Die Sandvik Mining and Construction G.m.b.H in Zeltweg (Österreich) optimiert ihren Rechnungsverarbeitungsprozess in SAP ab sofort mit der Lösungs-Suite von ReadSoft. Der Hersteller von Maschinen für den Bergbau löst damit die bisherige sehr zeitaufwändige manuelle Erfassung der jährlich rund 40.000 Eingangsrechnungen ab. Aufgrund von besonderen Anforderungen bei der Prüfung und Buchung der Belege hat der manuelle Prozess die Rechnungsverarbeitung häufig verzögert.
Kennzeichnend für die Struktur des Sandvik-Rechnungseingangs sind Rechnungen von Lieferanten aus dem Ausland auf unterschiedlichstem Qualitätsniveau, sowie auch Bestellungen, die aufgrund der langen Projektlaufzeiten im Maschinenbau über lange Zeiträume mit Teilbeträgen beglichen werden. Ehrgeiziges Ziel des Unternehmens ist es, durch die elektronische Rechnungsverarbeitung alle Eingangsrechnungen mit Bestellbezug automatisiert buchen zu können. Um einen automatisierten Abgleich mit den ERP-Daten im SAP-System zu ermöglichen, müssen sowohl Bestellnummer als auch Rechnungsbetrag mit den Angaben aus der Bestellung übereinstimmen. Hierzu werden in Kürze die Lieferanten des Unternehmens verstärkt in den Prozess eingebunden. Werner Tiefengraber, Projektleiter der Softwareeinführung: "Nach unserer Planung wird sich die Einführung der automatisierte Rechnungsverarbeitung innerhalb von drei Jahren amortisieren."
Bei der Evaluation mehrerer Invoicing-Lösungen für SAP schnitt ReadSoft aus Sicht des Projektteams am besten ab: "Entscheidend war für uns, dass die Anwendung zur Rechnungsverarbeitung in SAP integriert ist. Die ReadSoft-Lösung war das technisch am besten ausgereifte Produkt. Wir haben andere Softwarelösungen begutachtet, bei denen zahlreiche Prozess-Schritte außerhalb von SAP in einer separaten Datenbank stattgefunden hätten. Dies wollten wir aufgrund der ohnehin schon komplexen Prozessgestaltung unbedingt vermeiden", so Tiefengraber. Ebenfalls für ReadSoft sprach, dass die Lösung bereits beim schwedischen Mutterhaus erfolgreich im Einsatz ist.
Ein weiterer Pluspunkt der ReadSoft-Lösung ist für Sandvik das SAP-Add-on für den Workflow, mit dem sich die Eingangsrechnungen zeitnah prüfen und genehmigen lassen. Die Workflow-Komponente wurde so angepasst, dass sie die besonderen Anforderungen des Unternehmens an ein mehrstufiges Genehmigungsverfahren erfüllt: Alle projektbezogenen Rechnungen werden aufgrund der Komplexität und Betragshöhen - wie auch schon Bestellungen - jeweils vom Projektleiter und dem zuständigen Einkäufer nach dem Vier-Augen-Prinzip geprüft. Überschreitet eine Rechnung zudem einen bestimmten Betrag, sind weitere Genehmigungen notwendig, bis hin zur Geschäftsführungsebene. Für genehmigungspflichtige Rechnungen ist daher keine automatisierte Zahlungsfreigabe vorgesehen.
Im Shared-Service-Center von Sandvik am Produktionsstandort Zeltweg arbeiten künftig fünf Mitarbeiter mit der Lösung, in den Workflow sind rund 50 Mitarbeiter unternehmensweit einbezogen. Die Implementierung der ReadSoft-Invoicing-Lösung inklusive der kundenspezifischen Konfiguration begann im Dezember 2009. Der Go-Live ist bereits für Anfang März 2010 eingeplant.
Die b+m surface systems GmbH ist mit mehr als 160 Mitarbeitern ein Anbieter von Lackieranlagen und automatischen Applikationssystemen, die hohe Anforderungen an die Oberflächenqualität, Oberflächengüte, Schichtdicken oder Applikationsverfahren erfüllen. Automobilhersteller, Automobilzulieferer, sowie die Nutzfahrzeuge-, Agrarmaschinen-, Schienenfahrzeug-, Luftfahrt- und Elektroindustrie sind die wichtigsten Kunden dieser Lackieranlagen und -roboter.
