Der Klassifikation bzw. Beschlagwortung von elektronischen Dokumenten kommt eine wichtige Bedeutung zu, welche oftmals nicht richtig bewertet oder unterschätzt wird. Dabei sind vor allem bei rechtssicher auszulegenden elektronischen Dokumenten die Anforderungen vielfältig. Diese betreffen nicht nur die Technik, sondern auch die Organisation sowie die Strategie zur Implementierung entsprechender Archivierungssysteme. Insbesondere kommen in diesem Bereich unzählige rechtliche Aspekte der österreichischen aber auch internationalen (EU) Gesetzgebung zu tragen.
Daher veranstalten Pitschek+Partner und Deloitte am 25.6.2010 in Wien ein halbtägiges AAM Praxisseminar zu diesen Themenbereichen.
Dieses AAM Praxisseminar gibt einen umfassenden Überblick über die Klassifikation von elektronischen Dokumenten speziell im Umfeld einer rechtssicheren elektronischen Aufbewahrung/Archivierung. Um den vollständigen Umfang der Anforderungen abdecken zu können, behandeln zwei marktführende Unternehmen diese Thematik aus jeweils unterschiedlichen Sichten. Deloitte vertritt die Sicht des Wirtschaftsprüfers und fokussiert dabei die Rechtssicherheit und Einhaltung entsprechender Rahmenbedingungen („Euro-SOX“, UGB, BAO, DSG). Pitschek+Partner ist der spezialisierte ECM-Berater, welcher die Themenbereiche Technik, Funktionalität und Projektierung detailliert behandelt und dabei auch auf die am Markt vorhandenen Systeme eingeht.
Auf www.austrian-archiving-model.at steht nun das vollständige Video der Ergebnispräsentation der AAM Umfrage 2009/2010 kostenlos (für registrierte Benutzer) zur Verfügung.
Im Video werden alle wesentlichen Details der Umfrage sowie der entsprechenden Ableitungen der Ergebnisse dargestellt.
Die Sandvik Mining and Construction G.m.b.H in Zeltweg (Österreich) optimiert ihren Rechnungsverarbeitungsprozess in SAP ab sofort mit der Lösungs-Suite von ReadSoft. Der Hersteller von Maschinen für den Bergbau löst damit die bisherige sehr zeitaufwändige manuelle Erfassung der jährlich rund 40.000 Eingangsrechnungen ab. Aufgrund von besonderen Anforderungen bei der Prüfung und Buchung der Belege hat der manuelle Prozess die Rechnungsverarbeitung häufig verzögert.
Kennzeichnend für die Struktur des Sandvik-Rechnungseingangs sind Rechnungen von Lieferanten aus dem Ausland auf unterschiedlichstem Qualitätsniveau, sowie auch Bestellungen, die aufgrund der langen Projektlaufzeiten im Maschinenbau über lange Zeiträume mit Teilbeträgen beglichen werden. Ehrgeiziges Ziel des Unternehmens ist es, durch die elektronische Rechnungsverarbeitung alle Eingangsrechnungen mit Bestellbezug automatisiert buchen zu können. Um einen automatisierten Abgleich mit den ERP-Daten im SAP-System zu ermöglichen, müssen sowohl Bestellnummer als auch Rechnungsbetrag mit den Angaben aus der Bestellung übereinstimmen. Hierzu werden in Kürze die Lieferanten des Unternehmens verstärkt in den Prozess eingebunden. Werner Tiefengraber, Projektleiter der Softwareeinführung: "Nach unserer Planung wird sich die Einführung der automatisierte Rechnungsverarbeitung innerhalb von drei Jahren amortisieren."
Bei der Evaluation mehrerer Invoicing-Lösungen für SAP schnitt ReadSoft aus Sicht des Projektteams am besten ab: "Entscheidend war für uns, dass die Anwendung zur Rechnungsverarbeitung in SAP integriert ist. Die ReadSoft-Lösung war das technisch am besten ausgereifte Produkt. Wir haben andere Softwarelösungen begutachtet, bei denen zahlreiche Prozess-Schritte außerhalb von SAP in einer separaten Datenbank stattgefunden hätten. Dies wollten wir aufgrund der ohnehin schon komplexen Prozessgestaltung unbedingt vermeiden", so Tiefengraber. Ebenfalls für ReadSoft sprach, dass die Lösung bereits beim schwedischen Mutterhaus erfolgreich im Einsatz ist.
