Auf www.austrian-archiving-model.at steht nun das vollständige Video der Ergebnispräsentation der AAM Umfrage 2009/2010 kostenlos (für registrierte Benutzer) zur Verfügung.

Im Video werden alle wesentlichen Details der Umfrage sowie der entsprechenden Ableitungen der Ergebnisse dargestellt.

Wikis haben sich in den letzten Jahren zum unverzichtbaren Collaboration-Tool gemausert. Mit ihnen lassen sich wichtige Informationen zentral bündeln und von den einzelnen Mitgliedern des Teams jederzeit erweitern und editieren. Zudem bieten viele Anbieter inzwischen zahlreiche Zusatzfunktionen, wie Teamkalender, Gruppen-Chat und Social-Networking-Features.

Lesen Sie in der Bilderstrecke der COMPUTERWOCHE Online, welche Anbieter sich bewährt haben.

Quelle: COMPUTERWOCHE

Die Sandvik Mining and Construction G.m.b.H in Zeltweg (Österreich) optimiert ihren Rechnungsverarbeitungsprozess in SAP ab sofort mit der Lösungs-Suite von ReadSoft. Der Hersteller von Maschinen für den Bergbau löst damit die bisherige sehr zeitaufwändige manuelle Erfassung der jährlich rund 40.000 Eingangsrechnungen ab. Aufgrund von besonderen Anforderungen bei der Prüfung und Buchung der Belege hat der manuelle Prozess die Rechnungsverarbeitung häufig verzögert.

Kennzeichnend für die Struktur des Sandvik-Rechnungseingangs sind Rechnungen von Lieferanten aus dem Ausland auf unterschiedlichstem Qualitätsniveau, sowie auch Bestellungen, die aufgrund der langen Projektlaufzeiten im Maschinenbau über lange Zeiträume mit Teilbeträgen beglichen werden. Ehrgeiziges Ziel des Unternehmens ist es, durch die elektronische Rechnungsverarbeitung alle Eingangsrechnungen mit Bestellbezug automatisiert buchen zu können. Um einen automatisierten Abgleich mit den ERP-Daten im SAP-System zu ermöglichen, müssen sowohl Bestellnummer als auch Rechnungsbetrag mit den Angaben aus der Bestellung übereinstimmen. Hierzu werden in Kürze die Lieferanten des Unternehmens verstärkt in den Prozess eingebunden. Werner Tiefengraber, Projektleiter der Softwareeinführung: "Nach unserer Planung wird sich die Einführung der automatisierte Rechnungsverarbeitung innerhalb von drei Jahren amortisieren."

Bei der Evaluation mehrerer Invoicing-Lösungen für SAP schnitt ReadSoft aus Sicht des Projektteams am besten ab: "Entscheidend war für uns, dass die Anwendung zur Rechnungsverarbeitung in SAP integriert ist. Die ReadSoft-Lösung war das technisch am besten ausgereifte Produkt. Wir haben andere Softwarelösungen begutachtet, bei denen zahlreiche Prozess-Schritte außerhalb von SAP in einer separaten Datenbank stattgefunden hätten. Dies wollten wir aufgrund der ohnehin schon komplexen Prozessgestaltung unbedingt vermeiden", so Tiefengraber. Ebenfalls für ReadSoft sprach, dass die Lösung bereits beim schwedischen Mutterhaus erfolgreich im Einsatz ist.

Ein weiterer Pluspunkt der ReadSoft-Lösung ist für Sandvik das SAP-Add-on für den Workflow, mit dem sich die Eingangsrechnungen zeitnah prüfen und genehmigen lassen. Die Workflow-Komponente wurde so angepasst, dass sie die besonderen Anforderungen des Unternehmens an ein mehrstufiges Genehmigungsverfahren erfüllt: Alle projektbezogenen Rechnungen werden aufgrund der Komplexität und Betragshöhen - wie auch schon Bestellungen - jeweils vom Projektleiter und dem zuständigen Einkäufer nach dem Vier-Augen-Prinzip geprüft. Überschreitet eine Rechnung zudem einen bestimmten Betrag, sind weitere Genehmigungen notwendig, bis hin zur Geschäftsführungsebene. Für genehmigungspflichtige Rechnungen ist daher keine automatisierte Zahlungsfreigabe vorgesehen.

Im Shared-Service-Center von Sandvik am Produktionsstandort Zeltweg arbeiten künftig fünf Mitarbeiter mit der Lösung, in den Workflow sind rund 50 Mitarbeiter unternehmensweit einbezogen. Die Implementierung der ReadSoft-Invoicing-Lösung inklusive der kundenspezifischen Konfiguration begann im Dezember 2009. Der Go-Live ist bereits für Anfang März 2010 eingeplant.

