Dokumenten-Management und Archivierung

Seminar
02.06.2008
9:00 - 17:00

Mercure Salzburg Kapuzinerberg, 5020 Salzburg, www.accorhotels.com

Erfassung, Verwaltung, Suche, Verteilung und Archivierung von elektronischen Dokumenten - Grundlagen, Konzepte, Projekt-Leitfaden, Best-Practice, Produkte

Die optimale Verwaltung, Suche und Ablage von Dokumenten ist in vielen Unternehmen zu einem kritischen Erfolgsfaktor geworden. Die Implementierung elektronischer Dokumente verspricht eine hohe Wirtschaftlichkeit sowie eine noch stärkere Fokussierung auf das Kerngeschäft bzw. eine Abkehr weg von den typisch hohen „Handling-Aufwänden“ von Papierdokumenten. Enterprise-Content-Management als Gesamtkonzept sowie konkret Dokumenten-Management und Archivierung sind die technischen Konzepte und IT-Systeme, um Unternehmen
wirkungsvoll beim Umgang und der Ablage von elektronischen Dokumenten zu unterstützen.

Mittels dieses Seminars sind Sie in der Lage, Projekte in den Fachabteilungen und im Unternehmen zu konzipieren, Produkte und Lösungen fachlich aktuell zu bewerten und zu implementieren sowie in den Betrieb überzuführen. Dieses Intensiv-Seminar gibt einen Überblick über die Funktionsweise, die Konzeption, die Projektumsetzung sowie die am Markt befindlichen Systeme zum Management und der Archivierung von elektronischen Dokumenten im Unternehmen.

  • Enterprise-Content-Management (ECM) im Überblick:
  • Capture, Manage, Store, Preserve, Deliver
  • Das elektronische Dokument im Unternehmen:
  • Konzeption, Implementierung, Anwendung
  • Best-Practice-Projekte im Überblick - ECM-Pattern:
  • ER-Verarbeitung, Personalakt, E-Mail-Archivierung, DM im Büro, File-Server-Ablöse, ERP-Archivierung,...
  • Funktionsweise moderner DM- und Archivsysteme im Detail
  • Speicherung und Archivierung: Nutzung bestehender Storage-Systeme, Archiv-Hardware, neue WORM-Systeme
  • Archivierung von Ausgangsdokumenten (COLD/ERM), Erfassung von Massen-Output
  • Rechtliche Aspekte, Dokumenten- und Archivformate
  • Analyse, Modellierung und Verbesserung von Geschäftsprozessen mittels Workflow-Management
  • Aufbau einer Projektroadmap sowie einer Rahmenarchitektur
  • Projektleitfaden für die Analyse, Konzeption, Auswahl, Implementierung und Einführung
  • Marktübersicht international und national:
  • Anbieter, Produkte, Systemgegenüberstellungen; Vorstellung der aktuellen Marktstudie
  • Erfolgsfaktoren und Wirtschaftlichkeit:
  • Bewertung, Kosten-Nutzen-Analyse, Benchmark

 Gesamtes Programm und Folder (PDF)

 

Statements von Teilnehmern

„Vielen Dank für das Seminar zu DM und Archivierung, dem ich eine Menge neuer Ansatzpunkte (und Anregungen) verdanke.“

„Kommen dank Ihrer Hilfe mit DMS sehr gut zurecht! Werde Sie informieren, wenn wir das erste Highlight implementiert haben.“

„Ihre lockere und trotzdem strukturierte Art des Vortrages hat mir sehr zugesagt!“

„Die Inhalte und die Art wie Sie sie bringen, geben Ihre langjährige Erfahrung und Kompetenz auf diesem Gebiet wieder.“

„Mir persönlich hat es die Augen geöffnet und meinen Horizont erweitert, worum es bei uns im Haus gehen sollte.“

„Persönlich wurden mir Begriffe und Definitionen wie Dokumenten-Management, Records-Management, Archivierung erstmalig verständlich näher gebracht.“

Agenda: 

