Die b+m surface systems GmbH ist mit mehr als 160 Mitarbeitern ein Anbieter von Lackieranlagen und automatischen Applikationssystemen, die hohe Anforderungen an die Oberflächenqualität, Oberflächengüte, Schichtdicken oder Applikationsverfahren erfüllen. Automobilhersteller, Automobilzulieferer, sowie die Nutzfahrzeuge-, Agrarmaschinen-, Schienenfahrzeug-, Luftfahrt- und Elektroindustrie sind die wichtigsten Kunden dieser Lackieranlagen und -roboter.
Microsoft Dynamics NAV und die Branchenlösung amProject für den Anlagen- und Apparatebau sind bei b+m surface systems die zentralen Software-Systeme zur Unterstützung der Mitarbeiter bei der Erledigung ihres Tagesgeschäfts. Seit Ende 2006 spielt zusätzlich die Archivierungs- und Dokumentenmanagement-Lösung EASY SOFTWARE, die in die ERP-Lösung integriert wurde, eine bedeutende Rolle: wichtige Dokumente, wie beispielsweise Einkaufs- und Verkaufsbelege, werden automatisch revisionssicher und unveränderbar langzeitarchiviert. Positiver Nebeneffekt: Die Papierberge sind kleiner geworden und die Durchlaufzeiten von Dokumenten wurde drastisch verkürzt. Dauerte eine Rechnungsfreigabe in der Vergangenheit schon mal bis zu 30 Tage, sind heute die meisten Rechnungen bereits nach 24 Stunden geprüft und freigeben.
Im Anlagenbau entstehen im Laufe eines Kundenprojektes Unmengen an Dokumenten, wie beispielsweise Angebote, Konstruktionszeichnungen, Verträge, Auftragsbestätigungen, Bestellungen Rechnungen, Lieferscheine und Protokolle, um nur einige zu nennen. In dieser Dokumentenvielfalt den Überblick zu behalten fällt schwer, insbesondere dann, wenn viele Projekte gleichzeitig bearbeitet werden und zusätzlich lange dauern. Es wachsen zwangsläufig riesige Aktenberge und es kostet viel Zeit diese strukturiert zu ordnen und darin zu suchen. Kein Wunder, dass sich Unternehmen und Projektteams dann einen zentralen Datenpool wünschen, in dem sie die gerade benötigten Dokumente schnell finden. Diesen Wunsch hatte auch b+m surface systems.
Die b+m surface systems GmbH ist mit mehr als 160 Mitarbeitern ein Anbieter von Lackieranlagen und automatischen Applikationssystemen, die hohe Anforderungen an die Oberflächenqualität, Oberflächengüte, Schichtdicken oder Applikationsverfahren erfüllen. Automobilhersteller, Automobilzulieferer, sowie die Nutzfahrzeuge-, Agrarmaschinen-, Schienenfahrzeug-, Luftfahrt- und Elektroindustrie sind die wichtigsten Kunden dieser Lackieranlagen und -roboter.
Microsoft Dynamics NAV und die Branchenlösung amProject für den Anlagen- und Apparatebau sind bei b+m surface systems die zentralen Software-Systeme zur Unterstützung der Mitarbeiter bei der Erledigung ihres Tagesgeschäfts. Seit Ende 2006 spielt zusätzlich die Archivierungs- und Dokumentenmanagement-Lösung EASY SOFTWARE, die in die ERP-Lösung integriert wurde, eine bedeutende Rolle: wichtige Dokumente, wie beispielsweise Einkaufs- und Verkaufsbelege, werden automatisch revisionssicher und unveränderbar langzeitarchiviert. Positiver Nebeneffekt: Die Papierberge sind kleiner geworden und die Durchlaufzeiten von Dokumenten wurde drastisch verkürzt. Dauerte eine Rechnungsfreigabe in der Vergangenheit schon mal bis zu 30 Tage, sind heute die meisten Rechnungen bereits nach 24 Stunden geprüft und freigeben.