Microsoft Dynamics NAV und die Branchenlösung amProject für den Anlagen- und Apparatebau sind bei b+m surface systems die zentralen Software-Systeme zur Unterstützung der Mitarbeiter bei der Erledigung ihres Tagesgeschäfts. Seit Ende 2006 spielt zusätzlich die Archivierungs- und Dokumentenmanagement-Lösung EASY SOFTWARE, die in die ERP-Lösung integriert wurde, eine bedeutende Rolle: wichtige Dokumente, wie beispielsweise Einkaufs- und Verkaufsbelege, werden automatisch revisionssicher und unveränderbar langzeitarchiviert. Positiver Nebeneffekt: Die Papierberge sind kleiner geworden und die Durchlaufzeiten von Dokumenten wurde drastisch verkürzt. Dauerte eine Rechnungsfreigabe in der Vergangenheit schon mal bis zu 30 Tage, sind heute die meisten Rechnungen bereits nach 24 Stunden geprüft und freigeben.
Im Anlagenbau entstehen im Laufe eines Kundenprojektes Unmengen an Dokumenten, wie beispielsweise Angebote, Konstruktionszeichnungen, Verträge, Auftragsbestätigungen, Bestellungen Rechnungen, Lieferscheine und Protokolle, um nur einige zu nennen. In dieser Dokumentenvielfalt den Überblick zu behalten fällt schwer, insbesondere dann, wenn viele Projekte gleichzeitig bearbeitet werden und zusätzlich lange dauern. Es wachsen zwangsläufig riesige Aktenberge und es kostet viel Zeit diese strukturiert zu ordnen und darin zu suchen. Kein Wunder, dass sich Unternehmen und Projektteams dann einen zentralen Datenpool wünschen, in dem sie die gerade benötigten Dokumente schnell finden. Diesen Wunsch hatte auch b+m surface systems.
Gute Erfahrungen mit amball business-software waren ausschlaggebend
"Wir hatten in der Vergangenheit mit der Archivierungslösung eines kleineren Dokumentenmanagement-Anbieters schlechte Erfahrungen gemacht: Dessen Lösungsansätze waren nach der Insolvenz des Unternehmens wertlos für uns. Nun wollten wir eine zukunftssichere Lösung finden und schauten uns die größten Anbieter von Dokumentenmanagement- und Archivierungslösungen an." blickt der IT-Leiter Sascha Ritter auf den Auswahlprozess zurück.
"Letztlich entschieden wir uns aus vielerlei Gründen für EASY SOFTWARE und amball business-software: Wir hatten bereits gute Erfahrungen mit amball bei der Einführung und Betreuung von Microsoft Dynamics NAV und amProject gemacht. Ferner konnte amball bereits erfolgreiche Projekte mit EASY SOFTWARE nachweisen und bot uns eine fertige Schnittstelle zur Kopplung mit der ERP-Lösung an. Das Dokumenten- und Archivsystem erschien uns zudem intuitiv in der Bedienung."
Hartmann Möbelwerke, ein deutscher Massivholzmöbelhersteller hat sich für die Archivierung der Eingangs- und Ausgangsrechnungen aus SAP mit inboxx hyparchiv entschieden. bpi solutions übernimmt die Implementierung mit hochintegrierter Schnittstelle an das SAP-System.
Das 1911 gegründete Unternehmen ist Spezialist in der Umsetzung perfekter technischer Lösungen von modernem Möbeldesign, komplizierten Details und intelligenten Funktionslösungen. Unter Einhaltung der DIN 68871 fertigt Hartmann Möbelwerke außergewöhnliche Möbelprogramme aus Massivholz. Die jahrelange Erfahrung der Massivholz-Spezialisten garantiert die Fertigung hochwertiger Möbelteile. Für den immer individueller werdenden Markt setzt Hartmann auf Flexibilität. Die fachgerechte Konstruktion, die massivholzgerechte Verarbeitung aus dem System und die CAD-Planungsunterstützung gehören zum Tagesgeschäft, insbesondere um auf spezielle Kundenwünsche und Sonderanfertigungen schnell und individuell einzugehen.
Ein neuer Zeitabschnitt beginnt bei Hartmann: Das neue SAP-System löst die alte Fibu-Software ab. Das alte System genügt nicht mehr den gestiegenen Anforderungen an Funktionalität. Im Unternehmen entschied man sich daher für eine zukunftsorientierte Lösung. Mit der Implementierung des SAP-Systems wird gleichzeitig das neue Release von inboxx hyparchiv 8B für die Archivierung der Eingangs- und Ausgangsbelege aus SAP eingeführt. Hartmann Möbelwerk setzt bereits seit 2002 inboxx hyparchiv zur Beleg- und COLD-Archivierung ein.
