Wir sind stolz die ECM-Veranstaltungsserie 2007 ankündigen zu können. 7 Seminare und Praxis-Workshops zu Enterprise-Content-Management und den entsprechenden Anwendungen finden im 4.-ten Quartal 2007 statt.
 
Hier die Liste der Veranstaltungen:

• Dokumenten-Management und Archivierung, 09.10.2007, Steigenberger Hotel, Linz, www.linz.steigenberger.at
• Dokumenten-Management und Archivierung, 10.10.2007, Hotel Modul, 1190 Wien, www.hotelmodul.at
• Klassifikation im Dokumenten-Management, 17.10.2007, ARCOTEL, 1070 Wien, www.arcotel.at
• Elektronischer Posteingang, 17.10.2007, ARCOTEL, 1070 Wien, www.arcotel.at
• E-Mail-Archivierung, 30.10.2007, Hotel Modul, 1190 Wien, www.hotelmodul.at
• Elektronische Eingangsrechnungsverarbeitung, 30.10.2007, Hotel Modul, 1190 Wien, www.hotelmodul.at
• Enterprise-Content-Management, 14.11.2007, Hotel Modul, 1190 Wien, www.hotelmodul.at

Noch nie hat es in Österreich so eine umfassende ECM-Veranstaltungsserie gegeben. Alles rund um elektronische Dokumente und diesbezüglicher Geschäftsprozesse.
Mehr Details im Veranstaltungskalender...

Österreichische Unternehmen dürfen weiterhin vorsteuerabzugsberechtigte Rechnungen per Fax versenden. Ursprünglich sollten ab Ende 2005 nur noch Telefaxe mit elektronischer Signatur zum Vorsteuerabzug berechtigen. Da solche Geräte aber praktisch nirgendwo eingesetzt werden, wurde die Frist zuerst bis Ende 2006 und dann erneut um ein Jahr bis Ende 2007 verlängert.

Auf der Website des Finanzministerium heißt es: "In Abänderung der Information vom 29. November 2005 wird die Frist, vorsteuerabzugsberechtigte Rechnungen mittels Fernkopierer (Telefax) übermitteln zu können, bis zum Ende des Jahres 2007 verlängert." Die inzwischen weit verbreitete Praxis, Faktura ohne elektronische Signatur per E-Mail zu übermitteln, ist erlasswidrig und kann teuer kommen. Die Wirtschaftskammer Österreich (WKO) warnt daher vor Problemen. Über 70 Prozent der Unternehmen wüssten laut einer aktuellen Erhebung nicht, dass elektronische Rechnungen nur mit digitaler Signatur zum Vorsteuerabzug berechtigen. Die übliche Methode, unsignierte PDF-Dokumente auszudrucken und abzulegen, ist laut Finanzministerium unzulässig. Im Fall einer Steuerprüfung droht Unternehmern großer finanzieller Schaden in Form einer Rückzahlung der Vorsteuern.

Die Wirtschaftskammer plant nun eine "Informationsoffensive zum Thema 'E-Rechnung'."

Quelle: heise online

In der aktuellen Ausgabe der Kärntner Wirtschaft (der regelmäßigen Zeitung für Mitglieder der Wirtschaftskammer Kärnten) findet sich eine gut gemachte Übersicht zum Thema E-Rechnung. Auf einen Blick werden hier doch einige brennende Fragen beantwortet. Wer also noch nicht ganz sicher ist, ob und wie, lesen...

Die elektronische Verarbeitung von Eingangsrechnungen gehört heute zu den Top-ECM-Themen. Neben der Optimierung des Freigabe-Prozesses sowie der nachfolgenden (revisionssicheren) Archivierung spielt das Thema der Erfassung eigentlich die Hauptrolle. Hier können enorme Potentiale freigelegt werden. Vorallem die automatische Erkennung von Rechnungsattributen mittels Text-Processing (OCR,...) bringt einen hohen Automatisierungsgrad und somit direkt lukrierbare Potentiale mit sich. Doch nicht jedes Unternehmen kann davon profitieren. Letztendlich spielt einerseits die Anzahl der lesbaren (scannbaren) Eingangsrechnungen mit einfachen Strukturen und Papierklammerungen eine Rolle. Haben Rechnungen viele Seiten oder sind Beilagen über A4 dabei, ist eine Vollautomatisierung mittels Stapel oft nicht möglich. Andererseits muss genau evaluiert werden, welche Eingangsrechnungen in welchen Mengen überhaupt automatisch erkannt werden können. In der Regel gilt: Je mehr gleichartige, einfach strukturierte und einseitige Eingangsrechnungen, desto höher ist der mögliche Automatisierungsgrad.