Im Anlagenbau entstehen im Laufe eines Kundenprojektes Unmengen an Dokumenten, wie beispielsweise Angebote, Konstruktionszeichnungen, Verträge, Auftragsbestätigungen, Bestellungen Rechnungen, Lieferscheine und Protokolle, um nur einige zu nennen. In dieser Dokumentenvielfalt den Überblick zu behalten fällt schwer, insbesondere dann, wenn viele Projekte gleichzeitig bearbeitet werden und zusätzlich lange dauern. Es wachsen zwangsläufig riesige Aktenberge und es kostet viel Zeit diese strukturiert zu ordnen und darin zu suchen. Kein Wunder, dass sich Unternehmen und Projektteams dann einen zentralen Datenpool wünschen, in dem sie die gerade benötigten Dokumente schnell finden. Diesen Wunsch hatte auch b+m surface systems.
Gute Erfahrungen mit amball business-software waren ausschlaggebend
"Wir hatten in der Vergangenheit mit der Archivierungslösung eines kleineren Dokumentenmanagement-Anbieters schlechte Erfahrungen gemacht: Dessen Lösungsansätze waren nach der Insolvenz des Unternehmens wertlos für uns. Nun wollten wir eine zukunftssichere Lösung finden und schauten uns die größten Anbieter von Dokumentenmanagement- und Archivierungslösungen an." blickt der IT-Leiter Sascha Ritter auf den Auswahlprozess zurück.
"Letztlich entschieden wir uns aus vielerlei Gründen für EASY SOFTWARE und amball business-software: Wir hatten bereits gute Erfahrungen mit amball bei der Einführung und Betreuung von Microsoft Dynamics NAV und amProject gemacht. Ferner konnte amball bereits erfolgreiche Projekte mit EASY SOFTWARE nachweisen und bot uns eine fertige Schnittstelle zur Kopplung mit der ERP-Lösung an. Das Dokumenten- und Archivsystem erschien uns zudem intuitiv in der Bedienung."
Hartmann Möbelwerke, ein deutscher Massivholzmöbelhersteller hat sich für die Archivierung der Eingangs- und Ausgangsrechnungen aus SAP mit inboxx hyparchiv entschieden. bpi solutions übernimmt die Implementierung mit hochintegrierter Schnittstelle an das SAP-System.
Das 1911 gegründete Unternehmen ist Spezialist in der Umsetzung perfekter technischer Lösungen von modernem Möbeldesign, komplizierten Details und intelligenten Funktionslösungen. Unter Einhaltung der DIN 68871 fertigt Hartmann Möbelwerke außergewöhnliche Möbelprogramme aus Massivholz. Die jahrelange Erfahrung der Massivholz-Spezialisten garantiert die Fertigung hochwertiger Möbelteile. Für den immer individueller werdenden Markt setzt Hartmann auf Flexibilität. Die fachgerechte Konstruktion, die massivholzgerechte Verarbeitung aus dem System und die CAD-Planungsunterstützung gehören zum Tagesgeschäft, insbesondere um auf spezielle Kundenwünsche und Sonderanfertigungen schnell und individuell einzugehen.
Ein neuer Zeitabschnitt beginnt bei Hartmann: Das neue SAP-System löst die alte Fibu-Software ab. Das alte System genügt nicht mehr den gestiegenen Anforderungen an Funktionalität. Im Unternehmen entschied man sich daher für eine zukunftsorientierte Lösung. Mit der Implementierung des SAP-Systems wird gleichzeitig das neue Release von inboxx hyparchiv 8B für die Archivierung der Eingangs- und Ausgangsbelege aus SAP eingeführt. Hartmann Möbelwerk setzt bereits seit 2002 inboxx hyparchiv zur Beleg- und COLD-Archivierung ein.
