Die Stadt Erlangen hat sich für die Archiv-, Dokumentenmanagement- und Workflowlösung OS|ECM von OPTIMAL SYSTEMS entschieden. OS|ECM wird zunächst in den Fachbereichen Archiv, Umweltamt, Organisation sowie im eGovernment-Center eingeführt. Langfristig sieht die weitere Zusammenarbeit einen stetigen Ausbau von OS|ECM als führendes Dokumentenmanagementsystem in der gesamten Stadtverwaltung vor.

In einem dreitätigen Testszenario wurde von den ausgewählten Anbietern der Echtbetrieb eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) mit Schwerpunkt allgemeine Schriftgutablage gefordert. Ebenso beinhaltete der Anforderungskatalog diverse Workflow-Funktionalitäten. Bewertet wurden die Teststellungen nach einem detailliert ausgearbeitetem Punktesystem: „Dank unserer langjährigen Praxis-Erfahrungen mit anderen DMS-Produkten in unserer Stadtverwaltung war es für uns von größter Wichtigkeit, alle DMS-Anbieter und deren Lösungen anhand strenger Anforderungskriterien auf Herz und Nieren zu prüfen. Hierbei überzeugte uns am meisten das Gesamtkonzept der OPTIMAL SYSTEMS Vertriebsgesellschaft mbH Hannover mit ihrer leistungsstarken und flexiblen Softwaresuite“, so Herr Dr. Greska, Projektleiter DMS des eGovernment-Centers der Stadt Erlangen. Insbesondere die Benutzerfreundlichkeit von OS|ECM war unübertroffen und spielte laut Herrn Dr. Greska bei der Entscheidung für OPTIMAL SYSTEMS eine wesentliche Rolle.

Neben dem hausweiten Ausbau von OS|ECM in der Stadtverwaltung forciert die Stadt Erlangen weitere gemeinsame Projekte wie die Teilnahme am De-Mail Behördenpilot und die Umsetzung eines EA-Fachverfahrens im Rahmen der EU-Dienstleistungsrichtlinie mit OPTIMAL SYSTEMS Hannover.