Die Stadt Erlangen hat sich für die Archiv-, Dokumentenmanagement- und Workflowlösung OS|ECM von OPTIMAL SYSTEMS entschieden. OS|ECM wird zunächst in den Fachbereichen Archiv, Umweltamt, Organisation sowie im eGovernment-Center eingeführt. Langfristig sieht die weitere Zusammenarbeit einen stetigen Ausbau von OS|ECM als führendes Dokumentenmanagementsystem in der gesamten Stadtverwaltung vor.

In einem dreitätigen Testszenario wurde von den ausgewählten Anbietern der Echtbetrieb eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) mit Schwerpunkt allgemeine Schriftgutablage gefordert. Ebenso beinhaltete der Anforderungskatalog diverse Workflow-Funktionalitäten. Bewertet wurden die Teststellungen nach einem detailliert ausgearbeitetem Punktesystem: „Dank unserer langjährigen Praxis-Erfahrungen mit anderen DMS-Produkten in unserer Stadtverwaltung war es für uns von größter Wichtigkeit, alle DMS-Anbieter und deren Lösungen anhand strenger Anforderungskriterien auf Herz und Nieren zu prüfen. Hierbei überzeugte uns am meisten das Gesamtkonzept der OPTIMAL SYSTEMS Vertriebsgesellschaft mbH Hannover mit ihrer leistungsstarken und flexiblen Softwaresuite“, so Herr Dr. Greska, Projektleiter DMS des eGovernment-Centers der Stadt Erlangen. Insbesondere die Benutzerfreundlichkeit von OS|ECM war unübertroffen und spielte laut Herrn Dr. Greska bei der Entscheidung für OPTIMAL SYSTEMS eine wesentliche Rolle.

Neben dem hausweiten Ausbau von OS|ECM in der Stadtverwaltung forciert die Stadt Erlangen weitere gemeinsame Projekte wie die Teilnahme am De-Mail Behördenpilot und die Umsetzung eines EA-Fachverfahrens im Rahmen der EU-Dienstleistungsrichtlinie mit OPTIMAL SYSTEMS Hannover.

Die Demag Cranes AG setzt neben der Einführung einer elektronischen Aktenlösung zur Unterstützung der Produktdokumentation für den Kranbau bei ihrer Konzerntochter Gottwald Port Technology GmbH nun auch konzernweit auf das Anwendungsprodukt für das Vertragsmanagement aus dem Hause forcont.

Demag Cranes ist ein börsennotierter Hersteller von Industriekranen und Krankomponenten, Hafenkranen und Technologien zur Hafenautomatisierung. Das Unternehmen ist weltweit tätig, hat seine Konzernzentrale in Düsseldorf und ist hervorgegangen aus der Zusammenlegung der Demag Cranes & Components und Gottwald Port Technology, die bis dahin separat geführte Töchter der Demag Holding waren.

"Ausschlaggebend für die erweiterte Zusammenarbeit mit forcont waren vor allem die überzeugenden technischen Merkmale der Software forcont factory und deren hohe Integration in unser SAP-System sowie die einfache, intuitive Handhabung darauf basierender Anwendungen, wie das Vertragsmanagement.", sagt Uwe Kiel, Leiter der IT-Abteilung im Segment Hafentechnologie bei Demag Cranes.

Die Aktenlösung zur Unterstützung der Produktdokumentation für den Kranbau (Elektronische Projektakte) soll die alte Dateisystemablage ersetzen und die Dokumentation für alle beteiligten Mitarbeiter zugriffsbereit verwalten. Die Lösung ist an das führende SAP-System angebunden und bietet klassische Dokumentenmanagement-Funktionalitäten zur Prozessunterstützung, wie z. B. eine revisionssichere Ablage der Dokumente mit Versionierung der Arbeitsstände sowie Freigabe-Workflows.

Das Vertragsmanagement verwaltet sämtliche Verträge sowie zugehörige Informationen und Dokumente, die im Konzern anfallen, an zentraler Stelle - bereichsübergreifend und weltweit. Die erste Phase der Anwendungseinführung konzentriert sich auf den deutschen Hauptsitz, bevor anschließend ein sukzessiver Roll-out auf die Tochterunternehmen und internationalen Niederlassungen erfolgt.

callas Software hat die Funktionalität seines Flaggschiffproduktes pdfaPilot weiter ausgebaut und in die neue Version 2.1 integriert. So konvertiert die Software nun auch Dokumente, Tabellen oder Präsentationen, die mit Microsoft Office erstellt wurden, regelkonform nach PDF/A. Zusätzlich bietet der pdfaPilot neue Funktionen, die eine verbesserte Konvertierung nach PDF/A-1a ermöglichen.