Die Stadt Erlangen hat sich für die Archiv-, Dokumentenmanagement- und Workflowlösung OS|ECM von OPTIMAL SYSTEMS entschieden. OS|ECM wird zunächst in den Fachbereichen Archiv, Umweltamt, Organisation sowie im eGovernment-Center eingeführt. Langfristig sieht die weitere Zusammenarbeit einen stetigen Ausbau von OS|ECM als führendes Dokumentenmanagementsystem in der gesamten Stadtverwaltung vor.
In einem dreitätigen Testszenario wurde von den ausgewählten Anbietern der Echtbetrieb eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) mit Schwerpunkt allgemeine Schriftgutablage gefordert. Ebenso beinhaltete der Anforderungskatalog diverse Workflow-Funktionalitäten. Bewertet wurden die Teststellungen nach einem detailliert ausgearbeitetem Punktesystem: „Dank unserer langjährigen Praxis-Erfahrungen mit anderen DMS-Produkten in unserer Stadtverwaltung war es für uns von größter Wichtigkeit, alle DMS-Anbieter und deren Lösungen anhand strenger Anforderungskriterien auf Herz und Nieren zu prüfen. Hierbei überzeugte uns am meisten das Gesamtkonzept der OPTIMAL SYSTEMS Vertriebsgesellschaft mbH Hannover mit ihrer leistungsstarken und flexiblen Softwaresuite“, so Herr Dr. Greska, Projektleiter DMS des eGovernment-Centers der Stadt Erlangen. Insbesondere die Benutzerfreundlichkeit von OS|ECM war unübertroffen und spielte laut Herrn Dr. Greska bei der Entscheidung für OPTIMAL SYSTEMS eine wesentliche Rolle.
Neben dem hausweiten Ausbau von OS|ECM in der Stadtverwaltung forciert die Stadt Erlangen weitere gemeinsame Projekte wie die Teilnahme am De-Mail Behördenpilot und die Umsetzung eines EA-Fachverfahrens im Rahmen der EU-Dienstleistungsrichtlinie mit OPTIMAL SYSTEMS Hannover.
Cincinnati Extrusion, ein Anbieter von Extrusionsanlagen und -systemen, baut seine IT-Infrastruktur zur unternehmensweiten Informationsplattform um. Eine technische Basis für die weltweite Kommunikation ist inboxx hyparchiv. Mit der Realisierung wurde bpi solutions, langjähriger BPM- und DMS Spezialist, aus Bielefeld beauftragt. Cincinnati Extrusion plant mittelfristig auch weitere internationale Standorte in China und USA zu integrieren.
Cincinnati Extrusion GmbH ist ein Anbieter von Extrusionsanlagen und -systemen für die Produktion von Kunststoffrohren, Profilen, Platten, Granulaten und Holz-Kunststoff-Verbundstoffen. Am Hauptstandort in Wien werden rund 400 Personen beschäftigt, um die weltweite Nähe zum Kunden sicherzustellen, bestehen darüber hinaus Niederlassungen in den USA, China und Japan sowie Repräsentanzen in Russland und Indien. Ausgehend von Produktions- und Entwicklungsstandort Wien bietet Cincinnati Extrusion seinen Kunden weltweit ein breites Produktspektrum an Kunststoff-Extrudern, Extrusionswerkzeugen und Extrusionsequipment, der Exportanteil beträgt mehr als 95%. Cincinnati Extrusion und die Battenfeld Extrusionsgruppe, seit Anfang 2007 beide Teil des Beteiligungsportfolios des Finanzinvestors Triton, stehen unter gemeinsamer Führung.
bpi solutions hat mit der erfolgreichen Einführung einer elektronischen Dokumentenverwaltung seine Kompetenz und Erfahrung bereits beim Schwesterunternehmen der Battenfeld Extrusionsgruppe unter Beweis gestellt. Bereits seit 1996 setzt das Unternehmen inboxx hyparchiv für alle Abteilungen ein. Im Zuge der Neuausrichtung werden Unternehmensbereiche wie strategischer Einkauf, Produktion, Logistik und die kaufmännischen Aufgaben für beide Unternehmensgruppen zusammengefasst.
