In der aktuellen Ausgabe des Industriemagazins (Juli/August) findet sich ein Artikel zum Thema "E-Mail-Archivierung". Darin gibt es auch einen Gastkommentar von Gerald A. Pitschek, dem Principal von Pitschek&Partner.
Quelle: Industriemagazin
Inhaltlich ging es bei dem Kommentar um die Notwendigkeit von E-Mail-Policies und der Frage nach der Verbindlichkeit von E-Mails im Sinne der Verwendung als unternehmensrelevante Dokumente. Letztendlich stellt sich dabei die zentrale Frage: Welche E-Mails sind unternehmensrelevant? Daher gehen eben immer mehr Unternehmen dazu über, die private Nutzung von E-Mails komplett zu untersagen, sodass zwangsläufig dann alle E-Mails zumindest prinzipiell unternehmensrelevant sind. Auch auf Seiten des Datenschutzes begibt man sich dann in eine bessere und klarer definierte Position.
Daher: Wer an E-Mail-Archivierung denkt, sollte sich (auch) vorab die Trennung von privaten und unternehmensrelevanten E-Mails überlegen. E-Mail-Policies sind in diesem Zusammenhang sowieso eine Notwendigkeit.
Und vielleicht noch was: E-Mail-Archivierung wird im vermehrten Maße betrieben, ohne wirklich auf Speichermedien zu archivieren. Die meisten Projekte werden nämlich von Seiten der IT getrieben, und dabei geht es mehr um die Entlastung der E-Mail-Server und Konsolidierung der E-Mail-Speicherung (siehe lokale PST-Dateien), als um die eigentliche Archivierung z.B. im Sinne einer Compliance. Wie überhaupt das Thema Compliance viel zu stark bewertet und gepushed wird. Daher sollte man sich auch vorab die Frage stellen: Wo sind denn die rechtlichen und branchenspezifischen Vorgaben und Gesetze, damit man Compliance (auch mit IT-Mitteln) umsetzen muss? Sehr oft ist da mehr Druck von den IT-Anbietern da, als echter Bedarf.