Im Gegensatz zu PDF/A-1b sind bei PDF/A-1a auch Angaben zur Dokumentenstruktur, wie beispielsweise Absatzinformationen oder Leseanordnung, erforderlich. Diese Informationen ermöglichen eine barrierefreie, logisch korrekte Darstellung mit einem eBook-Reader oder auf mobilen Endgeräten. Das Auflösen von im PDF/A-Standard verbotenen Transparenzen, wie beispielsweise Schattierungen oder durchscheinende Objekte, erweitert zusätzlich die Konvertierungsmöglichkeiten. Der pdfaPilot 2.1 zählt damit zu den ersten Produkten überhaupt, das PDF-Dateien mit transparenten Objekten nach PDF/A automatisiert konvertieren kann.

Der pdfaPilot von callas Software zählt zu den ersten PDF/A-Werkzeugen, die nach der Veröffentlichung des ISO-Standards von PDF/A im Jahr 2006 auf den Markt kamen. Seitdem wurde die Leistungsfähigkeit der Lösung kontinuierlich weiter ausgebaut. Stand zunächst die Validierung von PDF/A-Dokumenten im Mittelpunkt, so bietet sie nun immer weiterreichende Konvertierungsmöglichkeiten und umfassende Features, mit denen Unternehmen und Behörden ihre Archivierungsstrategie nach dem ISO-Standard umsetzen können. Funktionale Schwerpunkte setzt die Software - neben der Prüfung und Konvertierung von PDF/A-Dokumenten - im Handling von XMP-Metadaten. So können mit der Version 2.1 des pdfaPilot nicht nur PDF-Dokumente, sondern auch Microsoft-Office Dateien, wie Dokumente, Tabellenkalkulationen oder Präsentationen nach PDF/A- konvertiert werden. Dabei werden sämtliche Formate wie doc, rtf, xls, csv, ppt, docx, xlsx, pptx usw. unterstützt, die sich mit dem MS-Office-Programm verarbeiten lassen.

In den letzten drei Jahren sind die Business- und IT-Strategien zwar etwas stärker zusammen gewachsen, trotzdem sind sie im Regelfall noch nicht gut miteinander verzahnt. Zu diesem Ergebnis kommt der IT-Service-Spezialist Serview in einer Studie.

Vor allem gegenseitige Verständnisprobleme sowie mangelnde Abstimmung und eine Konkurrenz-Situation zwischen Fach- und IT-Abteilung würden zur fehlenden Verzahnung beitragen. Allerdings habe sich die Positionierung der IT etwas verbessert, erläutert Serview-Geschäftsführer Markus Bause. So würde das Topmanagement das strategische Miteinander der IT- und Business-Verantwortlichen zunehmend steuern.

Laut der Studie bestehe bei 39 Prozent eine "enge" oder sogar "sehr enge" Abstimmung zwischen den marktbezogenen Unternehmensstrategien und der IT-Ausrichtung. Vor drei Jahren seien es noch acht Prozent weniger gewesen, so Bause. "Sofern kein kontinuierlicher Transfer von fachlichen Konzepten, Zielen und Maßnahmen organisiert wird, kommt es zwangsläufig zu widersprüchlichen Business- und IT-Strategien", unterstreicht Bause. Dass die Unternehmen oft an diesem Anspruch scheitern würden, führe zu deutlichen Konsequenzen bei der Leistungsfähigkeit und Renditequalität der Firmen. "Widerstrebende Kräfte kosten Ressourcen und Geld bei gleichzeitig geringeren Erfolgschancen im Markt."

Als positiver Hinweis für eine zukünftig veränderte Situation könne "gewertet werden, dass die Vorbehalte gegenüber einer IT als Business Enabler deutlich geringer" geworden seien. 2007 etwa wurde dem Informatikbereich eine solche Rolle nur in einem Drittel der Firmen zugetraut, nun seien es schon knapp die Hälfte aller Unternehmen. "Aus Sicht der IT kann dies aber keineswegs zufriedenstellen. Sie wird weiterhin oft nur an ihren operativen Ergebnissen gemessen und kann dadurch ihren strategischen Wert nicht ausreichend zur Geltung bringen. Die IT hat es selbst in der Hand, strategische Akzente zu setzen."

