Top Image Systems Ltd., der führende Anbieter von Datenerfassungslösungen, hat sich gemeinsam mit Braintribe Technologies beim Auswahlverfahren der Scanpoint, einer Tochter der Österreichischen Post AG, durchgesetzt. Die beiden Partnerunternehmen konnten mit ihrer neuen Mailroom-Lösung "First Enterprise Mailroom" durch hervorragende Erkennungsraten, perfektes Monitoring, Skalierbarkeit und Mandantenfähigkeit punkten. Die Plattform kombiniert leistungsfähige Klassifizierungstechnologien mit einer besonders flexiblen ECM-Lösung, wodurch neue Möglichkeiten der intelligenten Dokumenterfassung erschlossen werden. Scanpoint plant, Millionen von Dokumenten pro Jahr mittels "First Enterprise Mailroom" zu verarbeiten.
"First Enterprise Mailroom überzeugte uns durch hervorragende Erkennungsraten und die Durchgängigkeit der gesamten Lösung", erklärt Ewald Baumann, Geschäftsführer von Scanpoint. "Hinzu kamen ergänzende Funktionalitäten, die den reibungslosen Betrieb sicherstellen, die einfache Skalierbarkeit und ein attraktives Preis-Leistungsverhältnis - so waren unsere Anforderungen umfassend erfüllt."
Die Sandvik Mining and Construction G.m.b.H in Zeltweg (Österreich) optimiert ihren Rechnungsverarbeitungsprozess in SAP ab sofort mit der Lösungs-Suite von ReadSoft. Der Hersteller von Maschinen für den Bergbau löst damit die bisherige sehr zeitaufwändige manuelle Erfassung der jährlich rund 40.000 Eingangsrechnungen ab. Aufgrund von besonderen Anforderungen bei der Prüfung und Buchung der Belege hat der manuelle Prozess die Rechnungsverarbeitung häufig verzögert.
Kennzeichnend für die Struktur des Sandvik-Rechnungseingangs sind Rechnungen von Lieferanten aus dem Ausland auf unterschiedlichstem Qualitätsniveau, sowie auch Bestellungen, die aufgrund der langen Projektlaufzeiten im Maschinenbau über lange Zeiträume mit Teilbeträgen beglichen werden. Ehrgeiziges Ziel des Unternehmens ist es, durch die elektronische Rechnungsverarbeitung alle Eingangsrechnungen mit Bestellbezug automatisiert buchen zu können. Um einen automatisierten Abgleich mit den ERP-Daten im SAP-System zu ermöglichen, müssen sowohl Bestellnummer als auch Rechnungsbetrag mit den Angaben aus der Bestellung übereinstimmen. Hierzu werden in Kürze die Lieferanten des Unternehmens verstärkt in den Prozess eingebunden. Werner Tiefengraber, Projektleiter der Softwareeinführung: "Nach unserer Planung wird sich die Einführung der automatisierte Rechnungsverarbeitung innerhalb von drei Jahren amortisieren."
Bei der Evaluation mehrerer Invoicing-Lösungen für SAP schnitt ReadSoft aus Sicht des Projektteams am besten ab: "Entscheidend war für uns, dass die Anwendung zur Rechnungsverarbeitung in SAP integriert ist. Die ReadSoft-Lösung war das technisch am besten ausgereifte Produkt. Wir haben andere Softwarelösungen begutachtet, bei denen zahlreiche Prozess-Schritte außerhalb von SAP in einer separaten Datenbank stattgefunden hätten. Dies wollten wir aufgrund der ohnehin schon komplexen Prozessgestaltung unbedingt vermeiden", so Tiefengraber. Ebenfalls für ReadSoft sprach, dass die Lösung bereits beim schwedischen Mutterhaus erfolgreich im Einsatz ist.
Ein weiterer Pluspunkt der ReadSoft-Lösung ist für Sandvik das SAP-Add-on für den Workflow, mit dem sich die Eingangsrechnungen zeitnah prüfen und genehmigen lassen. Die Workflow-Komponente wurde so angepasst, dass sie die besonderen Anforderungen des Unternehmens an ein mehrstufiges Genehmigungsverfahren erfüllt: Alle projektbezogenen Rechnungen werden aufgrund der Komplexität und Betragshöhen - wie auch schon Bestellungen - jeweils vom Projektleiter und dem zuständigen Einkäufer nach dem Vier-Augen-Prinzip geprüft. Überschreitet eine Rechnung zudem einen bestimmten Betrag, sind weitere Genehmigungen notwendig, bis hin zur Geschäftsführungsebene. Für genehmigungspflichtige Rechnungen ist daher keine automatisierte Zahlungsfreigabe vorgesehen.
Im Shared-Service-Center von Sandvik am Produktionsstandort Zeltweg arbeiten künftig fünf Mitarbeiter mit der Lösung, in den Workflow sind rund 50 Mitarbeiter unternehmensweit einbezogen. Die Implementierung der ReadSoft-Invoicing-Lösung inklusive der kundenspezifischen Konfiguration begann im Dezember 2009. Der Go-Live ist bereits für Anfang März 2010 eingeplant.
