Digitaler Posteingang im Unternehmen

Praxis-Workshop
16.04.2008
9:00 - 12:30

Hotel Modul, 1190 Wien, www.hotelmodul.at

Grundlagen, Konzepte, Systeme zur Erfassung von Eingangsdokumenten, Hardware, Klassifikation, Workflow-Management, Archivierung, Anbieter, Wirtschaftlichkeit

Der Eingang, die Klassifikation und Verteilung von „Papierpost“ ist mit hohen manuellen Aufwänden verbunden. Damit sind sehr oft auch lange Wartezeiten in den Abteilungen, Fehler bei der Verteilung sowie erhöhte Suchzeiten verbunden; ganz abgesehen von den enormen Aufwänden bei der Ablage und der Archivierung von unternehmensrelevanten Posteingangsstücken. In der Praxis zeigt es sich, dass die Bearbeitungskosten der eingehenden Papierpost förmlich explodieren. Aktuelle Marktstudien zeigen bis zu 40 Euro pro eingehendem Brief. Neben den eigentlichen Kosten des manuellen Eingangs spielen jedoch auch die nachfolgenden Kosten wie beispielsweise Kopierkosten und Verteilkosten eine wesentliche Rolle.

Daher gehen immer mehr Unternehmen dazu über, die Eingangspost in elektronische Form sprich als elektronische Dokumente zu erfassen, zu verteilen und letztendlich zu verwalten und abzulegen. Moderne Enterprise-Content-Management-Systeme bieten hierzu umfassende Funktionalitäten und rasch umsetzbare Lösungsansätze. Die erzielbaren Nutzen sind in der Regel enorm und erbringen auch bei einer kritischen Kosten-Nutzen-Betrachtung eine hohe Wirtschaftlichkeit.

 Gesamtes Programm und Folder (PDF)

 
Agenda: 
  • Der elektronische Posteingang: Aktuelle Konzepte und Lösungen
  • Erfassung von „Papierdokumenten“: Scannen, Imaging, OCR, Barcode,...
  • Einbindung von Fax-Dokumenten, E-Mails und elektronischen Formularen
  • Klassifikation von Dokumenten: Klassifikationsmodelle und Metadaten, Trennung von unternehmensrelevanten Dokumenten
  • Klassifikationsmechanismen in der Praxis: manuelle Attributierung, Plausibilitätsprüfungen, Datenextraktion, Pre-Filling, automatische Klassifikation
  • Erfassungsszenarien: Frühes, gleichzeitiges und spätes Erfassen von Dokumenten und der Einfluss auf die Organisation
  • Zentrale vs. dezentrale Erfassung: Szenarien und Darstellung der jeweiligen Einsatzgebiete
  • Übernahme in ein Dokumenten-Management-System und nachfolgende Verwaltung
  • Integration mit Fachanwendungen (ERP,...) zur Unterstützung der Klassifikation und Ablage
  • Verteilung von elektronischer Post: E-Mail, Workflow-Management
  • Erzeugen von Geschäftsfällen mittels Records-Management: Bündelung von Eingangspost zu geschäftsrelevantem Schriftgut, Zuordnung zu bestehenden Geschäftsfällen (z.B. elektronischen Akten, Projekten,...), Organisation des Postausganges
  • Revisionssichere Archivierung, gesetzliche Situation, Archiv-Formate, Storage-Architekturen
  • Wenn Ausgangs- zu Eingangsdokumenten werden: Erstellung eines Dokumenten-Kreislaufes
  • Auswahl von Anbietern/Systemen: internationaler und nationaler Markt, Auswahlkriterien, Gegenüberstellung ausgewählter Lösungen
  • Vorgehensweise bei der Umsetzung: Vorbereitung, Projektphasen, organisatorische Rahmenbedingungen und Auswirkungen
  • Erfahrungen aus der Praxis: Elektronischer Posteingang am Beispiel konkreter Projekte, Best-Practices
  • Kosten-Nutzen-Analyse des elektronischen Posteingangs: qualitative und quantitative Kennzahlen, ROI

Zum Abschluss der Veranstaltung präsentieren namhafte ECM-Anbieter ihre jeweiligen Lösungen bzw. Produkte im Bereich des elektronischen Posteingangs. Weiters werden hierbei konkrete Projekt- und Umsetzungsszenarien vorgestellt.

Die Teilnehmer

Die Teilnehmer kommen aus allen Branchen und sind:

  • Projektleiter IT und E-Business
  • Berater/ IT-Consultants
  • Projektleiter DM/ECM
  • IT-Verantwortliche / CIO

und alle, die sich gezielt und umfassend mit dem Einsatz von ECM/DM-Systemen zur Elektronifizierung des Posteinganges vertraut machen wollen bzw. solche Projekte planen, konzipieren und führen.

