Klassifikation im Dokumenten-Management

Die Erfassung, Erschließung und Suche von elektronischen Dokumenten ist immer direkt mit einer umfassenden Klassifikation verbunden. Das Eintragen von Metadaten bzw. Attributieren von Dokumenten gehört in vielen Unternehmen bereits zum täglichen Alltag. Neue Klassifikationsverfahren, neue Systeme zur automatischen Klassifikation bzw. zur Reduktion des manuellen Aufwandes bei der Attributierung können jedoch hierbei maßgeblichen Nutzen und Verbesserungen mit sich bringen.

Im professionellen Umfeld des Enterprise-Content-Managements bzw. des Dokumenten-Managements sind die entsprechenden Methoden, Technologien wie auch Produkte und Lösungen längst den Kinderschuhen entwachsen. Viele Projekte, begonnen bei der Eingangspostverarbeitung, der Optimierung des elektronischen Rechnungslaufes bis hin zum Records-Management und natürlich dem Dokumenten-Management, setzen darauf auf. Klassifikation bzw. der richtige Aufbau entsprechender Klassifikationsstrukturen ist daher ein kritischer Erfolgsfaktor bei Projekten im Umgang mit elektronischen Dokumenten.

Inhalt

• Enterprise-Content-Management: Einleitung und Gesamtüberblick; Zusammenhang Klassifikation
• Ontologie, Taxonomie, Klassifikation, Metadaten-Modelle - Grundlagen
• Wo wird Klassifikation überall benötigt? Erfassung, Management und Suche im Fokus
• Klassifikation beim Scannen, Erzeugen/Erfassen von Office-Dokumenten und der Übernahme von Ausgangsdokumenten; E-Mail-Management und Klassifikation von E-Mails
• Wer klassifiziert wann? Frühe, gleichzeitige und späte Erfassung; Einflüsse auf die Organisation
• Aktuelle Konzepte und Lösungen im Überblick (manuelle Attributierung, Plausibilitätsprüfungen, Pre-Filling, Datenextraktion, automatische Klassifikation)
• Unternehmensweite und applikationsübergreifende Klassifikation: Herausforderungen, Probleme, Integration von Bestandssystemen
• Implementierung von Dokumenten-Typen, Metadaten-Modellen und Klassifizierungen in der Praxis: Analyse, Modellierung, Umsetzung; Standards wie OWL, Topic Maps,...
• Einfluss von Web 2.0 auf die unternehmensinterne Klassifikation: Semantisches Web, RDF, Dublin-Core, Folksonomie (Tagging); Nutzung von Web 2.0 Ansätzen
• Produkte/Systeme: Funktionalitäten im Überblick, Darstellung der unterschiedlichen Systemansätze, Marktüberblick national und international; AddOn‘s zu führenden ECM-Systemen
• Vorgehensweise bei der Umsetzung: Vorbereitung, Projektphasen, organisatorische Rahmenbedingungen und Auswirkungen
• Analyse- und Modellierungstools; Open-Source-SW für die Beschreibung/Aufbau von Taxonomien
• Erfahrungen aus der Praxis: Klassifikation am Beispiel einiger Projekte (Rechnungen, Projektordner, Personalakt,...),
• Erfassung von Altbeständen und der Einfluss der Klassifikation auf den Aufwand und die Qualität der Ergebnisdokumente
• Verbesserungspotentiale bei der Klassifikation: Kosten-Nutzen-Analyse moderner Capture-System

Referent

Gerald A. PITSCHEK ist Principal Consultant bei Pitschek+Partner (www.pitschek.com), einem der renommiertesten ECM-Unternehmen in Österreich. Er ist seit 20 Jahren namhafter Experte rund um die Themen Enterprise-Content-Management sowie Geschäftsprozess-Management und bekannt für seine praxisorientierten Vorträge.