Revisionssichere Archivierung
Die revisionssichere Archivierung, also die gesetzes- und rechtskonforme Aufbewahrung von elektronischen Dokumenten, ist aus der täglichen IT-Praxis nicht mehr weg zu denken. Immer mehr Unternehmen entschließen sich dazu, entsprechende Lösungen hierfür einzusetzen. Letztendlich geht es um eine lückenlose, transparente Dokumentation der Abläufe, wie der Verfahren und um die sichere und fristorientierte Aufbewahrung von relevanten Dokumenten. Ob dies neben den kaufmännischen Dokumenten nun Belege, E-Mails oder der Kunden-Schriftverkehr ist.
Ziele und Potentiale
Mit der Einführung eines elektronischen Archives im Zusammenhang mit einer durchgängigen Revisionssicherheit im Unternehmen werden unterschiedliche Ziele und Erwartungen verknüpft. Die wichtigsten sind:
- Ihr Papierarchiv schrittweise auflösen
- relevante Dokumente elektronisch verfügbar machen
- rechtssicher Dokumentieren
- Dokumente und E-Mails rechtssicher aufbewahren
- gesetzeskonforme Dokumentenechtheit (Unveränderbarkeit, Signatur,...)
- interne und externe Compliance-Anforderungen erfüllen
- rechtliche Anforderungen kostengünstig erfüllen
- die Ordnungmäßigkeit Ihrer elektronischen Dokumente sicherstellen
- Ihre E-Mails sicher und effizient archivieren
- die gesetzlichen Auflagen mit geringem Aufwand erfüllen
- kaufmännische Dokumente schneller und transparenter bearbeiten
- Ihe Auskunftsbereitschaft durch Dokumenten-Recherche drastisch verbessern
- mehr Sicherheit bei der Ablage
- Schutz der Dokumente vor Verlust
Doch bis zum Betrieb einer Lösung zur reibungsfreien elektronischen revisionssicheren Archivierung sind einige Hürden zu nehmen, Lösungen zu integrieren und organisatorische Abläufe zu verändern.
Das Beratungspaket im Detail
Gerald A. Pitschek, einer der renommiertesten ECM- und BPM Berater Österreichs bietet nun ein speziell auf diesen Themenkreis abgestimmtes Beratungspaket an. Dabei wird auf die unterschiedlichen Anforderungen und Projektzustände Rücksicht genommen, indem einzelne Beratungsbausteine optimal darauf abgestimmt werden können.
Baustein 1 - Unternehmensinterner Workshop
Im Rahmen eines eintägigen unternehmensinternen Workshops werden ausgehend von einer gemeinsam gefassten Zieldefinition erste Schritte bei der Konzeption sowie der Dokumentation der Anforderungen an eine zukünftige Lösung erarbeitet. Neben den technischen Prinzipien, den rechtlichen Rahmenbedingungen sowie einer Positionierung der am Markt vorhandenen Systeme geht es primär um die Eingrenzung der zu archivierenden Dokumenttypen sowie über die Veränderungspotentiale der damit verbundenen organisatorischen Abläufe.
- Einführung in die elektronische Archivierung
- Enterprise Content Management - Konzepte, Lösungen, Projekte
- Revisionssichere Archivierung - Einleitung
- Gesetzliche Rahmenbedingungen in Österreich und der EU
- Verfahren zur Erreichung einer durchgängigen Revisionssicherheit
- Architekturen und Funktionen entsprechender Systeme
- Kriterien zur Auswahl - Vorstellung eines Kriterienkataloges
- Auswahl der einzubeziehenden Dokumente (Prüfungsrelevanz)
- Möglichkeiten und Potentiale bei der Änderung der Geschäftsprozesse
- Typische Projektabwicklung bzw. Vorgehen bei der Auswahl und Implementierung
Als Ergebnis erhalten Sie einen detaillierten Einblick in die Auswahl, technische sowie organisatorische Umsetzung der revisionssicheren Archivierung. Auf Basis dieses Workshops sind Sie in der Lage entsprechende Pflichtenhefte, Auswahlverfahren und Projekte zu initiieren und umzusetzen.
Die Kosten für den Baustein 1 - Unternehmensinterner Workshop entnehmen Sie bitte der aktuellen Dienstleistungspreisliste.