Vormittag

  • Enterprise-Content-Management: Überblick und Grundlagen
  • Positionierung von DM und Archivierung im Gesamtkontext
  • Darstellung des kompletten Dokumenten-Life-Cycle (Erfassung, Klassifikation, Verwaltung, Suche, Verteilung, Speicherung, Archivierung, Ausgabe)
  • Klassifikation von Dokumenten bei der Erfassung; Taxonomie, Beschlagwortung, Indexierung, Typenbildung; Anforderungen an Systeme
  • Einbindung von „Papier-Dokumenten“ in die IT-gestützte Geschäftsprozessabwicklung (Scanning, Imaging, OCR,...)
  • Archivierung von Ausgangsdokumenten und Massen-Output, COLD/ERM
  • Speichertechnologien und Storage-Systeme: Funktionsweisen, Nutzung bestehender Systeme (SAN,...), neue WORM-Technologien
  • Enterprise-Search: Architekturen und Funktionsweise
  • Funktionsweise moderner DM- und Archivsysteme im Detail (inkl. Vorstellung von Kriterienkatalogen)
  • Rechtliche Aspekte: Compliance, Prüfungsrelevanz elektronischer Dokumente
  • Die Formatfrage: PDF/A als neues Archivformat und Vergleich zu bisherigen Formaten
  • zu berücksichtigende IT-Standards im Umfeld elektronischer Dokumente
  • Workflow-Management: Analyse und Modellierung von Geschäftsprozessen; organisatorische Aspekte und Auswirkungen, Ausblick auf das BPM-Gesamtszenario
  • Einfluss von Web 2.0 Technologien und Anwendungsszenarien: Wiki, Weblog und Co
  • Open-Source-Software zum Dokumenten-Management: Funktionalitäten, Vergleich zu kommerziellen Systemen und Systemübersicht

Nachmittag

  • Projektszenarien anhand von Best-Practice-Anwendungen (ECM-Pattern): Eingangsrechnungserfassung, elektronischer Posteingang, ERP-Archivierung, E-Mail-Archivierung, DM im Büro, Ablöse File-Server, elektronischer Personalakt,...
  • Projektleitfaden zur optimalen Planung, Konzeption und Umsetzung anhand einer praxiserprobten Vorgehensweise
  • Aufbau einer kurz-, mittel- und langfristigen Projektroadmap zur Planung und Darstellung für das Management
  • Definition einer ganzheitlichen Rahmenarchitektur, Anforderungen an Standardsoftware, Integration mit Fachanwendungen, Aufbau eines n-Tier-Modells, Einfluss von SOA
  • Anforderungsspezifikation und Pflichtenheft: Analyse, Dokumentenaufbau, Verifikation gegenüber den Anwendererwartungen
  • Vorgehensweise und Rahmenbedingungen bei der Auswahl und Ausschreibung
  • Implementierung: Abnahmeverfahren, Projektmanagement, kontinuierliche Erweiterung und Verbesserung von Anwendungen
  • Erfassung (Nacherfassung) von Altbeständen: Vorgehensweise, Tools, Grenzen
  • Der Anbieter-Markt in A: Anbieter national und international, Systeme im Vergleich; Hinweise auf die aktuelle BARC-Studie ECM/DM
  • Bewertung der Wirtschaftlichkeit: qualitative und quantitative Kennzahlen, ROI-Betrachtungen, SWOT-Analysen von System-Szenarien
  • Risiken und Erfolgsfaktoren bei der Projektierung
 

Themen

Dokumenten-Management (DM), Enterprise-Content-Management (ECM), Content-Management (CM), Archivierung, Imaging, Capture, Scanner, OCR, Output-Management, COLD, Volltextsuche, Indexierung, Klassifikation/Beschlagwortung, Workflow-Management (WFM) 

Methodik

Dieses Intensiv-Seminar ist ein vielfach erprobter und erfolgreicher Mix aus direktem Vortrag mittels moderner Präsentationstechnik, zahlreichen Darstellungen konkreter Produkte und Projekte sowie einer durch den Referenten hervorgerufenen besonders positiven Diskussionsatmosphäre.

Die Teilnehmer

Die Teilnehmer kommen aus allen Branchen und sind:

  • Projektleiter IT und E-Business
  • Berater/ IT-Consultants
  • Projektleiter DM/ECM
  • Management von Fachabteilungen
  • IT-Verantwortliche / CIO

und alle, die sich gezielt und umfassend mit dem Einsatz von DM- und Archiv-Systemen zur optimalen Nutzung elektronischer Dokumente vertraut machen wollen bzw. solche Projekte planen, konzipieren und führen.

Sie sollten teilnehmen, wenn...

