Enterprise-Content-Management-Projekte erfolgreich abwickeln - Ein Intensiv-Leitfaden

Was? Wann? Wo? Für wen?
Intensiv-Seminar
Ort: 
Wien
Zielgruppe: 
CIO
ECM-Fachverantwortlicher
Projektleiter
Projektmitarbeiter

Enterprise-Content-Management und damit verbunden die Kernthemen Dokumenten-Management, Suche, Archivierung, Workflow und Records-Management erfordert besondere Vorgehensweisen, Methoden und Planungsvorkehrungen zur erfolgreichen Abwicklung eines entsprechenden IT- und Organisationsprojektes. Dieses Seminar versteht sich als Leitfaden für die erfolgreiche Analyse, Konzeption, Auswahl, Implementierung und Einführung von dokumenten- und prozessorientieren IT-Projekten.

Dabei sind die Schwerpunkte nicht nur im rein technischen Umfeld zu suchen. Insbesondere die richtige Umsetzungsplanung (Roadmap), das Anforderungsmanagement, die Analyse/Konzeption sowie aber auch die Einführungsstrategie und parallel durchzuführende Organisationsänderungen beeinflussen den Erfolg eines ECM/DM-Projektes maßgeblich. Gemäß des Leitsatzes - Strategie vor Organisation vor Technik - sind ECM/DM-Projekte interdisziplinäre Vorhaben, welche jede Menge Know-How, Projekterfahrung und Technologie-Kompetenz erfordern.

Dieses Intensiv-Seminar präsentiert einen detaillierten Leitfaden für eine erfolgreiche Umsetzung eines ECM/DM-Projektes im Unternehmen. Die inhaltlichen Schwerpunkte sind:

  • Betrachtung des kompletten Life-Cycles eines ECM-Projektes
  • Enterprise-Content-Management (ECM) im Überblick: Capture, Manage, Store, Preserve, Deliver
  • Die ECM-Roadmap: Kurz-, mittel- und langfristige Planung und Budgetierung von ECM-Vorhaben
  • Die ECM-Rahmenarchitektur: Technische und funktionale Anforderungen an Produkte/Lösungen für eine tragfähige Basis zukünftiger ECM-Anwendungen
  • Trends und deren Einflüsse auf eine ECM-Strategie: Cloud-Computing, Social Media, Communities
  • Analyse von Dokumenten, Metadaten, Ablagen, Archiven, Workflows und Akten (Records): Verfahren, Methoden und Tools
  • Konzeption moderner ECM-Lösungen: Aufbau und Inhalt eines Pflichtenheftes (Soll-Spezifikation)
  • Beispiele und Musterlösungen von ECM-Anwendungen (ECM-Patterns)
  • Auswahl und Ausschreibung - Kriterienkataloge, Verfahren, aktuelle Marktsituation in Österreich
  • Implementierung - Pilotprojektierung, Prototyping, Abnahme
  • Organisatorische und technische Einführung, Betriebskonzepte, Schulung und Reorganisations-Management
Veranstaltungsdetails
Agenda: 

Einleitung

  • Enterprise-Content-Management: Überblick und Grundlagen
  • Der Life-Cycle eines ECM-Projektes im Überblick: Von der Idee zur Nutzung im Unternehmen
  • Detaillierte Vorstellung der ECM-Komponenten einer ECM-Gesamtlösung

ECM im Unternehmen: Der Beginn, die Vision

  • ECM-Projekte initiieren: Allgemeine Nutzen und Potentiale sowie Schwächen und Risiken von ECM-Anwendungen; Präsentation innerhalb des Unternehmens; Motivation für das Management und die Fachabteilung
  • Aufbau und Rollen: Wie sieht das optimale Projektteam aus?
  • Wie werden Anwender/Entscheider zu ECM-Unterstützer? Motivation, Kommunikation, vertrauensbildende Maßnahmen
  • Kurz-, mittel- und langfristige Planung und Budgetierung von ECM-Vorhaben: Die ECM-Roadmap
  • Bewertung der Wirtschaftlichkeit: qualitative und quantitative Kennzahlen, ROI-Betrachtungen, SWOT-Analysen von System-Szenarien

ECM-Rahmenarchitektur

  • Planung/Konzeption einer ECM-Architektur: Unternehmensweites Content-Repository; Konzeption einer ECM-Rahmenarchitektur; Integration zu anderen IT-Systemen (ERP,...)
  • Integrationsszenarien zu IT-Fachanwendungen (ERP, Office, Intranet, CAD/CAM,...) und zu marktführenden Produkten (SAP, Microsoft,...)
  • Organisations-Management: Berechtigungen, Aufbau-Organisation, Rollen; Integration mit unternehmensinternen Verzeichnisdiensten (AD, LDAP)
  • Berücksichtigung von Standards im ECM-Umfeld (PDF/A, BPMN, BPEL,...)

Analyse, Konzeption, Spezifikation einer ECM-Anwendung

  • Anforderungsmanagement im ECM-Umfeld: Besonderheiten und umsetzbares Vorgehen
  • Analyse von Dokumenten, Archiven/Ablagen, Workflows; Methoden und Tools (auch Open-Source-Varianten)
  • Klassifikation, Modellierung von Taxonomien (Ontologien), Metadaten-Management
  • Modellierung von Workflows; Nutzung von BPMN
  • Erstellen eines ECM-Pflichtenheftes (Spezifikation): Aufbau und Inhalt
  • Vorstellung von Musterlösungen (ECM Patterns): DM im Projektbereich, elektronische Akten (Personalakt, Kundenakt,...), Eingangsrechnungsverarbeitung, ERP-Archivierung, ECM im QM-Umfeld, Compliance mit ECM umsetzen,...

