Die spanische Finanzbehörde hat die Invoice Management-Lösung aus der DOXiS4 iECM-Suite von SER "homologisiert". Mit der Zertifizierung können spanische Unternehmen Eingangsrechnungen vollständig elektronisch bearbeiten. Papierbelege müssen beim Einsatz homologisierter Software nicht mehr aufbewahrt werden, sondern dürfen vernichtet werden. SER zeigt damit, dass DOXiS4 auch die im spanischen Recht verankerten strengsten Vorschriften innerhalb der EU erfüllt.
Bei der Homologisierung handelt es sich um eine gesetzliche Auflage des spanischen Finanzamtes, nach der alle Software-Komponenten, die in einem Digitalisierungsprozess von Rechnungen eingesetzt werden, nach bestimmten Vorgaben zertifiziert sein müssen. Nur dann ist der Kunde rechtlich in der Lage, seine Papierrechnungen nicht weiter aufbewahren zu müssen, sprich: er kann sie vernichten. Software-Hersteller, die ihre Produkte zertifizieren lassen möchten, müssen sich nach Antragstellung einem langwierigen Anerkennungsprozess durch unabhängige Gutachter unterziehen. Mit einer umfangreichen technischen Dokumentation muss vor allem nachgewiesen werden, dass der Scanprozess in sich derart geschlossen ist, dass eine Manipulation der Dokumentendaten ausgeschlossen werden kann und dass die digitalisierten Dokumente revisionssicher im angeschlossenen Repository aufbewahrt werden können. Dafür wird nicht nur jedes Dokument während des Digitalisierungsprozesses elektronisch überwacht und im Stapel signiert, sondern auch die Datenbank in einem weiteren Schritt geprüft und mit einer digitalen Unterschrift versehen.
Die Plein Elektro-Großhandel GmbH & Co. KG hat mit Unterstützung des Dokumenten-Spezialisten Behrens & Schuleit die Dokumentenmanagement-Lösung (DMS) DocuWare eingeführt. Das Düsseldorfer Systemhaus vertreibt seit vielen Jahren erfolgreich das modulare DM-System und sorgt für umfassende Projektbetreuung bei der Einführung und kontinuierlichen Pflege. Davon profitiert auch Plein Elektro: Der Großhändler konnte durch die Digitalisierung von Lieferscheinen und anderen, handschriftlich ergänzten oder unterzeichneten Dokumenten nicht nur eine Kostensenkung, sondern auch erhöhte Reaktionsgeschwindigkeiten seiner Mitarbeiter und dadurch einen verbesserten Kundenservice erzielen.
Die Plein Elektro-Großhandel GmbH & Co. KG mit Sitz in Düsseldorf ist seit zwei Generationen ein kompetenter Partner für Handwerk, Baugewerbe und Unternehmen der Region und vermarktet elektrotechnische Erzeugnisse. Zur Firmenphilosophie der Kunden- und Partnerbindung durch Leistung, Service und Fairness gehört auch eine schnelle und effiziente Sachbearbeitung. Darum hat sich das Unternehmen für die Einführung einer Dokumentenmanagement-Lösung entschieden. Nach umfassenden Marktsondierungen fiel die Wahl auf drei Bausteine der DocuWare-Produktfamilie. Mit der Umsetzung des Projekts wurde der Dokumentenspezialist Behrens & Schuleit beauftragt.
Dazu Philipp Klein, IT- und Organisations-Verantwortlicher bei dem Elektro-Großhändler: "Für uns war es ein wichtiger Punkt in der Entscheidungsfindung, dass der Partner uns hervorragend beraten und mit Dokumentenmanagement schon seit über 75 Jahren Erfahrung hat. Dies belegt auch die entsprechend umfassende Referenzliste von Behrens & Schuleit."
AnyDoc Software, Experte für automatisierte Klassifizierung und Verarbeitung von Dokumenten aller Art, gewinnt mit der Ostschweizer Privatklinik Stephanshorn einen weiteren Kunden für seine Branchenlösung AnyDoc Patient Records. Dank der Software zum automatischen Erfassen und Klassifizieren von Patientenakten, spart das Krankenhaus in Zukunft nicht nur Zeit, Geld und Platz, sondern entlastet zusätzlich seine Mitarbeiter und verbessert den Service für seine Patienten sowie die Dokumentensicherheit.
Das Klinikum der Ludwig-Maximilians-Universität München (LMU) setzt zukünftig auf die Software-Lösungen des rheinland-pfälzischen ECM-Spezialisten SER. Eine abteilungsübergreifende Fachgruppe aus IT, Einkauf, Finanzbuchhaltung und Medizin hat sich nach umfangreicher Marktevaluierung für die Einführung des DOXiS4 Archivs, DMS und Workflows entschieden. Die SER-Produkte lösen ein Altarchiv ab und werden ihren Einsatz in allen Abteilungen und Stabstellen der Kaufmännischen Direktion sowie im Qualitätsmanagement finden.
Mit einem grafischen Werkzeug für die Enterprise Capture-Lösung Captiva InputAccel will EMC Kunden helfen, die Gestaltung und Konfiguration von Dokumentenerfassungsprozessen vereinfachen. Dadurch sollen Unternehmen Kosten einsparen und Prozesse per Drag-and-Drop definieren können.
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