Wir sind stolz die ECM-Veranstaltungsserie 2007 ankündigen zu können. 7 Seminare und Praxis-Workshops zu Enterprise-Content-Management und den entsprechenden Anwendungen finden im 4.-ten Quartal 2007 statt.
 
Hier die Liste der Veranstaltungen:

• Dokumenten-Management und Archivierung, 09.10.2007, Steigenberger Hotel, Linz, www.linz.steigenberger.at
• Dokumenten-Management und Archivierung, 10.10.2007, Hotel Modul, 1190 Wien, www.hotelmodul.at
• Klassifikation im Dokumenten-Management, 17.10.2007, ARCOTEL, 1070 Wien, www.arcotel.at
• Elektronischer Posteingang, 17.10.2007, ARCOTEL, 1070 Wien, www.arcotel.at
• E-Mail-Archivierung, 30.10.2007, Hotel Modul, 1190 Wien, www.hotelmodul.at
• Elektronische Eingangsrechnungsverarbeitung, 30.10.2007, Hotel Modul, 1190 Wien, www.hotelmodul.at
• Enterprise-Content-Management, 14.11.2007, Hotel Modul, 1190 Wien, www.hotelmodul.at

Noch nie hat es in Österreich so eine umfassende ECM-Veranstaltungsserie gegeben. Alles rund um elektronische Dokumente und diesbezüglicher Geschäftsprozesse.
Mehr Details im Veranstaltungskalender...

Heute möchte ich kurz auf ein Liebkind von mir eingehen: den Barcode.

Was kann man mit einem Barcode (Strichcode, OM = Optical Mark) alles so im Zusammenhang mit Enterprise-Content-Management anstellen?

Nun, da fällt schnell folgendes ein:

1. Das Anbringen von Barcodes (mittels vorgefertigten Etiketten) auf eingehende Papierdokumente. Damit kann man einerseits eine eindeutige Zuordnung des Papiers und des eingescannten nun elektronisch vorliegenden Dokumentes erreichen (ID). Andererseits ist die Barcode-Etikette auch gleich als Dokumententrenner bei einer Stapelverarbeitung beim Scannen nutzbar. Die Einlage eines Trennblattes entfällt. Voraussetzung ist die Fähigkeit der entsprechenden Capture-Software auch OMR (Optical Mark Recognition) durchzuführen.
2. Muss ein Dokument noch auf Papier durch das Unternehmen bewegt werden, kann der Barcode auch helfen. Solche Dokumente sind oft "überformatig", sprich größer als A4 und damit nur schwer zu scannen und am Bildschirm anzuzeigen (z.B. extern eingelangte Pläne). Oder das Papier ist notwendig, da es aus rechtlicher oder unternehmensinterner Sicht notwendig ist z.B. Kommentare oder Unterschriften auf dem Papier anzubringen. Wie funktioniert es? Unter der Annahme der Barcode wurde bereits bei der initialen Klassifikation (Capture) aufgebracht, kann dann das Dokument beim Posteingang einer Abteilung rasch erkannt und einem Geschäftsfall zugeordnet werden. Damit ist bekannt, wie und wo das Dokument bewegt und abgelegt wurde. Eine Protokollierung ist somit einfach umzusetzen. Die Barcode-Reader sind günstig und in der Bedienung einfach. Einzig die Integration mit der entsprechenden DM-Software ist nicht out-of-the-box.
3. Das Aufbringen eines Barcode bei ausgehenden Dokumenten kann auch Sinn machen. Speziell dann, wenn diese Dokumente nach der Bearbeitung durch Externe wiederum in den eigenen Posteingang eingehen. Dort kann sofort erkannt werden, zu welchem Geschäftsfall das Dokument zugeordnet werden muss (bzw. wird es automatisch zugeordnet) oder welches Originaldokument letztendlich wiederum "heimkehrt".

Barcodes gibt es schon lange und die Implementierung ist ziemlich einfach. Ein Font, eine Schriftart - eigentlich die ganze Implementierung. Es existieren einige freie (und damit kostenlose) Barcode-Implementierungen. Für die meisten (und professionellen) müssen Lizenzgebühren gezahlt werden.

Mir stellt sich in diesem Zusammenhang immer öfters eine Frage: Steht mir RFID schon der Nachfolger der Barcodes in den Startlöchern oder werden wir noch länger mit den bereits liebgewordenen "Strichen" leben? Mal sehen, was die nächsten Jahre mit sich bringen werden.

Die elektronische Verarbeitung von Eingangsrechnungen gehört heute zu den Top-ECM-Themen. Neben der Optimierung des Freigabe-Prozesses sowie der nachfolgenden (revisionssicheren) Archivierung spielt das Thema der Erfassung eigentlich die Hauptrolle. Hier können enorme Potentiale freigelegt werden. Vorallem die automatische Erkennung von Rechnungsattributen mittels Text-Processing (OCR,...) bringt einen hohen Automatisierungsgrad und somit direkt lukrierbare Potentiale mit sich. Doch nicht jedes Unternehmen kann davon profitieren. Letztendlich spielt einerseits die Anzahl der lesbaren (scannbaren) Eingangsrechnungen mit einfachen Strukturen und Papierklammerungen eine Rolle. Haben Rechnungen viele Seiten oder sind Beilagen über A4 dabei, ist eine Vollautomatisierung mittels Stapel oft nicht möglich. Andererseits muss genau evaluiert werden, welche Eingangsrechnungen in welchen Mengen überhaupt automatisch erkannt werden können. In der Regel gilt: Je mehr gleichartige, einfach strukturierte und einseitige Eingangsrechnungen, desto höher ist der mögliche Automatisierungsgrad.