Der Fokus liegt hier auf der drastischen Reduzierung der Durchlaufzeiten. Ein wichtiges Werkzeug bei der Umsetzung dieser Maßnahmen ist inboxx hyparchiv, das in Bad Oeynhausen und Wien eingesetzt wird.
Cincinnati Extrusion setzt auf bpi solutions und inboxx hyparchiv. Ein wesentlicher Vorteil der neuen Lösung sind die Produktivitätsgewinne im Tagesablauf, die sich ebenfalls positiv auf die Beantwortung von Kundenanfragen sowie die Reduzierung der Lieferzeiten auswirkt. Zunächst wird inboxx hyparchiv für die sichere Langzeitarchivierung des SAP-Systems und E-Mail-Postfächer eingesetzt. Im nächsten Schritt folgt das Zeichnungsarchiv und Plot-Management für die weltweite Verteilung der Zeichnungen und Lichtpausen. Ziel ist über inboxx hyparchiv an allen Standorten die komplette Auftragsabwicklung vom Angebot bis zur Auslieferung auszuführen und inboxx hyparchiv als unternehmensweite Informations- und Kommunikationsplattform zu entwickeln.
Die LSTi Group, Technologieanbieter im Life Science Bereich, nutzt mit der DocuPortal ECM Suite von DocuPortal eine effiziente Content- und Dokumentenverwaltung. Unternehmenskritische Unterlagen und sensible Informationen stehen aktuell rund 20 Mitarbeitern in einer intuitiv bedienbaren Umgebung jederzeit sicher zur Verfügung. Die einfache Anwendung der Lösung als Grundlage für hohe Akzeptanz und kurze Einführungszeiten war eines der ausschlaggebenden Kriterien für LSTi zur Entscheidung zugunsten der Lösung von DocuPortal. Zusätzlich spielten die klare, einheitliche Ablagestruktur, der webbasierte Aufbau sowie das attraktive Preis-Leistungsverhältnis der ECM-Suite eine wichtige Rolle.
Die LSTi Group ist Anbieter kompletter Systemlösungen sowie von Einzelprodukten für die Bereiche Pharma- und Biotechnologie, Medizin- und Labortechnik, Lebensmittelindustrie, sowie Mikroelektronik, Mikrosystemtechnik, Photovoltaik und Optik. Als Backoffice fungiert die SBS Büroservice, die als reiner Dienstleister zu den Gründungsunternehmen gehört und von Anfang an die anderen Unternehmen der Gruppe mit IT- und Bürodienstleistungen versorgte. So wurde bereits im Gründungsjahr 2005 die Entscheidung getroffen, mit einem Enterprise Content Management-System (ECM) für effiziente Abläufe zu sorgen.
Die Rotamill Anlagen- und Ventilatorenbau GmbH aus Siegen hat sich für den Service docuproof der gds AG entschieden. Hierbei handelt es sich um eine Dokumentenanalyse, die beispielhafte Technische Dokumentationen von Unternehmen prüft. Das Ergebnis wird anschließend in einer Expertise zusammengefasst an den Kunden übergeben. Ist ein Beispiel-Dokument an irgendeiner Stelle nicht einwandfrei, so finden sich diese Mängel in der Regel durchgängig in den produktbegleitenden Unterlagen der Firma wieder. Die auf Basis von docuproof erstellte Expertise dient dann als Grundlage für eine Überarbeitung sämtlicher Dokumentationen in der Technischen Redaktion.
Die neue Maschinenrichtlinie 2006/42/EG betrifft Technische Redakteure gleich mehrfach: Zum einen erstellen sie in ihren Unternehmen die Betriebsanleitung zu den eigenen Produkten, zum anderen sind sie in der Regel auch mit der Zusammenstellung und Verwaltung von externen Dokumenten befasst. Selbst wenn diese nicht zur Betriebsanleitung gehören, werden sie häufig für die CE-Kennzeichnung benötigt. Noch komplexer sind diese Aufgaben im Anlagenbau, denn dort sind in größerem Umfang Dokumente von Zulieferern relevant und einzubinden. Um beurteilen zu können, inwieweit die vielfältigen Anforderungen erfüllt werden, setzt Rotamill auf den Service docuproof der gds AG.
