Elektronischer Posteingang

Kompakt-Seminar
Wien

Der Eingang, die Klassifikation und Verteilung von „Papierpost“ zieht hohe manuelle Aufwände nach sich. Damit sind sehr oft auch lange Wartezeiten in den Abteilungen, Fehler bei der Verteilung sowie erhöhte Suchzeiten verbunden; ganz abgesehen von den enormen Aufwänden bei der Ablage und der Archivierung von unternehmensrelevanten Posteingangsstücken. In der Praxis zeigt es sich, dass die Bearbeitungskosten der eingehenden Papierpost förmlich explodieren. Aktuelle Marktstudien zeigen bis zu 40 Euro pro eingehendem Brief. Neben den eigentlichen Kosten des manuellen Eingangs spielen jedoch auch die nachfolgenden Kosten wie beispielsweise Kopierkosten und Verteilkosten eine wesentliche Rolle.

Daher gehen immer mehr Unternehmen dazu über, die Eingangspost in elektronischer Form sprich als elektronische Dokumente zu erfassen, zu verteilen und letztendlich zu verwalten und abzulegen. Moderne Enterprise-Content-Management-Systeme bieten hierzu umfassende Funktionalitäten und rasch umsetzbare Lösungsansätze. Die erzielbaren Nutzen sind in der Regel enorm und erbringen auch bei einer kritischen Kosten-Nutzen-Betrachtung eine hohe Wirtschaftlichkeit.

Inhalt

  • Der digitale Posteingang: Aktuelle Konzepte und Lösungen
  • Erfassung von „Papierdokumenten“: Scannen, Imaging, OCR, Barcode,...
  • Einbindung von Fax-Dokumenten, E-Mails und elektronischen Formularen in den Posteingang
  • Klassifikation von Dokumenten: Klassifikationsmodelle und Metadaten, Trennung von unternehmensrelevanten Dokumenten
  • Klassifikationsmechanismen in der Praxis: manuelle Attributierung, Plausibilitätsprüfungen, Datenextraktion, Pre-Filling, automatische Klassifikation
  • Erfassungsszenarien: Frühes, gleichzeitiges und spätes Erfassen von Dokumenten und der Einfluss auf die Organisation
  • Zentrale vs. dezentrale Erfassung: Szenarien und Darstellung der jeweiligen Einsatzgebiete
  • Übernahme in ein Dokumenten-Management-System und nachfolgende Verwaltung
  • Integration mit Fachanwendungen (ERP,...) zur Unterstützung der Klassifikation und Ablage
  • Verteilung von elektronischer Post: E-Mail, Workflow-Management
  • Erzeugen von Geschäftsfällen mittels Records-Management: Bündelung von Eingangspost zu geschäftsrelevantem Schriftgut, Zuordnung zu bestehenden Geschäftsfällen (z.B. elektronischen Akten, Projekten,...), Organisation des Postausganges
  • Revisionssichere Archivierung, gesetzliche Situation, Archiv-Formate (PDF/A), Storage-Architekturen
  • Wenn Ausgangs- zu Eingangsdokumenten werden: Erstellung eines Dokumenten-Kreislaufes
  • Auswahl von Anbietern/Systemen: internationaler und nationaler Markt, Auswahlkriterien, Gegenüberstellung ausgewählter Lösungen
  • Vorgehensweise bei der Umsetzung: Vorbereitung, Projektphasen, organisatorische Rahmenbedingungen und Auswirkungen
  • Erfahrungen aus der Praxis: Digitaler Posteingang am Beispiel konkreter Projekte, Best-Practices
  • Kosten-Nutzen-Analyse des digitalen Posteingangs: qualitative und quantitative Kennzahlen, ROI

Referent

Gerald A. PITSCHEK ist Principal Consultant bei Pitschek+Partner (www.pitschek.com), einem der renommiertesten ECM-Unternehmen in Österreich. Er ist seit 20 Jahren namhafter Experte rund um die Themen Enterprise-Content-Management sowie Geschäftsprozess-Management und bekannt für seine praxisorientierten Vorträge.