Veranstaltungen - Archiv

Vom Scannen, der Attributierung bis hin zur Archivierung, dem Freigabeworkflow und der Übernahme sowie Einbindung in die kaufmännischen Fachanwendungen

Durch die IT-Unterstützung und „Elektronifizierung“ der Verarbeitung von Eingangsrechnungen (aber auch z.B. Lieferscheinen) lassen sich enorme Verbesserungspotentiale ausschöpfen. Einerseits wird der manuelle Aufwand der Bearbeitung geringer, andererseits kann durch die Optimierung des dahinterliegenden Geschäftsprozesses z.B. die Durchlaufzeit und Transparenz merkbar verbessert werden. Gründe warum viele Unternehmen derzeit solche Projekte durchführen.

Die elektronische Eingangsrechnungsverarbeitung zählt zu den bewährten ECM-Anwendungsbereichen, da bereits viele Unternehmen dazu übergegangen sind, Eingangsrechnungen elektronisch zu erfassen, zu verteilen, freizugeben und zu archivieren. Im Zentrum einer jeden Umsetzung steht die Klassifikationvon Eingangsrechnungen bei der Erfassung, die optimale Gestaltung des Freigabemechanismus sowie die Integration in Rechnungssysteme (ERP) und die abschließende Archivierung.

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Verwaltung elektronischer Dokumente und Unterstützung von Geschäftsprozessen mit Open-Source-Software; Architekturen, Systeme, Funktionalität, Umsetzung, Projekte

Enterprise-Content-Management (ECM) und hier insbesondere die Bereiche Archivierung, Dokumenten-Management und Workflow-Management gehört zu den aktuell wichtigen IT-Projekten vieler Unternehmen. Neben einem großen Angebot an kommerziellen Produkten existieren viele Open-Source-Projekte, welche den Funktionsumfang moderner ECM-Systeme mehr oder weniger abdecken. Speziell im Content-Management hält die Entwicklung hinsichtlich Funktionalität und Anwendungsmöglichkeiten durchaus mit dem kommerziellen Angebot mit.

Viele Unternehmen stellen sich daher die Frage, inwieweit kann moderne Software
auf Basis von Open-Source-Projekten für den unternehmenskritischen Einsatz herangezogen werden. Dabei spielt nicht nur die reine Funktionalität eine
Rolle, sondern vermehrt auch die Integrationsfähigkeit in die bestehenden
IT-Strukturen sowie die Verlässlichkeit der weiteren Produktentwicklung.

Dieses Seminar gibt einen Einblick in die Nutzung von Open-Source-Software im ECM-Bereich und ist ein umfassender „Projektleitfaden“ für die Praxis.

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Grundlagen, Konzepte, Systeme zur Erfassung von Eingangsdokumenten, Hardware, Klassifikation, Workflow-Management, Archivierung, Anbieter, Wirtschaftlichkeit

Der Eingang, die Klassifikation und Verteilung von „Papierpost“ ist mit hohen manuellen Aufwänden verbunden. Damit sind sehr oft auch lange Wartezeiten in den Abteilungen, Fehler bei der Verteilung sowie erhöhte Suchzeiten verbunden; ganz abgesehen von den enormen Aufwänden bei der Ablage und der Archivierung von unternehmensrelevanten Posteingangsstücken. In der Praxis zeigt es sich, dass die Bearbeitungskosten der eingehenden Papierpost förmlich explodieren. Aktuelle Marktstudien zeigen bis zu 40 Euro pro eingehendem Brief. Neben den eigentlichen Kosten des manuellen Eingangs spielen jedoch auch die nachfolgenden Kosten wie beispielsweise Kopierkosten und Verteilkosten eine wesentliche Rolle.

Daher gehen immer mehr Unternehmen dazu über, die Eingangspost in elektronische Form sprich als elektronische Dokumente zu erfassen, zu verteilen und letztendlich zu verwalten und abzulegen. Moderne Enterprise-Content-Management-Systeme bieten hierzu umfassende Funktionalitäten und rasch umsetzbare Lösungsansätze. Die erzielbaren Nutzen sind in der Regel enorm und erbringen auch bei einer kritischen Kosten-Nutzen-Betrachtung eine hohe Wirtschaftlichkeit.