 

Themen

Elektronischer Posteingang, Capture, Scannen, OCR, ICR, Barcode, Klassifikation, Automatische Formular- und Dokumenten-Erkennung, Attributierung, ERP-Integration, Dokumenten-Management, Archivierung, Workflow-Management, Records-Management, Suche, Enterprise-Search, Archiv-Formate, Wirtschaftlichkeit, ROI

Methodik

Dieses Intensiv-Seminar ist ein vielfach erprobter und erfolgreicher Mix aus direktem Vortrag mittels moderner Präsentationstechnik, zahlreichen Darstellungen konkreter Produkte und Projekte sowie einer durch den Referenten hervorgerufenen besonders positiven Diskussionsatmosphäre.

Sie sollten teilnehmen, wenn...

  • Sie die Grundlagen und Möglichkeiten des elektronischen Posteinganges kennen lernen wollen
  • Sie sich in der Konzeptionsphase eines solchen Projektes befinden und sich über die Konzeption und Implementierung moderner Lösungen informieren wollen
  • Sie die Funktionsweise aller involvierten IT- und ECM-Komponenten im Detail erfahren wollen
  • Sie die rechtliche Situation und die Auswirkungen auf die Archivierung kennen lernen wollen
  • Sie ein Gesamtszenario zur Erfassung, Verwaltung und Ablage von „Papierdokumenten“ konzipieren müssen und einen Projektleitfaden benötigen
  • Sie die organisatorischen Auswirkungen der unterschiedlichen Erfassungsszenarien auf Ihr Unternehmen bewerten möchten
  • Sie die aktuellen Produkte marktführender Anbieter beim elektronischen Posteingang kennen lernen und vergleichen möchten
  Der elektronische Posteingang hat massiv wirtschaftliche und strategische Potentiale für jedes Unternehmen.

Wenn man den elektronischen Posteingang umsetzen möchte, sollte man diesen Praxis-Workshop besuchen.

Der integrierte Projektleitfaden gibt jede Menge Hinweise und Best-Practice-Informationen für eine rasche und risikoarme Realisierung des elektronischen Posteingangs.

Der Referent Gerald A. Pitschek hat eine Vielzahl solcher Projekten umgesetzt. Profitieren Sie vom herstellerneutralen Know-how und den vielen Praxistipps.

Mit Gerald A. Pitschek steht Ihnen einer der erfolgreichsten und erfahrensten ECM-Berater als Referent zur Verfügung. Seit mehr als 15 Jahren setzt er sich mit elektronischen Dokumenten und Geschäftsprozessen auseinander.

Referent: 

Gerald A. Pitschek ist Principal und Senior Consultant bei Pitschek&Partner (www.pitschek.com), dem derzeit renommiertesten ECM-Beratungshaus in Österreich.

Er ist seit über 15 Jahren namhafter Experte rund um die Themen des Geschäftsprozessmanagements sowie der Verwaltung und Speicherung elektronischer Dokumente. In seinen Beratungs- und Ausbildungsschwerpunkt fallen die IT-Themen BPM, Workflow-Management, Prozess- und Organisationsmodellierung, Enterprise-Content-Management und Dokumenten-Management, Archivierung sowie collaborative Teamlösungen.

Seit 1988 hält Gerald A. Pitschek zu den angeführten Fachthemen nationale und internationale Seminare und Workshops ab. In beinahe 100 solcher Veranstaltungen wurden über 1000 Führungskräfte aus Österreich, Deutschland und der Schweiz aus- und weitergebildet. Seit 1993 organisiert und initiiert Gerald A. Pitschek auch Konferenzen, Symposien und Fachmessen gemeinsam mit Partnern wie der ADV Arbeitsgemeinschaft für Datenverarbeitung.

In seiner Funktion als ECM-Berater und Management-Coach hat er eine Vielzahl namhafter Projekte begleitet. Primär konnte er hier Organisationen der öffentlichen Verwaltung, von Energieversorgungsunternehmen, der Industrie und des Handels bei der Konzeption, Auswahl und Realisierung unterstützen. Durch seine Aktivitäten der Beratung und Ausbildung fokussiert auf die Geschäftsprozessoptimierung ist Gerald A. Pitschek einer der Wegbereiter und Urgestein der deutschsprachigen Workflow- und Dokumenten-Management-Szene.

Anmeldung: 

Teilnehmerbeitrag

  • EUR  220,-    für ADV-Mitglieder
  • EUR  260,-    für andere Teilnehmer
  • EUR  350,-    für Produkt- und/ oder Lösungsanbieter sowie Berater

Alle Preise zzgl. 10% MWSt. Der Teilnehmerbeitrag beinhaltet die Seminarunterlagen und Erfrischungsgetränke.

Auskunft und Anmeldung

ADV Arbeitsgemeinschaft für Datenverarbeitung, Trattnerhof 2, 1010 Wien
Tel: +43 (1) 5330913, Fax: +43 (1) 5330913-77, E-Mail: veranstaltungen@adv.at, Web: www.adv.at
 
Bitte verwenden Sie für Ihre Anmeldung das Anmeldeformular. Anmeldeschluss ist jeweils 10 Tage vor Veranstaltungstermin. Bitte haben Sie Verständnis, dass bei Stornierung Ihrer Anmeldung nach Anmeldeschluss 50% des fälligen Teilnehmerbeitrages in Rechnung gestellt werden.