Auswahl, Ausschreibung, Beschaffung

  • Auswahl von ECM-Systemen: Aktuelle Marktsituation in Österreich; Typische Architekturen und Funktionsumfänge moderner ECM-Produkte
  • Anforderungen an ECM-Systeme im Detail: Kriterienkataloge für DM, WFM, Archivierung, RM, Scanning/Imaging, Formular-Management
  • Die richtige Wahl des Ausschreibungsverfahrens; Testinstallation; "Challenger-Cups"
  • Auswahl der richtigen Dienstleister zur Umsetzung einer Spezifikation
  • Preis/Kosten versus Funktionalität und Umsetzungsqualifikation
  • Gestaltung von Lizenz-/Wartungs- und Supportverträgen
  • ECM in der Cloud - Eine Betriebsvariante...?

Implementierung

  • Die Feinspezifikation: Basis für die Implementierung und Abnahme - Aufbau und Inhalte; Abstimmung mit dem Pflichtenheft
  • Das ECM-Pilotprojekt: Umfang, Vorgehensweise, Abnahmeverfahren, Erfolgskontrolle
  • Eigenentwicklung versus Kauf von Erweiterungen
  • Customizing versus Individualentwicklung: Kostentreiber oder Kostenbremse?
  • Kriterien zur Wartbarkeit und Erweiterbarkeit von ECM-Anwendungen
  • Abnahme der Implementierung: Zum "Endpunkt" kommen...
  • Performance und Ausfallssicherheit: Typische Szenarien aus der Praxis

Einführung

  • Internes Projekt-Marketing: Intranet, Blog, Info-Material, Präsentationen
  • Einführung der ECM-Lösung in Stufen und Schritten
  • Organisatorische Änderungen begleitend einführen (Change-Management)
  • Planung der Schulungsmaßnahmen; Aufbau von Schulungsunterlagen; Multimediales Schulungsmaterial (Screencast,...)
  • Interner Support von ECM-Anwendungen

Laufende Erweiterungen/Anpassungen

  • Customizing versus Zusatzentwicklungen: Wie weit geht die Anpassung, wann muss programmiert werden? Kostenfalle Erweiterung?
  • Nutzung von AddOns zu ECM-Produkten: Auswahlkriterien, Release-Management
  • Inhouse-Anpassung versus Fremdvergabe
  • Auswirkungen auf die Architekturentscheidungen

Erfolgskontrolle

  • Kriterien einer erfolgreichen ECM-Umsetzung; Kennzahlen
  • Benchmarking (mit vergleichbaren Szenarien, Branchen)

Migration bestehender mit neuen ECM-Lösungen

  • Typische Migrationsszenarien (E-Mail-Archivierung, ERP-Archivierung,...)
  • Migration von Berechtigungen, Dokumenten, Workflows
Referent(en): 

Gerald A. PITSCHEK ist Principal Consultant bei Pitschek+Partner (www.pitschek.com), einem der renommiertesten ECM-Unternehmen in Österreich. Er ist seit 20 Jahren namhafter Experte rund um die Themen Enterprise-Content-Management sowie Geschäftsprozess-Management und bekannt für seine praxisorientierten Vorträge. In seiner Funktion als ECM-Berater und Management-Coach hat er eine Vielzahl namhafter Projekte begleitet.

Klassifikation
Thema: 
Software
Archivierung
Capture
Collaboration
Dokumenten-Management
Enterprise-Content-Management
Formular-Management
Records-Management
Suche
Workflow-Management
Veranstaltung
Dienstleistung
Coaching
Anforderungsmanagement
Architektur/Konzeption
Ideenfindung/Startup
Roadmap
Auswahl/Ausschreibung
Anbieterevaluierung
Anforderungsmanagement
Ausschreibung
Einkaufsverhandlung
Kriterienkataloge
Spezifikationen (Patterns)
ECM Patterns: 
Aktenmanagement
Digitaler Posteingang
Elektronische Eingangsrechnungsverarbeitung
Projektdokumentation
SAP Archivierung und Dokumenten-Management
SharePoint Archivierung
Umsetzung spezifischer Geschäftsprozesse

Wer sich über die optimale Abwicklung von ECM-Projekten informieren möchte, sollte dieses Seminar besuchen. In Österreich - Einzigartig!

Dieses Seminar bringt Ihnen nicht nur die praxisnahe Umsetzung näher. Jede Menge Musterlösungen garantieren eine sofortige Umsetzbarkeit.

Der gesamte Life-Cycle eines ECM-Projektes in einem Seminar-Tag! Tipps und praktische Hinweise von einem der besten ECM-Berater Europas.

Beteiligte Unternehmen
Pitschek+Partner
Link auf externe Veranstaltungsseite: 
Pitschek+Partner

Diese Veranstaltung findet laufend statt. Die konkreten Termine und Veranstaltungsorte finden Sie im Veranstaltungsbereich von Pitschek+Partner, oder im unserem österreichweiten Veranstaltungskalender.