Jährlich bis zu 60 Millionen Seiten werden zukünftig mit der Lösung von Top Image Systems verarbeitet

Top Image Systems Ltd., ein Anbieter von Datenerfassungslösungen, hat mit der Generali Gruppe Österreich erneut einen namhaften Kunden gewonnen. Bei dem drittgrößten Versicherungskonzern Österreichs fallen jährlich bis zu 60 Millionen Seiten Posteingang an, die zukünftig mit der eFLOW Mailroom-Lösung von TIS verarbeitet werden. Die eFLOW Plattform löst das bisherige System bei der Generali ab. Ausschlaggebend waren die umfangreiche Funktionalität sowie die Flexibilität der Software, das einfache Customizing und die Skalierbarkeit, mit der sich sämtliche Kundenwünsche der Generali realisieren lassen. Punkten konnte TIS außerdem durch zahlreiche Referenzen bei Großunternehmen.

Die Generali Gruppe Österreich verfügt mit ihrer verteilten Struktur und zahlreichen Unternehmen über ein umfangreiches Posteingangsvolumen. Für die Automatisierung sämtlicher Posteingangsprozesse suchte der Konzern nach einem den aktuellen Anforderungen entsprechenden System und entschied sich schließlich für die eFLOW-Plattform von TIS. Damit konnte sich der Spezialist für automatisierte Dokumentverarbeitung gegen eine umfangreiche und starke Konkurrenz erfolgreich durchsetzen.

Dimiter Kurtev, Gruppenleiter Dokumentenmanagement bei der Generali VIS Informatik GmbH, erklärt: "Die Generali hat mit Top Image System einen Partner gewählt, der uns in unserer Strategie, die Servicequalität und -geschwindigkeit unseren Kunden und Partnern gegenüber kontinuierlich zu verbessern, perfekt unterstützt. Die Plattform eFlow ist ein elementares Werkzeug zur Steigerung der Effizienz und Effektivität unserer Geschäftsprozesse in den nächsten Jahren."

Michael Schrader, Managing Director EMEA von Top Image Systems, ergänzt: "Wir freuen uns, mit dem Auftrag der Generali erneut - nach der Schweizer Post und der Österreichischen Post - ein Großprojekt gewonnen zu haben."

Eine gemeinsame Lösung für effizientes und Compliance-konformes E-Mail Management stellen der E-Mail Archivierungs-Spezialist H&S Software AG, Metalogix und der Berliner GRC-Lösungsanbieter docs&rules GmbH vor. GRC steht dabei für das neue IT-Segment Governance, Risk & Compliance (GRC). "PAM for EXCHANGE und MailAnalyzer" sorgen für eine revisionssichere Ablage und kontrollierte Prozess-Steuerung von E-Mails. Das Produkt ist eine Kombination der Softwarelösungen aus dem Hause Metalogix und docs&rules und ermöglicht es Unternehmen, sämtliche Dokumente entsprechend geschäftlicher Anforderungen und rechtlicher Vorschriften korrekt und effizient zu verwalten.

Mit PAM for EXCHANGE von Metalogix bzw. PAM for NOTES aus eigener Entwicklung, verfügt die H&S als exklusiver Reseller der Metalogix Archivierungslösungen in der DACH-Region über eines der führenden E-Mail-Archivierungssysteme auf dem deutschen und internationalen Mark mit über 1.600 Anwendern. Die Software ermöglicht eine sichere Ablage der E-Mails bei gleichzeitigem schonendem Umgang mit dem Speicherplatz. Die docs&rules bietet mit ihrem MailAnalyzer ein Werkzeug für die Analyse geschäftsrelevanter Dokumente mit Hilfe modernster Erkennungstechnologie, um die geschäftliche Bedeutung des Dokuments einzuschätzen und wichtige Informationen für die weitere Bearbeitung herauszufiltern. Anhand der erkannten Inhalte werden die Dokumente rechtlichen und/oder organisatorischen Themenfeldern zugeordnet und zusammen mit relevanten Informationen aus dem Dokument an nachfolgende Systeme (z.B. Archiv, Workflow, ERP) weitergeleitet.

Die b+m surface systems GmbH ist mit mehr als 160 Mitarbeitern ein Anbieter von Lackieranlagen und automatischen Applikationssystemen, die hohe Anforderungen an die Oberflächenqualität, Oberflächengüte, Schichtdicken oder Applikationsverfahren erfüllen. Automobilhersteller, Automobilzulieferer, sowie die Nutzfahrzeuge-, Agrarmaschinen-, Schienenfahrzeug-, Luftfahrt- und Elektroindustrie sind die wichtigsten Kunden dieser Lackieranlagen und -roboter.

