Heute möchte ich kurz auf ein Liebkind von mir eingehen: den Barcode.
Was kann man mit einem Barcode (Strichcode, OM = Optical Mark) alles so im Zusammenhang mit Enterprise-Content-Management anstellen?
Nun, da fällt schnell folgendes ein:
- Das Anbringen von Barcodes (mittels vorgefertigten Etiketten) auf eingehende Papierdokumente. Damit kann man einerseits eine eindeutige Zuordnung des Papiers und des eingescannten nun elektronisch vorliegenden Dokumentes erreichen (ID). Andererseits ist die Barcode-Etikette auch gleich als Dokumententrenner bei einer Stapelverarbeitung beim Scannen nutzbar. Die Einlage eines Trennblattes entfällt. Voraussetzung ist die Fähigkeit der entsprechenden Capture-Software auch OMR (Optical Mark Recognition) durchzuführen.
- Muss ein Dokument noch auf Papier durch das Unternehmen bewegt werden, kann der Barcode auch helfen. Solche Dokumente sind oft "überformatig", sprich größer als A4 und damit nur schwer zu scannen und am Bildschirm anzuzeigen (z.B. extern eingelangte Pläne). Oder das Papier ist notwendig, da es aus rechtlicher oder unternehmensinterner Sicht notwendig ist z.B. Kommentare oder Unterschriften auf dem Papier anzubringen. Wie funktioniert es? Unter der Annahme der Barcode wurde bereits bei der initialen Klassifikation (Capture) aufgebracht, kann dann das Dokument beim Posteingang einer Abteilung rasch erkannt und einem Geschäftsfall zugeordnet werden. Damit ist bekannt, wie und wo das Dokument bewegt und abgelegt wurde. Eine Protokollierung ist somit einfach umzusetzen. Die Barcode-Reader sind günstig und in der Bedienung einfach. Einzig die Integration mit der entsprechenden DM-Software ist nicht out-of-the-box.
- Das Aufbringen eines Barcode bei ausgehenden Dokumenten kann auch Sinn machen. Speziell dann, wenn diese Dokumente nach der Bearbeitung durch Externe wiederum in den eigenen Posteingang eingehen. Dort kann sofort erkannt werden, zu welchem Geschäftsfall das Dokument zugeordnet werden muss (bzw. wird es automatisch zugeordnet) oder welches Originaldokument letztendlich wiederum "heimkehrt".
Barcodes gibt es schon lange und die Implementierung ist ziemlich einfach. Ein Font, eine Schriftart - eigentlich die ganze Implementierung. Es existieren einige freie (und damit kostenlose) Barcode-Implementierungen. Für die meisten (und professionellen) müssen Lizenzgebühren gezahlt werden.
Mir stellt sich in diesem Zusammenhang immer öfters eine Frage: Steht mir RFID schon der Nachfolger der Barcodes in den Startlöchern oder werden wir noch länger mit den bereits liebgewordenen "Strichen" leben? Mal sehen, was die nächsten Jahre mit sich bringen werden.