Ein weiterer Pluspunkt der ReadSoft-Lösung ist für Sandvik das SAP-Add-on für den Workflow, mit dem sich die Eingangsrechnungen zeitnah prüfen und genehmigen lassen. Die Workflow-Komponente wurde so angepasst, dass sie die besonderen Anforderungen des Unternehmens an ein mehrstufiges Genehmigungsverfahren erfüllt: Alle projektbezogenen Rechnungen werden aufgrund der Komplexität und Betragshöhen - wie auch schon Bestellungen - jeweils vom Projektleiter und dem zuständigen Einkäufer nach dem Vier-Augen-Prinzip geprüft. Überschreitet eine Rechnung zudem einen bestimmten Betrag, sind weitere Genehmigungen notwendig, bis hin zur Geschäftsführungsebene. Für genehmigungspflichtige Rechnungen ist daher keine automatisierte Zahlungsfreigabe vorgesehen.
Im Shared-Service-Center von Sandvik am Produktionsstandort Zeltweg arbeiten künftig fünf Mitarbeiter mit der Lösung, in den Workflow sind rund 50 Mitarbeiter unternehmensweit einbezogen. Die Implementierung der ReadSoft-Invoicing-Lösung inklusive der kundenspezifischen Konfiguration begann im Dezember 2009. Der Go-Live ist bereits für Anfang März 2010 eingeplant.
Die Mitteldeutsche Kabelservice GmbH (MDKS) hat ihr Archivierungssystem auf scanview umgestellt. Die Enterprise Content Management (ECM)-Lösung aus dem Hause Allgeier IT Solutions erfasst, verwaltet, archiviert und stellt der MDKS verschiedene Dokumenttypen bereit.
MDKS ist Service-Dienstleister für Medien- und Telekommunikationsdienste in Sachsen, Sachsen-Anhalt und Thüringen. Ihre Service-Arbeiten erstrecken sich über die Akquisition, Vermittlung und Abwicklung von Verträgen bis hin zu Reparaturen (u.a. für Kabel Deutschland) im deutschen Kabelnetz. Die MDKS koordiniert mehrere Nachauftragnehmer, die die Servicedienstleistungen bei den Endkunden in den Städten der drei Bundesländer übernehmen.
Die Nachauftragnehmer liefern der MDKS verschiedenste Daten (Formulare, Belege, E-Mails, digitalisierte Fotos, Screenshots, u.ä.) bezogen auf einen Auftrag. Die Dateien archiviert scanview revisionssicher und verknüpft diese in einer Datenbank mit den relevanten Aufträgen. Die MDKS kann ihren Auftraggebern so fehlerfrei belegen, welche Dateien zu welchem Auftrag gehören oder welche von den Nachauftragnehmern noch eingereicht werden müssen.
Die AAM Umfrage 2009/2010 ist abgeschlossen und die Ergebnisse sind wirklich erstaunlich. Einerseits ist der österreichische Archivierungsmarkt so aktiv wie noch nie zuvor. Viele Unternehmen setzen bereits ein elektronisches Archivierungssystem ein oder planen ein solches in nächster Zeit einzuführen. Und andererseits sind die Herausforderungen, in organisatorischer wie technischer Ausprägung, sehr vielfältig. Gerade der richtige Umgang mit Papierdokumenten und die Nutzung von Workflow-Management-Methoden ist für viele Unternehmen ein kritischer Erfolgsfaktor.
Mehr Informationen zur AAM Umfrage 2009/2010 erhält man am AAM Webportal www.austrian-archiving-model.at. Die Umfrageergebnisse sowie das vollständige Video der Ergebnispräsentation stehen registrierten Benutzern des Webportals kostenlos zur Verfügung.
Eine gemeinsame Lösung für effizientes und Compliance-konformes E-Mail Management stellen der E-Mail Archivierungs-Spezialist H&S Software AG, Metalogix und der Berliner GRC-Lösungsanbieter docs&rules GmbH vor. GRC steht dabei für das neue IT-Segment Governance, Risk & Compliance (GRC). "PAM for EXCHANGE und MailAnalyzer" sorgen für eine revisionssichere Ablage und kontrollierte Prozess-Steuerung von E-Mails. Das Produkt ist eine Kombination der Softwarelösungen aus dem Hause Metalogix und docs&rules und ermöglicht es Unternehmen, sämtliche Dokumente entsprechend geschäftlicher Anforderungen und rechtlicher Vorschriften korrekt und effizient zu verwalten.