Rotamill ist ein auf Abluftreinigungssysteme, Industrieventilatoren, Schwefelmahlanlagen sowie verfahrenstechnischen Anlagenbau spezialisiertes Fachunternehmen. "Die Unterlagen, die zum docuproof geschickt wurden, entsprachen schon überwiegend den aktuellsten Anforderungen", erklärt gds-Experte Olaf Dömer, der im Fachbereich docuconsult an der Dokumentenanalyse mitarbeitet.
Die Plein Elektro-Großhandel GmbH & Co. KG hat mit Unterstützung des Dokumenten-Spezialisten Behrens & Schuleit die Dokumentenmanagement-Lösung (DMS) DocuWare eingeführt. Das Düsseldorfer Systemhaus vertreibt seit vielen Jahren erfolgreich das modulare DM-System und sorgt für umfassende Projektbetreuung bei der Einführung und kontinuierlichen Pflege. Davon profitiert auch Plein Elektro: Der Großhändler konnte durch die Digitalisierung von Lieferscheinen und anderen, handschriftlich ergänzten oder unterzeichneten Dokumenten nicht nur eine Kostensenkung, sondern auch erhöhte Reaktionsgeschwindigkeiten seiner Mitarbeiter und dadurch einen verbesserten Kundenservice erzielen.
Die Plein Elektro-Großhandel GmbH & Co. KG mit Sitz in Düsseldorf ist seit zwei Generationen ein kompetenter Partner für Handwerk, Baugewerbe und Unternehmen der Region und vermarktet elektrotechnische Erzeugnisse. Zur Firmenphilosophie der Kunden- und Partnerbindung durch Leistung, Service und Fairness gehört auch eine schnelle und effiziente Sachbearbeitung. Darum hat sich das Unternehmen für die Einführung einer Dokumentenmanagement-Lösung entschieden. Nach umfassenden Marktsondierungen fiel die Wahl auf drei Bausteine der DocuWare-Produktfamilie. Mit der Umsetzung des Projekts wurde der Dokumentenspezialist Behrens & Schuleit beauftragt.
Dazu Philipp Klein, IT- und Organisations-Verantwortlicher bei dem Elektro-Großhändler: "Für uns war es ein wichtiger Punkt in der Entscheidungsfindung, dass der Partner uns hervorragend beraten und mit Dokumentenmanagement schon seit über 75 Jahren Erfahrung hat. Dies belegt auch die entsprechend umfassende Referenzliste von Behrens & Schuleit."
Die Activ Marine GmbH, Partner für Werften und Anlagenbauunternehmen im Bereich Schiffs- und Industrieisolierungen, verwaltet ihre sämtlichen unternehmens- und projektkritischen Informationen und Dokumente ab sofort mit der DocuPortal ECM-Suite des gleichnamigen Anbieters. Entscheidungsrelevant waren für das dezentral organisierte Unternehmen hierbei insbesondere die Möglichkeit der Mehrfachverknüpfung von Dokumenten sowie die browserbasierte Bedienung der Software.
Das Klinikum der Ludwig-Maximilians-Universität München (LMU) setzt zukünftig auf die Software-Lösungen des rheinland-pfälzischen ECM-Spezialisten SER. Eine abteilungsübergreifende Fachgruppe aus IT, Einkauf, Finanzbuchhaltung und Medizin hat sich nach umfangreicher Marktevaluierung für die Einführung des DOXiS4 Archivs, DMS und Workflows entschieden. Die SER-Produkte lösen ein Altarchiv ab und werden ihren Einsatz in allen Abteilungen und Stabstellen der Kaufmännischen Direktion sowie im Qualitätsmanagement finden.
