft festgelegte Schritte, das System weist Aufgaben zu, holt Freigaben ein, überwacht Fristen, eskaliert und protokolliert. Business Process Management, kurz BPM, ist die Disziplin darüber. Sie entwirft Geschäftsprozesse, legt Verantwortung fest, misst Dauer, Kosten und Fehler und verbessert den Prozess. Workflow-Management kann ein Bestandteil von BPM sein, als die Ebene, auf der ein Prozess ausgeführt wird.
Entwicklung
Workflow-Funktionen gehören seit den 1990ern zu Dokumentensystemen. Die Workflow Management Coalition beschrieb ab 1993 ein Referenzmodell mit Prozessdefinition, Ausführung, Überwachung und Einbindung anderer Anwendungen. BPM als Managementansatz hat Wurzeln in der Prozessorganisation und im Reengineering derselben Zeit. Als Produktkategorie verbreiteten sich BPM-Suiten ab den 2000ern, mit der Notation BPMN, seit 2011 in Version 2.0 als Standard der Object Management Group. Seither tragen viele Produkte beide Namen, und die Begriffe werden im Markt gern vermischt.
Case Management kam als dritte Form dazu. Es unterstützt fallbezogene Arbeit, deren Schritte sich zum Teil erst während der Bearbeitung ergeben, mit der Fallakte als Mittelpunkt für Dokumente, Aufgaben und Entscheidungen.
Bedeutung für Dokumente
Ein Dokument ist fast immer Teil eines Vorgangs. Der Prozess gibt ihm seinen Platz, seine Zuständigkeit und den Zeitpunkt, an dem es seinen Zweck erfüllt hat. Umgekehrt liefert das Dokument dem Prozess den Beleg dafür, was entschieden wurde und auf welcher Grundlage. Ob ein Workflow im Dokumentensystem oder in einer externen Prozessplattform läuft, ist eine Architekturfrage. Der Bezug zwischen Schritt und Dokument und der Nachweis am Dokument müssen in beiden Fällen erhalten bleiben.
Bedeutung im KI-Kontext
KI übernimmt an den Übergängen eines Prozesses immer mehr Arbeit, die Klassifikation beim Eingang, die Extraktion von Angaben, die Zuordnung zum Vorgang, die Vorbereitung einer Entscheidung. Der Prozess bleibt der Rahmen, der festlegt, was ein Modell oder ein Agent vorbereiten darf, was ein Mensch entscheidet und welcher Beleg am Ende in die Akte muss. Ohne diesen Rahmen entsteht Tätigkeit ohne Nachweis.
Verwandte Begriffe: Intelligent Document Processing, KI-Agenten, Berechtigungen im Dokumentenmanagement.
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