Elektronische Eingangsrechnungsverarbeitung

Kompakt-Seminar
Wien

Durch die IT-Unterstützung und „Elektronifizierung“ der Verarbeitung von Eingangsrechnungen (aber auch z.B. Lieferscheinen) lassen sich enorme Verbesserungspotentiale ausschöpfen. Einerseits wird der manuelle Aufwand der Bearbeitung geringer, andererseits kann durch die Optimierung des dahinterliegenden Geschäftsprozesses z.B. die Durchlaufzeit und Transparenz merkbar verbessert werden. Gründe, warum viele Unternehmen derzeit solche Projekte durchführen.

Die elektronische Eingangsrechnungsverarbeitung zählt zu den bewährten ECM-Anwendungsbereichen, da bereits viele Unternehmen dazu übergegangen
sind, Eingangsrechnungen elektronisch zu erfassen, zu verteilen,
freizugeben und zu archivieren. Im Zentrum einer jeden Umsetzung steht
die Klassifikation von Eingangsrechnungen bei der Erfassung, die
optimale Gestaltung des Freigabemechanismus sowie die Integration in
Rechnungssysteme (ERP) und die abschließende Archivierung.

Inhalt

  • Der Lebenszyklus einer Eingangsrechnung: Möglichkeiten der IT-Unterstützung - Von der Erfassung, Attributierung, Weiterleitung, Freigabe bis zur Buchung und Archivierung
  • Architektur und Funktionalität von am Markt vertretenen IT-Lösungen zur ER-Verarbeitung
  • Wie aus Papierbelegen elektronische Dokumente werden: Scannen, Nachbearbeitung
  • Einbindung von Eingangsrechnungen per Fax und E-Mail, Berücksichtigung von Signaturen
  • Rechtliche Rahmenbedingungen und Situation in Österreich und der EU
  • Klassifikationsmechanismen in der Praxis: manuelle Attributierung, Plausibilitätsprüfungen, Datenextraktion, Pre-Filling, automatische Klassifikation
  • Erfassungsszenarien: Frühes, gleichzeitiges und spätes Erfassen von ER, Einfluss auf die Organisation
  • Zentrale versus dezentrale Erfassung: Szenarien und Darstellung der jeweiligen Einsatzgebiete
  • Freigabe-Workflow: Grundprinzipien des Workflow-Managements, Ad-Hoc-Workflow versus vorgegebener (strukturierter) Workflow, Implementierungsvarianten (ERP-Workflow, dedizierter Workflow,…), Freigabe-Mechanismen samt elektronischer Unterschrift
  • ERP-Integration: Übergabe der Metadaten und des elektronischen Dokumentes an ERP und kaufmännische Systeme (insbesondere SAP), Verbindung der Dokumente mit den Stammdaten, Integrationsmöglichkeiten, Technologien wie z.B. Web Services
  • Archivierung: Storage-Architekturen, revisionssicheres Ablegen, Recherche
  • Vorgehensweise bei der Umsetzung: Vorbereitung, Auswahl, Implementierung, organisatorische Rahmenbedingungen und Auswirkungen
  • Elektronische Eingangsrechnungsverarbeitung am Beispiel konkreter Projekte, Best-Practices
  • Kosten-Nutzen-Analyse der elektronischen Eingangsrechnungsverarbeitung: qualitative und quantitative Kennzahlen, ROI
  • Auswahl von Anbietern/Systemen: internationaler und nationaler Markt, Auswahlkriterien, Gegenüberstellung ausgewählter Lösungen

Referent

Gerald A. PITSCHEK ist Principal Consultant bei Pitschek+Partner (www.pitschek.com), einem der renommiertesten ECM-Unternehmen in Österreich. Er ist seit 20 Jahren namhafter Experte rund um die Themen Enterprise-Content-Management sowie Geschäftsprozess-Management und bekannt für seine praxisorientierten Vorträge.