Mit PAM for EXCHANGE von Metalogix bzw. PAM for NOTES aus eigener Entwicklung, verfügt die H&S als exklusiver Reseller der Metalogix Archivierungslösungen in der DACH-Region über eines der führenden E-Mail-Archivierungssysteme auf dem deutschen und internationalen Mark mit über 1.600 Anwendern. Die Software ermöglicht eine sichere Ablage der E-Mails bei gleichzeitigem schonendem Umgang mit dem Speicherplatz. Die docs&rules bietet mit ihrem MailAnalyzer ein Werkzeug für die Analyse geschäftsrelevanter Dokumente mit Hilfe modernster Erkennungstechnologie, um die geschäftliche Bedeutung des Dokuments einzuschätzen und wichtige Informationen für die weitere Bearbeitung herauszufiltern. Anhand der erkannten Inhalte werden die Dokumente rechtlichen und/oder organisatorischen Themenfeldern zugeordnet und zusammen mit relevanten Informationen aus dem Dokument an nachfolgende Systeme (z.B. Archiv, Workflow, ERP) weitergeleitet.
Die b+m surface systems GmbH ist mit mehr als 160 Mitarbeitern ein Anbieter von Lackieranlagen und automatischen Applikationssystemen, die hohe Anforderungen an die Oberflächenqualität, Oberflächengüte, Schichtdicken oder Applikationsverfahren erfüllen. Automobilhersteller, Automobilzulieferer, sowie die Nutzfahrzeuge-, Agrarmaschinen-, Schienenfahrzeug-, Luftfahrt- und Elektroindustrie sind die wichtigsten Kunden dieser Lackieranlagen und -roboter.
Microsoft Dynamics NAV und die Branchenlösung amProject für den Anlagen- und Apparatebau sind bei b+m surface systems die zentralen Software-Systeme zur Unterstützung der Mitarbeiter bei der Erledigung ihres Tagesgeschäfts. Seit Ende 2006 spielt zusätzlich die Archivierungs- und Dokumentenmanagement-Lösung EASY SOFTWARE, die in die ERP-Lösung integriert wurde, eine bedeutende Rolle: wichtige Dokumente, wie beispielsweise Einkaufs- und Verkaufsbelege, werden automatisch revisionssicher und unveränderbar langzeitarchiviert. Positiver Nebeneffekt: Die Papierberge sind kleiner geworden und die Durchlaufzeiten von Dokumenten wurde drastisch verkürzt. Dauerte eine Rechnungsfreigabe in der Vergangenheit schon mal bis zu 30 Tage, sind heute die meisten Rechnungen bereits nach 24 Stunden geprüft und freigeben.
Im Anlagenbau entstehen im Laufe eines Kundenprojektes Unmengen an Dokumenten, wie beispielsweise Angebote, Konstruktionszeichnungen, Verträge, Auftragsbestätigungen, Bestellungen Rechnungen, Lieferscheine und Protokolle, um nur einige zu nennen. In dieser Dokumentenvielfalt den Überblick zu behalten fällt schwer, insbesondere dann, wenn viele Projekte gleichzeitig bearbeitet werden und zusätzlich lange dauern. Es wachsen zwangsläufig riesige Aktenberge und es kostet viel Zeit diese strukturiert zu ordnen und darin zu suchen. Kein Wunder, dass sich Unternehmen und Projektteams dann einen zentralen Datenpool wünschen, in dem sie die gerade benötigten Dokumente schnell finden. Diesen Wunsch hatte auch b+m surface systems.
Hartmann Möbelwerke, ein deutscher Massivholzmöbelhersteller hat sich für die Archivierung der Eingangs- und Ausgangsrechnungen aus SAP mit inboxx hyparchiv entschieden. bpi solutions übernimmt die Implementierung mit hochintegrierter Schnittstelle an das SAP-System.
Das 1911 gegründete Unternehmen ist Spezialist in der Umsetzung perfekter technischer Lösungen von modernem Möbeldesign, komplizierten Details und intelligenten Funktionslösungen. Unter Einhaltung der DIN 68871 fertigt Hartmann Möbelwerke außergewöhnliche Möbelprogramme aus Massivholz. Die jahrelange Erfahrung der Massivholz-Spezialisten garantiert die Fertigung hochwertiger Möbelteile. Für den immer individueller werdenden Markt setzt Hartmann auf Flexibilität. Die fachgerechte Konstruktion, die massivholzgerechte Verarbeitung aus dem System und die CAD-Planungsunterstützung gehören zum Tagesgeschäft, insbesondere um auf spezielle Kundenwünsche und Sonderanfertigungen schnell und individuell einzugehen.
