Kurz gesagt
Die Dateien sind der kleinste Teil. Mit ihnen müssen die Metadaten, die Versionen, die Beziehungen zwischen Dokumenten und Vorgängen, die Berechtigungen und die Protokolle erhalten bleiben, die nachweisen, was wann mit einem Dokument geschehen ist. Wer nur die Dateien exportiert, hat einen Fileserver mit Vergangenheit. Vor dem Abschalten steht deshalb eine Inventur dessen, was das System außer Dateien enthält, und die Entscheidung, wohin jeder dieser Bestandteile geht.
Was ein DMS außer Dateien enthält
Ein Dokumentenmanagement speichert ein Dokument als Datei und als Datensatz. Der Datensatz ist das, was aus einer Datei ein Dokument macht. Beim Abschalten wird oft nur die Datei bedacht.
| Bestandteil | Wozu er dient | Was beim Export zu prüfen ist |
|---|---|---|
| Metadaten | Dokumentart, Vorgang, Geschäftspartner, Datum, Fristen | Vollständig, mit Feldnamen und Wertelisten, in einem dokumentierten Format |
| Versionen | Nachweis, was zu welchem Zeitpunkt galt | Alle Versionen oder nur die letzte, und wer das entschieden hat |
| Beziehungen | Zuordnung zu Akte, Vorgang, Vorgänger, Nachtrag | Als Verweise exportiert, die im Zielsystem wieder aufgelöst werden können |
| Berechtigungen | Wer sehen und ändern durfte | Als Regelwerk, nicht nur als Liste einzelner Zugriffe |
| Protokolle | Nachweis von Zugriff, Änderung, Freigabe, Löschung | Unverändert, mit Zeitstempel, lesbar ohne das alte System |
| Aufbewahrungsregeln | Frist, Fristbeginn, Löschfreigabe | Je Dokument der errechnete Fristablauf, nicht nur die Regel |
| Darstellungsformat | PDF/A-Fassung neben dem Original | Ob beide exportiert werden und welche als Nachweis gilt |
| Signaturen und Zeitstempel | Nachweis der Unverändertheit | Ob sie mit dem Dokument exportiert und im Ziel prüfbar bleiben |
Der Vertrag mit dem Anbieter entscheidet, was davon überhaupt herausgegeben wird und zu welchem Preis, und das lässt sich bei der Auswahl testen. Diese Punkte gehören bereits in die Verhandlung, lange bevor ein Vertragsende sie erzwingt.
Drei Wege, und meist braucht es zwei davon
Migration. Der Bestand wird in das Nachfolgesystem übernommen, und zwar in dem Umfang, den Nutzung, Fristen und Nachweispflichten verlangen. Alle Versionen und Protokolle pauschal mitzunehmen, ist selten nötig und treibt den Aufwand, weil jedes Feld, jede Beziehung und jede Berechtigung abgebildet werden muss. Für den aktiven Bestand ist die Migration der richtige Weg.
Auslaufarchiv. Der Altbestand bleibt in einem schreibgeschützten System lesbar, oft beim selben Anbieter zu reduzierten Kosten oder in einer abgespeckten Installation. Die Fristen laufen dort ab, die Löschung findet dort statt. Das ist für abgeschlossene Vorgänge der wirtschaftlichere Weg, wenn die Lesbarkeit über die gesamte Frist gesichert ist.
Exportarchiv. Dateien und Metadaten werden in offene Formate überführt, etwa PDF/A neben dem Original für die Dokumente und XML oder CSV für die Datensätze, und in einem Archivsystem oder einer Dateiablage mit Index abgelegt. Das funktioniert auch bei laufenden Fristen, wenn das Zielsystem Unveränderbarkeit, Fristen und Protokoll nachweisbar leistet. Fehlt das, entsteht daraus die Ablage, in der nach drei Jahren niemand mehr etwas findet.
In Ablösungen, die ich begleitet habe, war die Kombination aus Migration des aktiven Bestands und Auslaufarchiv für den Rest meist die tragfähige Lösung. Die Grenze zwischen beiden zieht der Fachbereich, entlang der Frage, was im Tagesgeschäft noch gebraucht wird.
Was vor dem Abschalten geprüft sein muss
- Für jede Dokumentart ist entschieden, welchen der drei Wege sie nimmt, und wer das freigegeben hat.
- Der Export ist an einem Teilbestand getestet, und das Zielsystem kann ihn lesen, einschließlich Umlauten, Sonderzeichen und langen Pfaden.
- Die Zahl der Dokumente, Versionen und Datensätze stimmt vor und nach der Übernahme überein, und die Abweichungen sind erklärt.
- Stichproben belegen, dass Inhalte unverändert sind, Verknüpfungen aufgelöst werden, Rechte und Fristen am richtigen Dokument hängen und sich die Dokumente tatsächlich öffnen lassen.
- Die Protokolle des alten Systems sind gesichert und lesbar, auch nach dem Abschalten.
- Die Löschläufe laufen im neuen System weiter, mit denselben Fristen.
- Das alte System bleibt nach dem Umstieg eine vereinbarte Zeit erreichbar, falls etwas fehlt.
- Das Abschalten selbst ist protokolliert, mit Datum, Verantwortlichem und Verbleib der Daten.
Das Dokumentenmanagement wird abgeschaltet, die Nachweispflichten bleiben. Ein Prüfer in fünf Jahren interessiert sich nicht für den Systemwechsel, er will das Dokument, seine Historie und den Beleg, dass es nicht verändert wurde.