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Verwaltung, Archivierung von E-Mails, Storage-Optimierung, PST-Konsolidierung, Übernahme in DMS, Compliance, Rechtliche Grundlagen, Kriterienkatalog, Produkte

Die Verbesserung der Verwaltung, Speicherung, Archivierung sowie der Einbindung von E-Mails in unternehmensinterne Prozesse ist ein Schwerpunkt vieler Unternehmen. Kein Wunder also, dass es hierfür eine große Anzahl an entsprechenden Produkten gibt. Wer sich heute eine solche Lösung anschaffen will, steht daher nicht selten vor einem Auswahldilemma.

E-Mail-Archivierung gehört zu den schnell wachsenden ECM-Anwendungenn. Aufgrund der enormen E-Mail-Flut muss eine Optimierung der E-Mail-Systeme hinsichtlich Performance, Storage-Nutzung sowie eine Konsolidierung über Client- und Servergrenzen hinweg erfolgen. Weiters sieht sich die Unternehmensführung mit Themen hinsichtlich Compliance und Rechtssicherheit konfrontiert. Und dabei spielen E-Mails eine gewichtige Rolle, da sie Schritt-für-Schritt zum zentralen „Post-Dienst“ werden. Daher muss eine Dokumentation, Protokollierung und Transparenz der Inhalte und Aktionen gewährleistet werden können.

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Grundlagen, Aufbau und Funktionalität von Klassifikationssystemen, Dokumente optimal beschlagworten, Metadaten-Modelle, Praxisbeispiele, Marktübersicht

Die Erfassung, Erschließung und Suche von elektronischen Dokumenten ist immer direkt mit einer umfassenden Klassifikation verbunden. Das Eintragen von Metadaten bzw. Attributieren von Dokumenten gehört in vielen Unternehmen bereits zum täglichen Alltag. Neue Klassifikationsverfahren, neue Systeme zur automatischen Klassifikation bzw. zur Reduktion des manuellen Aufwandes bei der „Attributierung“ können jedoch hierbei maßgeblichen Nutzen und Verbesserungen mit sich bringen.

Im professionellen Umfeld des Enterprise-Content-Managements sind die entsprechenden Methoden, Technologien wie auch Produkte und Lösungen längst den Kinderschuhen entwachsen. Viele Projekte, begonnen bei der Eingangspostverarbeitung, der Optimierung des elektronischen Rechnungslaufes bis hin zum Records-Management und natürlich dem Dokumenten-Management, setzen darauf auf. Klassifikation bzw. der richtige Aufbau entsprechender Klassifikationsstrukturen ist daher ein kritischer Erfolgsfaktor bei Projekten im Umgang mit elektronischen Dokumenten.

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Grundlagen, Prozessmodellierung, BPMN Konzepte und Ziele, Modellierungselemente, Patterns, Serviceorientierung, BPEL, Praxisbeispiele, Tools

Die Business Process Modelling Notation, kurz BPMN, ist eine intuitiv verständliche Notation zur grafischen Modellierung von Geschäftsprozessen. BPMN basiert auf Best-Practices und bewährten Design-Patterns. Sie soll als Standard die Kommunikation zwischen Berater, Analyst, Prozessdesigner, Entwickler und Prozessteilnehmer vereinfachen und außerdem dabei helfen die zu frühe Festlegung auf proprietäre Prozessdefinitionssprachen, spezifische Prozessdesign-Tools oder bestimmte Workflow-Management-Systeme zu vermeiden (Locked-in Problematik).

Im Gegensatz zu herkömmlichen Modellierungsnotationen unterstützt BPMN zusätzlich die oft vernachlässigte service- und prozessorientierte Kommunikation zwischen Organisationen. Dies spiegelt sich in spezifischen Modellierungskomponenten, sowie in der Anbindung an die Web Service Business Process Execution Language (WS-BPEL) wieder.

Die steigende Beliebtheit lässt sich auch aus der Liste von BPMN-Unterstützern ablesen, wie zum Beispiel IDS Scheer, Microsoft, BOC, IBM, oder Fujitsu und viele mehr.

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