Elektronische Eingangsrechnungsverarbeitung

Praxis-Workshop
07.05.2008
9:00 - 12:30

Hotel Modul, 1190 Wien, www.hotelmodul.at

Vom Scannen, der Attributierung bis hin zur Archivierung, dem Freigabeworkflow und der Übernahme sowie Einbindung in die kaufmännischen Fachanwendungen

Durch die IT-Unterstützung und „Elektronifizierung“ der Verarbeitung von Eingangsrechnungen (aber auch z.B. Lieferscheinen) lassen sich enorme Verbesserungspotentiale ausschöpfen. Einerseits wird der manuelle Aufwand der Bearbeitung geringer, andererseits kann durch die Optimierung des dahinterliegenden Geschäftsprozesses z.B. die Durchlaufzeit und Transparenz merkbar verbessert werden. Gründe warum viele Unternehmen derzeit solche Projekte durchführen.

Die elektronische Eingangsrechnungsverarbeitung zählt zu den bewährten ECM-Anwendungsbereichen, da bereits viele Unternehmen dazu übergegangen sind, Eingangsrechnungen elektronisch zu erfassen, zu verteilen, freizugeben und zu archivieren. Im Zentrum einer jeden Umsetzung steht die Klassifikationvon Eingangsrechnungen bei der Erfassung, die optimale Gestaltung des Freigabemechanismus sowie die Integration in Rechnungssysteme (ERP) und die abschließende Archivierung.

 Gesamtes Programm und Folder (PDF)

  
Agenda: 
  • Der Lebenszyklus einer Eingangsrechnung: Möglichkeiten der IT-Unterstützung - Von der Erfassung, Attributierung, Weiterleitung, Freigabe bis zur Buchung und Archivierung
  • Architektur und Funktionalität von am Markt vertretenen IT-Lösungen zur ER-Verarbeitung
  • Wie aus Papierbelegen elektronische Dokumente werden, Scannen, Nachbearbeitung
  • Einbindung von Eingangsrechnungen per Fax und E-Mail, Berücksichtigung von Signaturen
  • Rechtliche Rahmenbedingungen und Situation in Österreich und der EU
  • Klassifikationsmechanismen in der Praxis: manuelle Attributierung, Plausibilitätsprüfungen, Datenextraktion, Pre-Filling, automatische Klassifikation
  • Erfassungsszenarien: Frühes, gleichzeitiges und spätes Erfassen von ER, Einfluss auf die Organisation
  • Zentrale versus dezentrale Erfassung: Szenarien und Darstellung der jeweiligen Einsatzgebiete
  • Freigabe-Workflow: Grundprinzipien des Workflow-Managements, Ad-Hoc-Workflow versus vorgegebener (strukturierter) Workflow, Implementierungsvarianten (ERP-Workflow, dedizierter Workflow,…), Freigabe-Mechanismen samt elektronischer Unterschrift
  • ERP-Integration: Übergabe der Metadaten und des elektronischen Dokumentes an ERP und kaufmännische Systeme (insbesondere SAP), Verbindung der Dokumente mit den Stammdaten, Integrationsmöglichkeiten, Technologien wie z.B. Web Services
  • Archivierung: Storage-Architekturen, revisionssicheres Ablegen, Recherche
    Vorgehensweise bei der Umsetzung: Vorbereitung, Auswahl, Implementierung, organisatorische Rahmenbedingungen und Auswirkungen
  • Elektronischer Eingangsrechnungsverarbeitung am Beispiel konkreter Projekte, Best-Practices
  • Kosten-Nutzen-Analyse der elektronischen Eingangsrechnungsverarbeitung: qualitative und quantitative Kennzahlen, ROI
  • Auswahl von Anbietern/Systemen: internationaler und nationaler Markt, Auswahlkriterien, Gegenüberstellung ausgewählter Lösungen

Zum Abschluss der Veranstaltung präsentieren namhafte ECM-Anbieter ihre jeweiligen Lösungen bzw. Produkte im Bereich der Eingangsrechnungsverarbeitung. Weiters werden hierbei konkrete Projekt- und Umsetzungsszenarien vorgestellt.

Die Teilnehmer

Die Teilnehmer kommen aus allen Branchen und sind:

  • Abteilungsleiter Rechnungswesen, FI
  • Projektleiter IT und E-Business
  • Berater/ IT-Consultants
  • Projektleiter DM/ECM
  • IT-Verantwortliche / CIO

und alle, die sich gezielt und umfassend mit dem Einsatz von ECM/DM-Systemen zur elektronischen Eingangsrechnungsverarbeitung vertraut machen wollen bzw. solche Projekte planen, konzipieren und führen.

  

Themen

Enterprise-Content-Management, Eingangsrechnungsverarbeitung, Capture, Scannen, OCR, ICR, Klassifikation, automatische Formular- und Dokumentenerkennung, Workflow-Management, Dokumenten-Management, ERP-Integration, Archivierung, Archiv-Formate, Rechtliche Rahmenbedingungen, Wirtschaftlichkeit, ROI

Methodik

Dieses Intensiv-Seminar ist ein vielfach erprobter und erfolgreicher Mix aus direktem Vortrag mittels moderner Präsentationstechnik, zahlreichen Darstellungen konkreter Produkte und Projekte sowie einer durch den Referenten hervorgerufenen besonders positiven Diskussionsatmosphäre.