  • Sie die Grundlagen von Enterprise-Content-Management sowie Dokumenten-Management und Archivierung kennen lernen wollen
  • Sie sich mit den Technologien, Funktionalitäten und Lösungsangeboten zur Dokumentenverwaltung und -archivierung vertraut machen wollen
  • Sie daran denken, eine DM- oder Archivierungslösung einzuführen und vorab eine Orientierung bezüglich der Konzeption suchen
  • Sie sich gerade in einem Auswahlprozess befinden und Informationen bzw. Fakten für Ihre Ausschreibung suchen
  • Sie ein DM- oder Archivierungsprojekt beginnen und eine System-/Architekturauswahl vornehmen müssen
  • Sie die Anforderungen an ein DM- und Archiv-Projekt analysieren und dokumentieren müssen und nach einem geeigneten Vorgehensmodell und entsprechenden Beschreibungsmethoden suchen
  • Sie sich ein detailliertes Bild über die Projektabwicklung und die dabei notwendigen Phasen und Aktivitäten machen wollen
  • Sie die Softwarelösungen in den Fachabteilungen mit Features der elektronischen Dokumentenverwaltung und Archivierung erweitern wollen
  • Sie IT-Berater oder Softwareanbieter sind und Ihr Leistungsportfolio in Richtung Dokumenten-Management und Archivierung erweitern wollen
  • Sie sich einen Überblick über den Anbietermarkt in Österreich sowie die Funktionen marktführender Systeme/Produkte verschaffen wollen
  Seminare von Gerald A. Pitschek basieren auf mehr als 15 Jahren Projekterfahrung und vielen abgewickelten DM- und Archiv-Projekten.

Wer sich über den österreichischen DM- und Archiv-Markt informieren möchte, sollte dieses Seminar besuchen!

Das derzeit einzige herstellerneutrale Seminar für österreichische Anwender und IT-Entscheider rund um elektronische Dokumente.

Das erfolgreichste DM-Seminar im deutschsprachigen Raum verspricht Details und Praxisnähe.

Referent: 

Gerald A. Pitschek ist Principal und Senior Consultant bei Pitschek&Partner (www.pitschek.com), dem derzeit renommiertesten ECM-Beratungshaus in Österreich.

Er ist seit über 15 Jahren namhafter Experte rund um die Themen des Geschäftsprozessmanagements sowie der Verwaltung und Speicherung elektronischer Dokumente. In seinen Beratungs- und Ausbildungsschwerpunkt fallen die IT-Themen BPM, Workflow-Management, Prozess- und Organisationsmodellierung, Enterprise-Content-Management und Dokumenten-Management, Archivierung sowie collaborative Teamlösungen.

Seit 1988 hält Gerald A. Pitschek zu den angeführten Fachthemen nationale und internationale Seminare und Workshops ab. In beinahe 100 solcher Veranstaltungen wurden über 1000 Führungskräfte aus Österreich, Deutschland und der Schweiz aus- und weitergebildet. Seit 1993 organisiert und initiiert Gerald A. Pitschek auch Konferenzen, Symposien und Fachmessen gemeinsam mit Partnern wie der ADV Arbeitsgemeinschaft für Datenverarbeitung.

In seiner Funktion als ECM-Berater und Management-Coach hat er eine Vielzahl namhafter Projekte begleitet. Primär konnte er hier Organisationen der öffentlichen Verwaltung, von Energieversorgungsunternehmen, der Industrie und des Handels bei der Konzeption, Auswahl und Realisierung unterstützen. Durch seine Aktivitäten der Beratung und Ausbildung fokussiert auf die Geschäftsprozessoptimierung ist Gerald A. Pitschek einer der Wegbereiter und Urgestein der deutschsprachigen Workflow- und Dokumenten-Management-Szene.

Anmeldung: 

Teilnehmerbeitrag

  • EUR  380,-    für ADV-Mitglieder
  • EUR  450,-    für andere Teilnehmer
  • EUR  590,-    für Produkt- und/ oder Lösungsanbieter sowie Berater

Alle Preise zzgl. 10% MWSt. Der Teilnehmerbeitrag beinhaltet die Seminarunterlagen, Erfrischungsgetränke und Mittagessen.

Auskunft und Anmeldung

ADV Arbeitsgemeinschaft für Datenverarbeitung, Trattnerhof 2, 1010 Wien
Tel: +43 (1) 5330913, Fax: +43 (1) 5330913-77, E-Mail: veranstaltungen@adv.at, Web: www.adv.at
 
Bitte verwenden Sie für Ihre Anmeldung das Anmeldeformular. Anmeldeschluss ist jeweils 10 Tage vor Veranstaltungstermin. Bitte haben Sie Verständnis, dass bei Stornierung Ihrer Anmeldung nach Anmeldeschluss 50% des fälligen Teilnehmerbeitrages in Rechnung gestellt werden.