Baustein 2 - Auswahl System- und Lösungspartner
Im Rahmen dieses Dienstleistungspakets wird ein entsprechendes System- und Lösungspartner gesuchen bzw. ausgewählt. Es wird dabei vorausgesetzt, dass die Anforderungen bzw. Systemgrenzen und Zieldefinitionen bereits entsprechend grob analysiert sind, sodass darauf aufbauend die weitere Anforderungs- und Auswahldokumentation erstellt werden kann.
Wichtig: Bei diesem Standard-Beratungspaket wird davon ausgegangen, dass KEINE öffentliche Ausschreibung erfolgen muss, sondern die Vergabe nur durch firmeninterne Vorgaben und Abläufe bestimmt wird.
Schritt 1 - Anforderungsdokumentation
Hierbei werden im Rahmen eines initialen Workshops die bestehenden Beschreibungen von Anforderungen und Zieldefinitionen gesichtet, diskutiert sowie entsprechend angepasst oder erweitert. Hierbei wird auch ein umfassender Kriterienkatalog zur Beschreibung der Funktionen bzw. zur Auswahl einer Standardlösung vorgestellt und eingebracht. Danach wird jeweils getrennt an der Fertigstellung der Anforderungsdokumentation gearbeitet. In einem zweiten Review-Workshop wird das Ergebnis letztendlich konsolidiert und fertiggestellt.
Das Ergebnis dieses Beratungsschrittes ist die vollständige Beschreibung der Anforderungen an entsprechende Software- und Hardwarekomponenten sowie an die jeweiligen Unternehmen (Lösungspartner). Aus Basis dieser Dokumentation ist die Angebotslegung der potentiellen Lieferanten bzw. Lösungspartner vorzunehmen.
Die Kosten für den Baustein 2 - Schritt 1 - Anforderungsdokumentation entnehmen Sie bitte der aktuellen Dienstleistungspreisliste. Darin enthalten sind zwei ganztägige Workshop sowie die Bearbeitung der Anforderungsdokumentation.
Schritt 2 - Unterstützung der Auswahl
Dieser Beratungsschritt umfasst die Sichtung der eingelangten Angebote, Gespräche mit potentiellen Lösungspartnern (Anbieter) sowie die Erstellung einer Empfehlung für die Auswahl und die weitere Vorgehensweise.
Dabei werden einige bereits ausgewählte Angebote gesichtet und darauf aufbauend Empfehlungen für die weiteren Verhandlungen abgegeben. Nachfolgend wird mit den im Auswahlprozess verbleibenen Lösungslieferanten ein Gespräch (detaillierter Angebotspräsentation sowie Klärung fachlicher sowie wirtschaftlicher Fragen) durchgeführt. Auf Basis des Angebotes sowie der Präsentation wird eine schriftliche Empfehlung erstellt und im Rahmen eines Management-Briefings vorgestellt.
Die Kosten für den Baustein 2 - Schritt 2 - Unterstützung der Auswahl entnehmen Sie bitte der aktuellen Dienstleistungspreisliste. Darin enthalten sind die Sichtung und Bewertung von max. 5 Angeboten, zwei Angebotsbesprechungen a' einem halben Tag sowie die Erstellung einer Empfehlung für die Lieferanten- und Lösungsauswahl.
Baustein 3 - Review einer bestehenden Lösung
Im Baustein 3 des Beratungspaketes werden Unternehmen angesprochen, welche revisionssichere Archivsysteme bereits im Einsatz haben, diese neu bewerten möchten, um danach abhängig vom Ergebnis eine Verlängerung der Nutzung oder eine Ablöse vorzunehmen.
Im Rahmen von Workshops werden eine Aufnahme der bestehenden Situation sowie eine Definition der aktuellen Ziele gemacht. Dies umfasst sowohl den technischen, sowie den wirtschaftlichen und serviceorientierten Bereich (Anwender, Support,...). Mittels der SWOT-Methode (Stärken-Schwächen-Potentiale-Gefahren) werden nun die einzelnen Szenarien festgehalten, bewertet und danach ein gesamtheitlich sinnvolles und wirtschaftliches Vorgehen festgelegt. Im Detail werden auch geänderte sowie sich neu ergebende Anforderungen und Funktionen an die Systemlandschaft evaluiert und dokumentiert.
Die Kosten für den Baustein 3 - Review einer bestehenden Lösung entnehmen Sie bitte der aktuellen Dienstleistungspreisliste. Darin enthalten sind zwei Workshops sowie die Ausarbeitung einer Empfehlung für die weitere Vorgehensweise.
Allgemeines
Bei all den aufgeführten Leistungsangeboten gelten die Geschäftsbedingungen - Dienstleistungen von Pitschek&Partner.