Dokumenten-Management und Archivierung

Seminar

Die optimale Verwaltung, Suche und Ablage von Dokumenten ist in vielen Unternehmen zu einem kritischen Erfolgsfaktor geworden. Die Implementierung elektronischer Dokumente verspricht eine hohe Wirtschaftlichkeit sowie eine noch stärkere Fokussierung auf das Kerngeschäft bzw. eine Abkehr weg von den typisch hohen „Handling-Aufwänden“ von Papierdokumenten. Enterprise-Content-Management als Gesamtkonzept sowie konkret Dokumenten-Management und Archivierung sind die technischen Konzepte und IT-Systeme, um Unternehmen wirkungsvoll beim Umgang und der Ablage von elektronischen Dokumenten zu unterstützen.

Mittels dieses Seminars sind Sie in der Lage, Projekte in den Fachabteilungen und im Unternehmen zu konzipieren, Produkte und Lösungen fachlich aktuell zu bewerten und zu implementieren sowie in den Betrieb überzuführen. Dieses Intensiv-Seminar gibt einen Überblick über die Funktionsweise, die Konzeption, die Projektumsetzung sowie die am Markt befindlichen Systeme zum Management und der Archivierung von elektronischen Dokumenten im Unternehmen.

Der Inhalt im Überblick

Enterprise-Content-Management (ECM) im Überblick: Capture, Manage, Store, Preserve, Deliver
Das elektronische Dokument im Unternehmen: Konzeption, Implementierung, Anwendung
Best-Practice-Projekte im Überblick - ECM-Pattern: ER-Verarbeitung, Personalakt, E-Mail-Archivierung, DM im Büro,
File-Server-Ablöse, ERP-Archivierung,...
Funktionsweise moderner DM- und Archivsysteme im Detail
Speicherung und Archivierung: Nutzung bestehender Storage-Systeme, Archiv-Hardware, neue WORM-Systeme
Archivierung von Ausgangsdokumenten (COLD/ERM), Erfassung von Massen-Output
Rechtliche Aspekte, Dokumenten- und Archivformate
Analyse, Modellierung und Verbesserung von Geschäftsprozessen mittels Workflow-Management
Aufbau einer Projektroadmap sowie einer Rahmenarchitektur
Projektleitfaden für die Analyse, Konzeption, Auswahl, Implementierung und Einführung
Marktübersicht international und national: Anbieter, Produkte, Vorstellung der aktuellen Marktstudie
Erfolgsfaktoren und Wirtschaftlichkeit: Bewertung, Kosten-Nutzen-Analyse, Benchmark

Agenda Vormittag

Enterprise-Content-Management: Überblick und Grundlagen
Positionierung von DM und Archivierung im Gesamtkontext
Darstellung des kompletten Dokumenten-Life-Cycle (Erfassung, Klassifikation, Verwaltung, Suche, Verteilung, Speicherung, Archivierung, Ausgabe)
Klassifikation von Dokumenten bei der Erfassung; Taxonomie, Beschlagwortung, Indexierung, Typenbildung; Anforderungen an Systeme
Einbindung von „Papier-Dokumenten“ in die IT-gestützte Geschäftsprozessabwicklung (Scanning, Imaging, OCR,...)
Archivierung von Ausgangsdokumenten und Massen-Output, COLD/ERM
Speichertechnologien und Storage-Systeme: Funktionsweisen, Nutzung bestehender Systeme (SAN,...), neue WORM-Technologien
Enterprise-Search: Architekturen und Funktionsweise
Funktionsweise moderner DM- und Archivsysteme im Detail (inkl. Vorstellung von Kriterienkatalogen)
Rechtliche Aspekte: Compliance, Prüfungsrelevanz elektronischer Dokumente
Die Formatfrage: PDF/A als neues Archivformat und Vergleich zu bisherigen Formaten zu berücksichtigende IT-Standards im Umfeld elektronischer Dokumente
Workflow-Management: Analyse und Modellierung von Geschäftsprozessen; organisatorische Aspekte und Auswirkungen, Ausblick auf das BPM-Gesamtszenario
Einfluss von Web 2.0 Technologien und Anwendungsszenarien: Wiki, Weblog und Co
Open-Source-Software zum Dokumenten-Management: Funktionalitäten, Vergleich zu kommerziellen Systemen und Systemübersicht