Quelle: COMPUTERWELT

Die spanische Finanzbehörde hat die Invoice Management-Lösung aus der DOXiS4 iECM-Suite von SER "homologisiert". Mit der Zertifizierung können spanische Unternehmen Eingangsrechnungen vollständig elektronisch bearbeiten. Papierbelege müssen beim Einsatz homologisierter Software nicht mehr aufbewahrt werden, sondern dürfen vernichtet werden. SER zeigt damit, dass DOXiS4 auch die im spanischen Recht verankerten strengsten Vorschriften innerhalb der EU erfüllt.

Bei der Homologisierung handelt es sich um eine gesetzliche Auflage des spanischen Finanzamtes, nach der alle Software-Komponenten, die in einem Digitalisierungsprozess von Rechnungen eingesetzt werden, nach bestimmten Vorgaben zertifiziert sein müssen. Nur dann ist der Kunde rechtlich in der Lage, seine Papierrechnungen nicht weiter aufbewahren zu müssen, sprich: er kann sie vernichten. Software-Hersteller, die ihre Produkte zertifizieren lassen möchten, müssen sich nach Antragstellung einem langwierigen Anerkennungsprozess durch unabhängige Gutachter unterziehen. Mit einer umfangreichen technischen Dokumentation muss vor allem nachgewiesen werden, dass der Scanprozess in sich derart geschlossen ist, dass eine Manipulation der Dokumentendaten ausgeschlossen werden kann und dass die digitalisierten Dokumente revisionssicher im angeschlossenen Repository aufbewahrt werden können. Dafür wird nicht nur jedes Dokument während des Digitalisierungsprozesses elektronisch überwacht und im Stapel signiert, sondern auch die Datenbank in einem weiteren Schritt geprüft und mit einer digitalen Unterschrift versehen.

Die SHC Karben GmbH hat sich dafür entschieden, ihre Dokumente zukünftig mit dem Dokumentenmanagement-System ArcFlow digital abzulegen und zu archivieren. Der Fachdistributor für Relais und Steckverbindungen will seine Unternehmensprozesse mit ArcFlow optimieren und Belege gesetzeskonform archivieren.

SHC nutzt ArcFlow zunächst als reines Archivsystem für sämtliche Belege wie Bestellformulare, Auftragsbestätigungen und Rechnungen. Die im ERP-System Navision erstellten Dokumente werden dabei aufgrund der nahtlosen Anbindung automatisch in ArcFlow übernommen. In naher Zukunft will das Unternehmen zusätzlich den Wareneingangsprozess mit Workflows transparenter und effizienter gestalten.

Die Auswahl von ArcFlow fand unter mehreren Mitbewerbslösungen statt. "Das Gesamtkonzept von ArcFlow hat uns überzeugt", begründet IT-Leiter Wolfgang Schwerdtfeger die Entscheidung für ArcFlow. "Sämtliche Dokumente werden volltexterkannt, dabei können wir den indizierten Text nicht nur sehen, sondern auf Wunsch auch beliebig ergänzen. Darüber hinaus hat uns sehr gut gefallen, dass ArcFlow auf einer Client Server-Architektur basiert."

Mit callas Software gegen die Bildungsmisere: Die Internet-Plattform PaperC nutzt die pdfToolbox-Technologie, um Fachliteratur kostenfrei zur Verfügung zu stellen. So können etwa Studenten die für ihre Arbeit benötigten und oft sehr teuren Bücher von der ersten bis zur letzten Seite online lesen und durchsuchen. Dank callas liegen die Werke im PDF-Format in konstant guter Qualität vor.

Die Activ Marine GmbH, Partner für Werften und Anlagenbauunternehmen im Bereich Schiffs- und Industrieisolierungen, verwaltet ihre sämtlichen unternehmens- und projektkritischen Informationen und Dokumente ab sofort mit der DocuPortal ECM-Suite des gleichnamigen Anbieters. Entscheidungsrelevant waren für das dezentral organisierte Unternehmen hierbei insbesondere die Möglichkeit der Mehrfachverknüpfung von Dokumenten sowie die browserbasierte Bedienung der Software.

Gerolsteiner setzt für die unternehmensweite, einheitliche Verwaltung seiner Dokumente auf das Enterprise Content Management (ECM) von SAPERION. Neben dem klassischen ECM beinhaltet die Lösung auch Funktionen für die Posteingangsverwaltung, das Workflow-Management sowie die E-Mail-Archivierung. Die Software von SAPERION löst das alte Archivsystem ab, das insbesondere aufgrund des stetig wachsenden Dokumentenvolumens bei Gerolsteiner von derzeit mehr als 350.000 Dokumenten im Jahr nicht mehr zeitgemäß war.