Ein neuer Zeitabschnitt beginnt bei Hartmann: Das neue SAP-System löst die alte Fibu-Software ab. Das alte System genügt nicht mehr den gestiegenen Anforderungen an Funktionalität. Im Unternehmen entschied man sich daher für eine zukunftsorientierte Lösung. Mit der Implementierung des SAP-Systems wird gleichzeitig das neue Release von inboxx hyparchiv 8B für die Archivierung der Eingangs- und Ausgangsbelege aus SAP eingeführt. Hartmann Möbelwerk setzt bereits seit 2002 inboxx hyparchiv zur Beleg- und COLD-Archivierung ein.
Die Stadt Erlangen hat sich für die Archiv-, Dokumentenmanagement- und Workflowlösung OS|ECM von OPTIMAL SYSTEMS entschieden. OS|ECM wird zunächst in den Fachbereichen Archiv, Umweltamt, Organisation sowie im eGovernment-Center eingeführt. Langfristig sieht die weitere Zusammenarbeit einen stetigen Ausbau von OS|ECM als führendes Dokumentenmanagementsystem in der gesamten Stadtverwaltung vor.
In einem dreitätigen Testszenario wurde von den ausgewählten Anbietern der Echtbetrieb eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) mit Schwerpunkt allgemeine Schriftgutablage gefordert. Ebenso beinhaltete der Anforderungskatalog diverse Workflow-Funktionalitäten. Bewertet wurden die Teststellungen nach einem detailliert ausgearbeitetem Punktesystem: „Dank unserer langjährigen Praxis-Erfahrungen mit anderen DMS-Produkten in unserer Stadtverwaltung war es für uns von größter Wichtigkeit, alle DMS-Anbieter und deren Lösungen anhand strenger Anforderungskriterien auf Herz und Nieren zu prüfen. Hierbei überzeugte uns am meisten das Gesamtkonzept der OPTIMAL SYSTEMS Vertriebsgesellschaft mbH Hannover mit ihrer leistungsstarken und flexiblen Softwaresuite“, so Herr Dr. Greska, Projektleiter DMS des eGovernment-Centers der Stadt Erlangen. Insbesondere die Benutzerfreundlichkeit von OS|ECM war unübertroffen und spielte laut Herrn Dr. Greska bei der Entscheidung für OPTIMAL SYSTEMS eine wesentliche Rolle.
Neben dem hausweiten Ausbau von OS|ECM in der Stadtverwaltung forciert die Stadt Erlangen weitere gemeinsame Projekte wie die Teilnahme am De-Mail Behördenpilot und die Umsetzung eines EA-Fachverfahrens im Rahmen der EU-Dienstleistungsrichtlinie mit OPTIMAL SYSTEMS Hannover.
Die SHC Karben GmbH hat sich dafür entschieden, ihre Dokumente zukünftig mit dem Dokumentenmanagement-System ArcFlow digital abzulegen und zu archivieren. Der Fachdistributor für Relais und Steckverbindungen will seine Unternehmensprozesse mit ArcFlow optimieren und Belege gesetzeskonform archivieren.
SHC nutzt ArcFlow zunächst als reines Archivsystem für sämtliche Belege wie Bestellformulare, Auftragsbestätigungen und Rechnungen. Die im ERP-System Navision erstellten Dokumente werden dabei aufgrund der nahtlosen Anbindung automatisch in ArcFlow übernommen. In naher Zukunft will das Unternehmen zusätzlich den Wareneingangsprozess mit Workflows transparenter und effizienter gestalten.
Die Auswahl von ArcFlow fand unter mehreren Mitbewerbslösungen statt. "Das Gesamtkonzept von ArcFlow hat uns überzeugt", begründet IT-Leiter Wolfgang Schwerdtfeger die Entscheidung für ArcFlow. "Sämtliche Dokumente werden volltexterkannt, dabei können wir den indizierten Text nicht nur sehen, sondern auf Wunsch auch beliebig ergänzen. Darüber hinaus hat uns sehr gut gefallen, dass ArcFlow auf einer Client Server-Architektur basiert."
