Ein Dokument liegt selten für sich allein im System. Eine Rechnung gehört zu einer Bestellung und einer Zahlung, ein Vertrag zu einer Verhandlung und einer Freigabe, ein Antrag zu einer Prüfung und einer Entscheidung. Business Process Management, kurz BPM, ist die Disziplin, die diese Abläufe beschreibt, steuert und verbessert. Das Dokumentenmanagement hält fest, was in den Abläufen entsteht und was sie belegt. Wie gut ein Unternehmen mit Dokumenten umgeht, hängt deshalb zu einem guten Teil davon ab, wie gut es seine Prozesse kennt.
Was BPM in das Dokumentenmanagement einbringt
Den Vorgang als Ordnungsprinzip. Die Frage, wohin ein Dokument gehört, beantwortet sich am einfachsten über den Vorgang, in dem es entstanden ist. Wer seine Prozesse modelliert hat, weiß, welche Dokumente an welcher Stelle anfallen, wer sie braucht und wann sie ihren Zweck erfüllt haben. Dokumentarten, Pflichtangaben und Metadaten lassen sich aus dem Prozessmodell ableiten und bleiben dadurch an der tatsächlichen Arbeit. Das ist die Grundlage dafür, dass Dokumentenmanagement vor dem Ablegen beginnt.
Den Auslöser und das Ziel. Ein Dokument, das ankommt, löst einen Prozess aus, etwa die Rechnungsprüfung. Ein Prozess, der endet, erzeugt ein Dokument, etwa den Bescheid oder das Protokoll. BPM beschreibt diese Übergänge, und das Dokumentenmanagement stellt sicher, dass an jedem Übergang das richtige Dokument in der richtigen Fassung vorliegt.
Die Zuständigkeit. Im Prozessmodell steht, welche Rolle an welchem Schritt entscheidet. Daraus folgt, wer ein Dokument sehen, ändern und freigeben darf. Ein Berechtigungsmodell, das aus den Prozessen abgeleitet ist, passt besser zur gelebten Organisation als eines, das aus dem Organigramm kommt.
Fristen und Ende. Der Prozess kennt den Zeitpunkt, an dem ein Vorgang abgeschlossen ist. Für Verträge, Akten und Vorgänge mit Fallbezug ist das meist der Zeitpunkt, von dem aus die Aufbewahrung gerechnet wird. Wann die Frist tatsächlich beginnt, bestimmt die Rechtsgrundlage je Dokumentart, für Buchhaltungsunterlagen in Österreich etwa grundsätzlich der Schluss des Kalenderjahres (Quelle: Unternehmensserviceportal). Ohne den Abschlusszeitpunkt aus dem Prozess fehlt der Löschregel aber das Ereignis, an dem sie ansetzen kann.
Was das Dokumentenmanagement BPM zurückgibt
Bei dokumentenbezogenen Prozessen reicht das Ablaufprotokoll allein häufig nicht aus. Die Prozesssteuerung protokolliert, welcher Schritt wann von wem ausgeführt wurde, und strukturierte Geschäftsdaten belegen die Werte. Was entschieden wurde und auf welcher Grundlage, steht aber in den Dokumenten, im unterschriebenen Vertrag, im Gutachten, in der Rechnung mit ihren Positionen. Das Dokumentenmanagement liefert dem Prozess damit den Beleg, mit Version, Freigabe und Unveränderbarkeit. Für einen Prüfer ist die Kombination aus Prozessprotokoll und Dokumentenakte das, was einen Vorgang nachweisbar macht.
Dazu kommt die Arbeit, die sich nicht vollständig vorab modellieren lässt. Eine Schadenbearbeitung, ein Genehmigungsverfahren oder eine Reklamation haben einen Rahmen, aber welche Schritte nötig werden, ergibt sich zum Teil erst während der Bearbeitung. Case Management unterstützt genau diese fallbezogene Arbeit, mit der Fallakte als Mittelpunkt, in der alle Dokumente, Aufgaben und Entscheidungen zu einem Vorgang zusammenlaufen, und mit der Freiheit, Schritte hinzuzufügen, die im Modell nicht vorgesehen waren. Hier berühren sich BPM und Dokumentenmanagement am engsten, und hier zeigt sich auch, warum vor der Automatisierung die Ausnahme kommt.
Was in der Praxis schiefgeht
Drei Muster kehren in Projekten wieder.
Das Dokumentenmanagement wird eingeführt, ohne dass jemand die Prozesse aufgeschrieben hat. Dann bildet die Ablage das Organigramm ab, und mit der nächsten Umorganisation passt sie nicht mehr.
Die Prozesse werden in einer BPM-Suite modelliert, die Dokumente bleiben auf dem Fileserver. Dann ist der Prozess sauber und der Beleg fehlt. Spätestens beim Audit wird gesucht.
Oder beides wird in einem Produkt gekauft, das Workflow und Dokumente integriert, und die Modellierung übernimmt die IT ohne den Fachbereich. Dann läuft der Prozess, wie das Werkzeug ihn vorgibt, und die Sachbearbeiter arbeiten daran vorbei. Was in so einem Produkt Workflow ist und was BPM, ist eine eigene Frage.
Was sich mit KI verschiebt
KI verändert die Arbeitsteilung an den Übergängen. Die Klassifikation beim Eingang, die Extraktion der Angaben, die Zuordnung zum Vorgang und die Vorbereitung der Entscheidung übernehmen zunehmend Modelle, wie beim Intelligent Document Processing beschrieben. Was bleibt, ist der Prozess als Rahmen. Er legt fest, welche Entscheidung ein Modell vorbereiten darf, welche ein Mensch trifft und welcher Beleg am Ende in die Akte muss. Ein Agent, der ohne diesen Rahmen auf Dokumente losgelassen wird, erzeugt Tätigkeit ohne Nachweis.
BPM und Dokumentenmanagement haben sich seit den 1990ern mehrfach aufeinander zubewegt und wieder getrennt, je nachdem, welche Produktkategorie gerade im Trend lag. Die Aufgabe ist über diese Wellen gleich geblieben. Der Prozess gibt dem Dokument seinen Platz, das Dokument gibt dem Prozess seinen Beleg. Wer nur eines von beiden ernst nimmt, bekommt am Ende weder Ordnung noch Nachweis.