Jährlich bis zu 60 Millionen Seiten werden zukünftig mit der Lösung von Top Image Systems verarbeitet
Top Image Systems Ltd., ein Anbieter von Datenerfassungslösungen, hat mit der Generali Gruppe Österreich erneut einen namhaften Kunden gewonnen. Bei dem drittgrößten Versicherungskonzern Österreichs fallen jährlich bis zu 60 Millionen Seiten Posteingang an, die zukünftig mit der eFLOW Mailroom-Lösung von TIS verarbeitet werden. Die eFLOW Plattform löst das bisherige System bei der Generali ab. Ausschlaggebend waren die umfangreiche Funktionalität sowie die Flexibilität der Software, das einfache Customizing und die Skalierbarkeit, mit der sich sämtliche Kundenwünsche der Generali realisieren lassen. Punkten konnte TIS außerdem durch zahlreiche Referenzen bei Großunternehmen.
Die Generali Gruppe Österreich verfügt mit ihrer verteilten Struktur und zahlreichen Unternehmen über ein umfangreiches Posteingangsvolumen. Für die Automatisierung sämtlicher Posteingangsprozesse suchte der Konzern nach einem den aktuellen Anforderungen entsprechenden System und entschied sich schließlich für die eFLOW-Plattform von TIS. Damit konnte sich der Spezialist für automatisierte Dokumentverarbeitung gegen eine umfangreiche und starke Konkurrenz erfolgreich durchsetzen.
Dimiter Kurtev, Gruppenleiter Dokumentenmanagement bei der Generali VIS Informatik GmbH, erklärt: "Die Generali hat mit Top Image System einen Partner gewählt, der uns in unserer Strategie, die Servicequalität und -geschwindigkeit unseren Kunden und Partnern gegenüber kontinuierlich zu verbessern, perfekt unterstützt. Die Plattform eFlow ist ein elementares Werkzeug zur Steigerung der Effizienz und Effektivität unserer Geschäftsprozesse in den nächsten Jahren."
Michael Schrader, Managing Director EMEA von Top Image Systems, ergänzt: "Wir freuen uns, mit dem Auftrag der Generali erneut - nach der Schweizer Post und der Österreichischen Post - ein Großprojekt gewonnen zu haben."
Die AAM Umfrage 2009/2010 ist abgeschlossen und die Ergebnisse sind wirklich erstaunlich. Einerseits ist der österreichische Archivierungsmarkt so aktiv wie noch nie zuvor. Viele Unternehmen setzen bereits ein elektronisches Archivierungssystem ein oder planen ein solches in nächster Zeit einzuführen. Und andererseits sind die Herausforderungen, in organisatorischer wie technischer Ausprägung, sehr vielfältig. Gerade der richtige Umgang mit Papierdokumenten und die Nutzung von Workflow-Management-Methoden ist für viele Unternehmen ein kritischer Erfolgsfaktor.
Mehr Informationen zur AAM Umfrage 2009/2010 erhält man am AAM Webportal www.austrian-archiving-model.at. Die Umfrageergebnisse sowie das vollständige Video der Ergebnispräsentation stehen registrierten Benutzern des Webportals kostenlos zur Verfügung.
Die b+m surface systems GmbH ist mit mehr als 160 Mitarbeitern ein Anbieter von Lackieranlagen und automatischen Applikationssystemen, die hohe Anforderungen an die Oberflächenqualität, Oberflächengüte, Schichtdicken oder Applikationsverfahren erfüllen. Automobilhersteller, Automobilzulieferer, sowie die Nutzfahrzeuge-, Agrarmaschinen-, Schienenfahrzeug-, Luftfahrt- und Elektroindustrie sind die wichtigsten Kunden dieser Lackieranlagen und -roboter.
Microsoft Dynamics NAV und die Branchenlösung amProject für den Anlagen- und Apparatebau sind bei b+m surface systems die zentralen Software-Systeme zur Unterstützung der Mitarbeiter bei der Erledigung ihres Tagesgeschäfts. Seit Ende 2006 spielt zusätzlich die Archivierungs- und Dokumentenmanagement-Lösung EASY SOFTWARE, die in die ERP-Lösung integriert wurde, eine bedeutende Rolle: wichtige Dokumente, wie beispielsweise Einkaufs- und Verkaufsbelege, werden automatisch revisionssicher und unveränderbar langzeitarchiviert. Positiver Nebeneffekt: Die Papierberge sind kleiner geworden und die Durchlaufzeiten von Dokumenten wurde drastisch verkürzt. Dauerte eine Rechnungsfreigabe in der Vergangenheit schon mal bis zu 30 Tage, sind heute die meisten Rechnungen bereits nach 24 Stunden geprüft und freigeben.
