Dokumenten-Management-Projekte erfolgreich abwickeln

Enterprise-Content-Management und damit verbunden die Themen Dokumenten-Management, Archivierung, Workflow und Records-Management erfordert besondere Vorgehensweisen, Methoden und Planungsvorkehrungen zur erfolgreichen Abwicklung eines entsprechenden IT- und Organisationsprojektes. Dieses Seminar versteht sich daher als Leitfaden für die erfolgreiche Analyse, Konzeption, Auswahl, Implementierung und Einführung von dokumenten- und prozessorientieren IT-Projekten.

Dabei sind die Schwerpunkte nicht nur im rein technischen Umfeld zu suchen. Insbesondere die richtige Umsetzungsplanung (Roadmap), Analyse/Konzeption sowie aber auch die Einführungsstrategie und parallel durchzuführende Organisationsänderungen beeinflussen den Erfolg eines ECM/DM-Projektes maßgeblich. Gemäß des Leitsatzes - Strategie vor Organisation vor Technik - sind ECM/DM-Projekte interdisziplinäre Vorhaben, welche jede Menge Know-How, Projekterfahrung und Technologie-Kompetenz erfordern.

Dieses Intensiv-Seminar präsentiert einen detaillierten Leitfaden für eine erfolgreiche Umsetzung eines ECM/DM-Projektes im Unternehmen. Die inhaltlichen Schwerpunkte sind:

• Betrachtung des kompletten Life-Cycles eines ECM-Projektes
• Enterprise-Content-Management (ECM) im Überblick: Capture, Manage, Store, Preserve, Deliver
• Die ECM-Roadmap: Kurz-, mittel- und langfristige Planung und Budgetierung von ECM-Vorhaben
• Die ECM-Rahmenarchitektur: Technische und funktionale Anforderungen an Produkte/Lösungen für eine tragfähige Basis zukünftiger ECM-Anwendungen
• Analyse von Dokumenten, Metadaten, Ablagen, Archiven, Workflows und Akten (Records): Verfahren, Methoden und Tools
• Konzeption moderner ECM-Lösungen: Aufbau und Inhalt eines Pflichtenheftes (Soll-Spezifikation)
• Beispiele von ECM-Anwendungen (ECM-Patterns)
• Auswahl und Ausschreibung - Kriterienkataloge, Verfahren, aktuelle Marktsituation in Österreich
• Implementierung - Pilotprojektierung, Prototyping, Abnahme
• Organisatorische und technische Einführung, Betriebskonzepte, Schulung und Reorganisations-Management

Agenda

Einleitung

• Enterprise-Content-Management: Überblick und Grundlagen
• Der Life-Cycle eines ECM-Projektes im Überblick
• Detaillierte Vorstellung der ECM-Komponenten einer ECM-Gesamtlösung

ECM im Unternehmen: Der Beginn, die Vision

• ECM-Projekte initiieren: Allgemeine Nutzen und Potentiale sowie Schwächen und Risiken von ECM-Anwendungen; Präsentation innerhalb des Unternehmens; Motivation für das Management und die Fachabteilung
• Kurz-, mittel- und langfristige Planung und Budgetierung von ECM-Vorhaben: Die ECM-Roadmap
• Bewertung der Wirtschaftlichkeit: qualitative und quantitative Kennzahlen, ROI-Betrachtungen, SWOT-Analysen von System-Szenarien

ECM-Rahmenarchitektur

• Planung/Konzeption einer ECM-Architektur: Unternehmensweites Content-Repository; Konzeption einer ECM-Rahmenarchitektur; Integration zu anderen IT-Systemen (ERP,...)
• Organisations-Management: Berechtigungen, Aufbau-Organisation, Rollen,...
• Berücksichtigung von Standards im ECM-Umfeld (PDF/A, BPMN, BPEL,...)

Analyse, Konzeption, Spezifikation einer ECM-Anwendung

• Analyse von Dokumenten, Archiven/Ablagen, Workflows; Methoden und Tools (auch Open-Source-Varianten)
• Klassifikation, Modellierung von Taxonomien (Ontologien), Metadaten-Management
• Modellierung von Workflows; Nutzung von BPMN
• Erstellen eines ECM-Pflichtenheftes (Spezifikation): Aufbau und Inhalt

Auswahl, Ausschreibung, Beschaffung

• Auswahl von ECM-Systemen: Aktuelle Marktsituation in Österreich; Typische Architekturen und Funktionsumfänge moderner ECM-Produkte
• Anforderungen an ECM-Systeme im Detail: Kriterienkataloge für DM, WFM, Archivierung, RM, Scan/Imaging, Formular-Management
• Die richtige Wahl des Ausschreibungsverfahrens; Testinstallation
• Auswahl der richtigen Dienstleister zur Umsetzung einer Spezifikation

Implementierung

• Die Feinspezifikation: Basis für die Implementierung und Abnahme - Aufbau und Inhalte; Abstimmung mit dem Pflichtenheft
• Das ECM-Pilotprojekt: Umfang, Vorgehensweise, Abnahmeverfahren, Erfolgskontrolle
• Eigenentwicklung versus Kauf von Erweiterungen
• Abnahme der Implementierung

Einführung

• Internes Projekt-Marketing: Blog, Info-Material, Präsentationen
• Einführung der ECM-Lösung in Stufen und Schritten
• Organisatorische Änderungen begleitend einführen
• Planung der Schulungsmaßnahmen; Aufbau von Schulungsunterlagen; Multimediales Schulungsmaterial (Screencast,...)

Erfolgskontrolle

• Kriterien einer erfolgreichen ECM-Umsetzung; Kennzahlen

Migration bestehender ECM-Lösungen

• Typische Migrationsszenarien (E-Mail-Archivierung, ERP-Archivierung,...)
• Migration von Berechtigungen, Dokumenten, Workflows

Referent

Gerald A. PITSCHEK ist Principal Consultant bei Pitschek+Partner (www.pitschek.com), einem der renommiertesten ECM-Unternehmen in Österreich. Er ist seit 20 Jahren namhafter Experte rund um die Themen Enterprise-Content-Management sowie Geschäftsprozess-Management und bekannt für seine praxisorientierten Vorträge.