Microsoft Dynamics NAV und die Branchenlösung amProject für den Anlagen- und Apparatebau sind bei b+m surface systems die zentralen Software-Systeme zur Unterstützung der Mitarbeiter bei der Erledigung ihres Tagesgeschäfts. Seit Ende 2006 spielt zusätzlich die Archivierungs- und Dokumentenmanagement-Lösung EASY SOFTWARE, die in die ERP-Lösung integriert wurde, eine bedeutende Rolle: wichtige Dokumente, wie beispielsweise Einkaufs- und Verkaufsbelege, werden automatisch revisionssicher und unveränderbar langzeitarchiviert. Positiver Nebeneffekt: Die Papierberge sind kleiner geworden und die Durchlaufzeiten von Dokumenten wurde drastisch verkürzt. Dauerte eine Rechnungsfreigabe in der Vergangenheit schon mal bis zu 30 Tage, sind heute die meisten Rechnungen bereits nach 24 Stunden geprüft und freigeben.

Im Anlagenbau entstehen im Laufe eines Kundenprojektes Unmengen an Dokumenten, wie beispielsweise Angebote, Konstruktionszeichnungen, Verträge, Auftragsbestätigungen, Bestellungen Rechnungen, Lieferscheine und Protokolle, um nur einige zu nennen. In dieser Dokumentenvielfalt den Überblick zu behalten fällt schwer, insbesondere dann, wenn viele Projekte gleichzeitig bearbeitet werden und zusätzlich lange dauern. Es wachsen zwangsläufig riesige Aktenberge und es kostet viel Zeit diese strukturiert zu ordnen und darin zu suchen. Kein Wunder, dass sich Unternehmen und Projektteams dann einen zentralen Datenpool wünschen, in dem sie die gerade benötigten Dokumente schnell finden. Diesen Wunsch hatte auch b+m surface systems.

Gute Erfahrungen mit amball business-software waren ausschlaggebend

"Wir hatten in der Vergangenheit mit der Archivierungslösung eines kleineren Dokumentenmanagement-Anbieters schlechte Erfahrungen gemacht: Dessen Lösungsansätze waren nach der Insolvenz des Unternehmens wertlos für uns. Nun wollten wir eine zukunftssichere Lösung finden und schauten uns die größten Anbieter von Dokumentenmanagement- und Archivierungslösungen an." blickt der IT-Leiter Sascha Ritter auf den Auswahlprozess zurück.

"Letztlich entschieden wir uns aus vielerlei Gründen für EASY SOFTWARE und amball business-software: Wir hatten bereits gute Erfahrungen mit amball bei der Einführung und Betreuung von Microsoft Dynamics NAV und amProject gemacht. Ferner konnte amball bereits erfolgreiche Projekte mit EASY SOFTWARE nachweisen und bot uns eine fertige Schnittstelle zur Kopplung mit der ERP-Lösung an. Das Dokumenten- und Archivsystem erschien uns zudem intuitiv in der Bedienung."

Hartmann Möbelwerke, ein deutscher Massivholzmöbelhersteller hat sich für die Archivierung der Eingangs- und Ausgangsrechnungen aus SAP mit inboxx hyparchiv entschieden. bpi solutions übernimmt die Implementierung mit hochintegrierter Schnittstelle an das SAP-System.

Das 1911 gegründete Unternehmen ist Spezialist in der Umsetzung perfekter technischer Lösungen von modernem Möbeldesign, komplizierten Details und intelligenten Funktionslösungen. Unter Einhaltung der DIN 68871 fertigt Hartmann Möbelwerke außergewöhnliche Möbelprogramme aus Massivholz. Die jahrelange Erfahrung der Massivholz-Spezialisten garantiert die Fertigung hochwertiger Möbelteile. Für den immer individueller werdenden Markt setzt Hartmann auf Flexibilität. Die fachgerechte Konstruktion, die massivholzgerechte Verarbeitung aus dem System und die CAD-Planungsunterstützung gehören zum Tagesgeschäft, insbesondere um auf spezielle Kundenwünsche und Sonderanfertigungen schnell und individuell einzugehen.