In diesem Beitrag möchte ich als Beispiel aus der Praxis die Klassifikation einer Eingangsrechnung kurz beschreiben. Einerseits da dies auch aufgrund der vielen Projekte im Bereich der Eingangsrechnungsverarbeitung immer wieder gefragt wird. Andererseits weil der Dokumententyp Eingangsrechnung recht einfach ist, sich branchenspezifisch kaum ändert und somit in vielen Unternehmen sofort eingesetzt werden kann.

Dokumententyp: Eingangsrechnung

Attribute:

• Name des Kreditor (Verifikation mit ERP)
• Kreditor-Nummer (Verifikation mit ERP)
• Rechnungsnummer
• Rechnungsdatum
• Auftragsnummer (Verifikation mit ERP)
• Auftragsdatum (Verifikation mit ERP)
• Rechnungssumme ungeprüft (Verifikation mit ERP)
• Rechnungssumme geprüft
• Umsatzsteuersatz (oder Betrag)
• Einzel- oder Teilrechnung (Flag)
• Frist (Skonto, Zahlung - Verifikation mit ERP)
• Verzugszinsen (Verifikation mit ERP)
• Mahngebühren (Verifikation mit ERP)
• Transport (Papier, E-Mail, Elektronische Zustellung,...)
• ...

Methoden:

• ER anlegen
  • Attribute
  • Datei zuordnen
• ER ändern, weiterleiten
• ER freigeben
• geprüfte ER in ERP überführen
• ...

Auf die Beschreibung der Rechnungspositionen verzichte ich in diesem Beispiel. Die meisten der hier genannten Attribute können entweder automatisch erkannt (Capture, Text-Processing, OCR, Formular-Erkennung) oder vom ERP-System direkt geholt werden.

Verführerisch ist es, wie in diesem Beispiel leicht zu erkennen, dass man mit dem abgebildeten Dokument ein Parallel-Objekt zum ERP-Geschäftsobjekt der ER aufbaut. Also Attribute hinzunimmt, welche das Dokument zu ausführlich beschreiben oder mit Attributen versieht, welche für die weitere Verarbeitung nicht von Belang sind (hier z.B. Frist, Zinsen,...). Die Frage die sich generell bei kaufmännischen Dokument stellt ist daher auch immer, welche Information (Attribut) wird im Dokument gehalten und welche wird nur referenziert und bei Bedarf vom ERP-System geholt.

Dazu auch eine sehr allgemeine Regel: DIE ANZAHL DER ATTRIBUTE PRO TYP IST ZU MINIMIEREN. Und vielleicht gleich eine Zweite: ATTRIBUTWERTE, WELCHE BEREITS IN EINEM ANDEREN IT-SYSTEM GESPEICHERT SIND, SOLLTEN ÜBER EINEN SCHLÜSSEL REFERENZIERT JEDOCH NICHT NOCHMALS AUTONOM ABGEBILDET (GESPEICHERT) WERDEN.

Daher könnten die Attribute nach einem ersten Review also so aussehen:

• Kreditor-Nummer (Verifikation mit ERP)
• Rechnungsnummer
• Rechnungsdatum
• Auftragsnummer (Verifikation mit ERP)
• Rechnungssumme ungeprüft (Verifikation mit ERP)
• Rechnungssumme geprüft
• Umsatzsteuersatz (oder Betrag)
• Einzel- oder Teilrechnung (Flag)
• Transport (Papier, E-Mail, Elektronische Zustellung,...)
• ...

Sieht doch schon besser aus, oder?

Mitte Dezember 2006 habe ich noch einen letzten Vortrag vor den Feiertagen gehalten. Diesmal hat mich Microsoft Österreich eingeladen, einen halbtägigen Workshop für Partner abzuhalten. Der Inhalt sollte sich um die Attributierung bzw. Klassifikation von elektronischen Dokumenten drehen.

Nach gut 3 Stunden war es den vielen Teilnehmern (der Event war sehr gut besucht) hoffentlich klar: Wer sich mit ECM beschäftigen und damit Geld verdienen möchte, kommt an der Klassifikation nicht vorbei. Auch wenn das Thema oftmals staub trocken (Ontologie,...) ist, spannend und technisch herausfordernd ist es allemal.

Ich werde mal versuchen, in den nächsten Beiträgen was zum Thema Klassifikation zusammen zu stellen. Hier vielleicht gleich mal einige Schlagwörter hierzu: Ontologie, Klassifikation, Taxonomie, Thesaurus, Attribut, Merkmal, Tag (englisch).