In diesem Beitrag möchte ich als Beispiel aus der Praxis die Klassifikation einer Eingangsrechnung kurz beschreiben. Einerseits da dies auch aufgrund der vielen Projekte im Bereich der Eingangsrechnungsverarbeitung immer wieder gefragt wird. Andererseits weil der Dokumententyp Eingangsrechnung recht einfach ist, sich branchenspezifisch kaum ändert und somit in vielen Unternehmen sofort eingesetzt werden kann.

Dokumententyp: Eingangsrechnung

Attribute:

• Name des Kreditor (Verifikation mit ERP)
• Kreditor-Nummer (Verifikation mit ERP)
• Rechnungsnummer
• Rechnungsdatum
• Auftragsnummer (Verifikation mit ERP)
• Auftragsdatum (Verifikation mit ERP)
• Rechnungssumme ungeprüft (Verifikation mit ERP)
• Rechnungssumme geprüft
• Umsatzsteuersatz (oder Betrag)
• Einzel- oder Teilrechnung (Flag)
• Frist (Skonto, Zahlung - Verifikation mit ERP)
• Verzugszinsen (Verifikation mit ERP)
• Mahngebühren (Verifikation mit ERP)
• Transport (Papier, E-Mail, Elektronische Zustellung,...)
• ...

Methoden:

• ER anlegen
  • Attribute
  • Datei zuordnen
• ER ändern, weiterleiten
• ER freigeben
• geprüfte ER in ERP überführen
• ...

Auf die Beschreibung der Rechnungspositionen verzichte ich in diesem Beispiel. Die meisten der hier genannten Attribute können entweder automatisch erkannt (Capture, Text-Processing, OCR, Formular-Erkennung) oder vom ERP-System direkt geholt werden.

Verführerisch ist es, wie in diesem Beispiel leicht zu erkennen, dass man mit dem abgebildeten Dokument ein Parallel-Objekt zum ERP-Geschäftsobjekt der ER aufbaut. Also Attribute hinzunimmt, welche das Dokument zu ausführlich beschreiben oder mit Attributen versieht, welche für die weitere Verarbeitung nicht von Belang sind (hier z.B. Frist, Zinsen,...). Die Frage die sich generell bei kaufmännischen Dokument stellt ist daher auch immer, welche Information (Attribut) wird im Dokument gehalten und welche wird nur referenziert und bei Bedarf vom ERP-System geholt.

Dazu auch eine sehr allgemeine Regel: DIE ANZAHL DER ATTRIBUTE PRO TYP IST ZU MINIMIEREN. Und vielleicht gleich eine Zweite: ATTRIBUTWERTE, WELCHE BEREITS IN EINEM ANDEREN IT-SYSTEM GESPEICHERT SIND, SOLLTEN ÜBER EINEN SCHLÜSSEL REFERENZIERT JEDOCH NICHT NOCHMALS AUTONOM ABGEBILDET (GESPEICHERT) WERDEN.

Daher könnten die Attribute nach einem ersten Review also so aussehen:

• Kreditor-Nummer (Verifikation mit ERP)
• Rechnungsnummer
• Rechnungsdatum
• Auftragsnummer (Verifikation mit ERP)
• Rechnungssumme ungeprüft (Verifikation mit ERP)
• Rechnungssumme geprüft
• Umsatzsteuersatz (oder Betrag)
• Einzel- oder Teilrechnung (Flag)
• Transport (Papier, E-Mail, Elektronische Zustellung,...)
• ...

Sieht doch schon besser aus, oder?