Ein neuer Zeitabschnitt beginnt bei Hartmann: Das neue SAP-System löst die alte Fibu-Software ab. Das alte System genügt nicht mehr den gestiegenen Anforderungen an Funktionalität. Im Unternehmen entschied man sich daher für eine zukunftsorientierte Lösung. Mit der Implementierung des SAP-Systems wird gleichzeitig das neue Release von inboxx hyparchiv 8B für die Archivierung der Eingangs- und Ausgangsbelege aus SAP eingeführt. Hartmann Möbelwerk setzt bereits seit 2002 inboxx hyparchiv zur Beleg- und COLD-Archivierung ein.

Die Stadt Erlangen hat sich für die Archiv-, Dokumentenmanagement- und Workflowlösung OS|ECM von OPTIMAL SYSTEMS entschieden. OS|ECM wird zunächst in den Fachbereichen Archiv, Umweltamt, Organisation sowie im eGovernment-Center eingeführt. Langfristig sieht die weitere Zusammenarbeit einen stetigen Ausbau von OS|ECM als führendes Dokumentenmanagementsystem in der gesamten Stadtverwaltung vor.

In einem dreitätigen Testszenario wurde von den ausgewählten Anbietern der Echtbetrieb eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) mit Schwerpunkt allgemeine Schriftgutablage gefordert. Ebenso beinhaltete der Anforderungskatalog diverse Workflow-Funktionalitäten. Bewertet wurden die Teststellungen nach einem detailliert ausgearbeitetem Punktesystem: „Dank unserer langjährigen Praxis-Erfahrungen mit anderen DMS-Produkten in unserer Stadtverwaltung war es für uns von größter Wichtigkeit, alle DMS-Anbieter und deren Lösungen anhand strenger Anforderungskriterien auf Herz und Nieren zu prüfen. Hierbei überzeugte uns am meisten das Gesamtkonzept der OPTIMAL SYSTEMS Vertriebsgesellschaft mbH Hannover mit ihrer leistungsstarken und flexiblen Softwaresuite“, so Herr Dr. Greska, Projektleiter DMS des eGovernment-Centers der Stadt Erlangen. Insbesondere die Benutzerfreundlichkeit von OS|ECM war unübertroffen und spielte laut Herrn Dr. Greska bei der Entscheidung für OPTIMAL SYSTEMS eine wesentliche Rolle.

Neben dem hausweiten Ausbau von OS|ECM in der Stadtverwaltung forciert die Stadt Erlangen weitere gemeinsame Projekte wie die Teilnahme am De-Mail Behördenpilot und die Umsetzung eines EA-Fachverfahrens im Rahmen der EU-Dienstleistungsrichtlinie mit OPTIMAL SYSTEMS Hannover.

Die Demag Cranes AG setzt neben der Einführung einer elektronischen Aktenlösung zur Unterstützung der Produktdokumentation für den Kranbau bei ihrer Konzerntochter Gottwald Port Technology GmbH nun auch konzernweit auf das Anwendungsprodukt für das Vertragsmanagement aus dem Hause forcont.

Demag Cranes ist ein börsennotierter Hersteller von Industriekranen und Krankomponenten, Hafenkranen und Technologien zur Hafenautomatisierung. Das Unternehmen ist weltweit tätig, hat seine Konzernzentrale in Düsseldorf und ist hervorgegangen aus der Zusammenlegung der Demag Cranes & Components und Gottwald Port Technology, die bis dahin separat geführte Töchter der Demag Holding waren.

"Ausschlaggebend für die erweiterte Zusammenarbeit mit forcont waren vor allem die überzeugenden technischen Merkmale der Software forcont factory und deren hohe Integration in unser SAP-System sowie die einfache, intuitive Handhabung darauf basierender Anwendungen, wie das Vertragsmanagement.", sagt Uwe Kiel, Leiter der IT-Abteilung im Segment Hafentechnologie bei Demag Cranes.

Die Aktenlösung zur Unterstützung der Produktdokumentation für den Kranbau (Elektronische Projektakte) soll die alte Dateisystemablage ersetzen und die Dokumentation für alle beteiligten Mitarbeiter zugriffsbereit verwalten. Die Lösung ist an das führende SAP-System angebunden und bietet klassische Dokumentenmanagement-Funktionalitäten zur Prozessunterstützung, wie z. B. eine revisionssichere Ablage der Dokumente mit Versionierung der Arbeitsstände sowie Freigabe-Workflows.

Das Vertragsmanagement verwaltet sämtliche Verträge sowie zugehörige Informationen und Dokumente, die im Konzern anfallen, an zentraler Stelle - bereichsübergreifend und weltweit. Die erste Phase der Anwendungseinführung konzentriert sich auf den deutschen Hauptsitz, bevor anschließend ein sukzessiver Roll-out auf die Tochterunternehmen und internationalen Niederlassungen erfolgt.