Sie sollten teilnehmen, wenn...

  • Sie daran denken, eine Lösung zur Optimierung der Eingangsrechnungsverarbeitung einzuführen und vorab eine erste Orientierung bezüglich der Konzeption suchen
  • Sie die Funktionalität von am Markt vorhandenen Lösungen im Bereich der Eingangsrechnungsverarbeitung kennen lernen wollen
  • Sie sich gerade in einem Auswahlprozess befinden und Informationen bzw. Fakten für Ihre Ausschreibung benötigen
  • Sie sich nicht sicher sind, ob Sie die Eingangsrechnungsverarbeitung eher im Umfeld ERP (wie beispielsweise SAP) oder ECM (Dokumenten-Management, Archivierung, Workflow-Management) ansiedeln müssen
  • Sie sich über die Implementierungsmöglichkeiten und auch die Integration mit Ihrer kaufmännischen Lösung (SAP, Axapta,…) informieren wollen
  • Sie wissen wollen, wie und mit welcher Qualität die automatische Erkennung von Eingangsrechnungen (Capture) wirklich funktioniert
  • Sie die Praxis der elektronischen Rechnungsfreigabe kennen lernen möchten
  • Sie sich einen Überblick über den österreichischen Anbietermarkt verschaffen wollen
   Die „Elektronifizierung“ von Eingangsrechnungen ist eine der potentialsten ECM-Anwendungen.

Wer viele Eingangsrechnungen zu verarbeiten hat, sollte sich umgehend damit auseinander setzen.

Die richtige Erfassung, Klassifikation und Freigabe bestimmt den Erfolg eines Projektes.

Die rechtlichen Rahmenbedingungen sind klar und eindeutig. Informieren Sie sich umfassend in diesem Seminar.

Die Zusammenarbeit mit kaufmännischen Fachanwendungen ist der kritische Erfolgsfaktor.

Der Eingang von Rechnungen per
E-Mail (und auch per Fax) wird ebenso berücksichtigt.

Mit Gerald A. Pitschek steht Ihnen einer der erfolgreichsten und erfahrensten ECM-Berater als Referent zur Verfügung. Seit mehr als 15 Jahren setzt er sich mit elektronischen Dokumenten auseinander.
Referent: 

Gerald A. Pitschek ist Principal und Senior Consultant bei Pitschek&Partner (www.pitschek.com), dem derzeit renommiertesten ECM-Beratungshaus in Österreich.

Er ist seit über 15 Jahren namhafter Experte rund um die Themen des Geschäftsprozessmanagements sowie der Verwaltung und Speicherung elektronischer Dokumente. In seinen Beratungs- und Ausbildungsschwerpunkt fallen die IT-Themen BPM, Workflow-Management, Prozess- und Organisationsmodellierung, Enterprise-Content-Management und Dokumenten-Management, Archivierung sowie collaborative Teamlösungen.

Seit 1988 hält Gerald A. Pitschek zu den angeführten Fachthemen nationale und internationale Seminare und Workshops ab. In beinahe 100 solcher Veranstaltungen wurden über 1000 Führungskräfte aus Österreich, Deutschland und der Schweiz aus- und weitergebildet. Seit 1993 organisiert und initiiert Gerald A. Pitschek auch Konferenzen, Symposien und Fachmessen gemeinsam mit Partnern wie der ADV Arbeitsgemeinschaft für Datenverarbeitung.

In seiner Funktion als ECM-Berater und Management-Coach hat er eine Vielzahl namhafter Projekte begleitet. Primär konnte er hier Organisationen der öffentlichen Verwaltung, von Energieversorgungsunternehmen, der Industrie und des Handels bei der Konzeption, Auswahl und Realisierung unterstützen. Durch seine Aktivitäten der Beratung und Ausbildung fokussiert auf die Geschäftsprozessoptimierung ist Gerald A. Pitschek einer der Wegbereiter und Urgestein der deutschsprachigen Workflow- und Dokumenten-Management-Szene.

Anmeldung: 

Teilnehmerbeitrag

  • EUR  220,-    für ADV-Mitglieder
  • EUR  260,-    für andere Teilnehmer
  • EUR  350,-    für Produkt- und/ oder Lösungsanbieter sowie Berater

Alle Preise zzgl. 10% MWSt. Der Teilnehmerbeitrag beinhaltet die Seminarunterlagen und Erfrischungsgetränke.

Auskunft und Anmeldung

ADV Arbeitsgemeinschaft für Datenverarbeitung, Trattnerhof 2, 1010 Wien
Tel: +43 (1) 5330913, Fax: +43 (1) 5330913-77, E-Mail: veranstaltungen@adv.at, Web: www.adv.at
 
Bitte verwenden Sie für Ihre Anmeldung das Anmeldeformular. Anmeldeschluss ist jeweils 10 Tage vor Veranstaltungstermin. Bitte haben Sie Verständnis, dass bei Stornierung Ihrer Anmeldung nach Anmeldeschluss 50% des fälligen Teilnehmerbeitrages in Rechnung gestellt werden.