Agenda Nachmittag

Projektszenarien anhand von Best-Practice-Anwendungen (ECM-Pattern): Eingangsrechnungserfassung, elektronischer Posteingang, ERP-Archivierung, E-Mail-Archivierung, DM im Büro, Ablöse File-Server, elektronischer Personalakt,...
Projektleitfaden zur optimalen Planung, Konzeption und Umsetzung anhand einer praxiserprobten Vorgehensweise
Aufbau einer kurz-, mittel- und langfristigen Projektroadmap zur Planung und Darstellung für das Management
Definition einer ganzheitlichen Rahmenarchitektur, Anforderungen an Standardsoftware, Integration mit Fachanwendungen, Aufbau eines n-Tier-Modells, Einfluss von SOA
Anforderungsspezifikation und Pflichtenheft: Analyse, Dokumentenaufbau, Verifikation gegenüber den Anwendererwartungen
Vorgehensweise und Rahmenbedingungen bei der Auswahl und Ausschreibung
Implementierung: Abnahmeverfahren, Projektmanagement, kontinuierliche Erweiterung und Verbesserung von Anwendungen
Erfassung (Nacherfassung) von Altbeständen: Vorgehensweise, Tools, Grenzen
Der Anbieter-Markt in A: Anbieter national und international, Systeme im Vergleich; Hinweise auf die aktuelle ECM-Anbieter-Evaluierung von Pitschek&Partner
Bewertung der Wirtschaftlichkeit: qualitative und quantitative Kennzahlen, ROI-Betrachtungen, SWOT-Analysen von System-Szenarien
Risiken und Erfolgsfaktoren bei der Projektierung

Sie sollten teilnehmen, wenn...

Sie die Grundlagen von Enterprise-Content-Management sowie Dokumenten-Management und Archivierung kennen lernen wollen
Sie sich mit den Technologien, Funktionalitäten und Lösungsangeboten zur Dokumentenverwaltung und -archivierung vertraut machen wollen
Sie daran denken, eine DM- oder Archivierungslösung einzuführen und vorab eine Orientierung bezüglich der Konzeption suchen
Sie sich gerade in einem Auswahlprozess befinden und Informationen bzw. Fakten für Ihre Ausschreibung suchen
Sie ein DM- oder Archivierungsprojekt beginnen und eine System-/Architekturauswahl vornehmen müssen
Sie die Anforderungen an ein DM- und Archiv-Projekt analysieren und dokumentieren müssen und nach einem geeigneten Vorgehensmodell und entsprechenden Beschreibungsmethoden suchen
Sie sich ein detailliertes Bild über die Projektabwicklung und die dabei notwendigen Phasen und Aktivitäten machen wollen
Sie die Softwarelösungen in den Fachabteilungen mit Features der elektronischen Dokumentenverwaltung und Archivierung erweitern wollen
Sie IT-Berater oder Softwareanbieter sind und Ihr Leistungsportfolio in Richtung Dokumenten-Management und Archivierung erweitern wollen
Sie sich einen Überblick über den Anbietermarkt in Österreich sowie die Funktionen marktführender Systeme/Produkte verschaffen wollen

Referent

Gerald A. PITSCHEK ist Principal Consultant bei Pitschek+Partner (www.pitschek.com), einem der renommiertesten ECM-Unternehmen in Österreich. Er ist seit 20 Jahren namhafter Experte rund um die Themen Enterprise-Content-Management sowie Geschäftsprozess-Management und bekannt für seine praxisorientierten Vorträge.