AnyDoc Software hat, gemeinsam mit seinem Partnerunternehmen Sivis, eine Lösung für die Finanzbuchhaltung bei SAP-Spezialist SNP AG umgesetzt. Ziel des Projekts war die Zusammenführung der Finanzbuchhaltungen aller SNP-Niederlassungen in einem Shared-Service-Center. Als Experte für die automatisierte Klassifizierung und Verarbeitung von Dokumenten aller Art, bietet AnyDoc Software auch speziell auf die Buchhaltung und Rechnungsverarbeitung ausgerichtete Lösungen, wie AnyDoc INVOICE und AnyDoc REMIT sowie Integrationen mit Partnerlösungen, wie mit der Anwendung SAM Invoice von SIVIS.
Dank der exakt auf die Charakteristika von Eingangsrechnungen abgestimmten Lösung AnyDocINVOICE konnte das Shared-Service Center, inklusive SAP-Workflow, innerhalb kürzester Zeit umgesetzt werden. Insgesamt fielen nur 15 Personentage für die System-Umsetzung an. Der AnyDoc Scan-Client ist auf einem lokalen PC installiert und direkt mit dem Scanner verbunden. Die Extraktions- und Verifizierungskomponenten laufen auf einem Terminal-Server. Somit können verschiedene Anwender AnyDocINVOICE gleichzeitig nutzen. Das mandantenfähige System bezieht alle relevanten Stammdaten aus dem SAP System und beliefert einen nachgelagerten SAP Workflow (hier die Lösung SAM Invoice von SIVIS) mit den extrahierten und validierten Rechnungsdaten. Hierbei wird eine länderübergreifende Applikation für Eingangsrechungen verwendet. Eine Ausweitung auf weitere Mandanten erfolgt mit wenigen Klicks.
Die spanische Finanzbehörde hat die Invoice Management-Lösung aus der DOXiS4 iECM-Suite von SER "homologisiert". Mit der Zertifizierung können spanische Unternehmen Eingangsrechnungen vollständig elektronisch bearbeiten. Papierbelege müssen beim Einsatz homologisierter Software nicht mehr aufbewahrt werden, sondern dürfen vernichtet werden. SER zeigt damit, dass DOXiS4 auch die im spanischen Recht verankerten strengsten Vorschriften innerhalb der EU erfüllt.
Bei der Homologisierung handelt es sich um eine gesetzliche Auflage des spanischen Finanzamtes, nach der alle Software-Komponenten, die in einem Digitalisierungsprozess von Rechnungen eingesetzt werden, nach bestimmten Vorgaben zertifiziert sein müssen. Nur dann ist der Kunde rechtlich in der Lage, seine Papierrechnungen nicht weiter aufbewahren zu müssen, sprich: er kann sie vernichten. Software-Hersteller, die ihre Produkte zertifizieren lassen möchten, müssen sich nach Antragstellung einem langwierigen Anerkennungsprozess durch unabhängige Gutachter unterziehen. Mit einer umfangreichen technischen Dokumentation muss vor allem nachgewiesen werden, dass der Scanprozess in sich derart geschlossen ist, dass eine Manipulation der Dokumentendaten ausgeschlossen werden kann und dass die digitalisierten Dokumente revisionssicher im angeschlossenen Repository aufbewahrt werden können. Dafür wird nicht nur jedes Dokument während des Digitalisierungsprozesses elektronisch überwacht und im Stapel signiert, sondern auch die Datenbank in einem weiteren Schritt geprüft und mit einer digitalen Unterschrift versehen.
Nach anfänglichem Zögern setzen deutsche Unternehmen immer stärker auf elektronische Rechnungen, so lautet die Zwischenbilanz der gemeinsamen Forschungsarbeit von sgh Service AG, einem Full-Service-Dienstleister für Outsourcing im Rechnungswesen in Deutschland, und dem Institut für Wirtschaftsinformatik an der Leibniz Universität Hannover. Manuelle Rechnungserfassung und Inhouse-Scanning wurden demnach von einem Großteil der befragten 205 Unternehmen als Kostentreiber identifiziert, Shared Service Center sind dagegen beliebt aber noch nicht vollständig optimiert.
Internationales Projekt zur automatisierten Erfassung von Fax- und E-Mail-Aufträgen erfolgreich abgeschlossen
Das Fax als Kommunikationsmedium spielt im Geschäftsalltag nach wie vor eine bedeutende Rolle. Trotz automatisierter Verfahren wie EDI erhalten viele Unternehmen beispielsweise Bestellungen immer noch als Faxe: Die Konsequenzen dieses Prozesses liegen in einem hohen Aufwand bei der manuellen Erfassung und einer erhöhten Fehlerrate, die zu kostspieligen Falschlieferungen führen kann.
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