Im Anlagenbau entstehen im Laufe eines Kundenprojektes Unmengen an Dokumenten, wie beispielsweise Angebote, Konstruktionszeichnungen, Verträge, Auftragsbestätigungen, Bestellungen Rechnungen, Lieferscheine und Protokolle, um nur einige zu nennen. In dieser Dokumentenvielfalt den Überblick zu behalten fällt schwer, insbesondere dann, wenn viele Projekte gleichzeitig bearbeitet werden und zusätzlich lange dauern. Es wachsen zwangsläufig riesige Aktenberge und es kostet viel Zeit diese strukturiert zu ordnen und darin zu suchen. Kein Wunder, dass sich Unternehmen und Projektteams dann einen zentralen Datenpool wünschen, in dem sie die gerade benötigten Dokumente schnell finden. Diesen Wunsch hatte auch b+m surface systems.
Gute Erfahrungen mit amball business-software waren ausschlaggebend
"Wir hatten in der Vergangenheit mit der Archivierungslösung eines kleineren Dokumentenmanagement-Anbieters schlechte Erfahrungen gemacht: Dessen Lösungsansätze waren nach der Insolvenz des Unternehmens wertlos für uns. Nun wollten wir eine zukunftssichere Lösung finden und schauten uns die größten Anbieter von Dokumentenmanagement- und Archivierungslösungen an." blickt der IT-Leiter Sascha Ritter auf den Auswahlprozess zurück.
"Letztlich entschieden wir uns aus vielerlei Gründen für EASY SOFTWARE und amball business-software: Wir hatten bereits gute Erfahrungen mit amball bei der Einführung und Betreuung von Microsoft Dynamics NAV und amProject gemacht. Ferner konnte amball bereits erfolgreiche Projekte mit EASY SOFTWARE nachweisen und bot uns eine fertige Schnittstelle zur Kopplung mit der ERP-Lösung an. Das Dokumenten- und Archivsystem erschien uns zudem intuitiv in der Bedienung."
Hartmann Möbelwerke, ein deutscher Massivholzmöbelhersteller hat sich für die Archivierung der Eingangs- und Ausgangsrechnungen aus SAP mit inboxx hyparchiv entschieden. bpi solutions übernimmt die Implementierung mit hochintegrierter Schnittstelle an das SAP-System.
Das 1911 gegründete Unternehmen ist Spezialist in der Umsetzung perfekter technischer Lösungen von modernem Möbeldesign, komplizierten Details und intelligenten Funktionslösungen. Unter Einhaltung der DIN 68871 fertigt Hartmann Möbelwerke außergewöhnliche Möbelprogramme aus Massivholz. Die jahrelange Erfahrung der Massivholz-Spezialisten garantiert die Fertigung hochwertiger Möbelteile. Für den immer individueller werdenden Markt setzt Hartmann auf Flexibilität. Die fachgerechte Konstruktion, die massivholzgerechte Verarbeitung aus dem System und die CAD-Planungsunterstützung gehören zum Tagesgeschäft, insbesondere um auf spezielle Kundenwünsche und Sonderanfertigungen schnell und individuell einzugehen.
Ein neuer Zeitabschnitt beginnt bei Hartmann: Das neue SAP-System löst die alte Fibu-Software ab. Das alte System genügt nicht mehr den gestiegenen Anforderungen an Funktionalität. Im Unternehmen entschied man sich daher für eine zukunftsorientierte Lösung. Mit der Implementierung des SAP-Systems wird gleichzeitig das neue Release von inboxx hyparchiv 8B für die Archivierung der Eingangs- und Ausgangsbelege aus SAP eingeführt. Hartmann Möbelwerk setzt bereits seit 2002 inboxx hyparchiv zur Beleg- und COLD-Archivierung ein.
callas Software hat die Funktionalität seines Flaggschiffproduktes pdfaPilot weiter ausgebaut und in die neue Version 2.1 integriert. So konvertiert die Software nun auch Dokumente, Tabellen oder Präsentationen, die mit Microsoft Office erstellt wurden, regelkonform nach PDF/A. Zusätzlich bietet der pdfaPilot neue Funktionen, die eine verbesserte Konvertierung nach PDF/A-1a ermöglichen.
Im Gegensatz zu PDF/A-1b sind bei PDF/A-1a auch Angaben zur Dokumentenstruktur, wie beispielsweise Absatzinformationen oder Leseanordnung, erforderlich. Diese Informationen ermöglichen eine barrierefreie, logisch korrekte Darstellung mit einem eBook-Reader oder auf mobilen Endgeräten. Das Auflösen von im PDF/A-Standard verbotenen Transparenzen, wie beispielsweise Schattierungen oder durchscheinende Objekte, erweitert zusätzlich die Konvertierungsmöglichkeiten. Der pdfaPilot 2.1 zählt damit zu den ersten Produkten überhaupt, das PDF-Dateien mit transparenten Objekten nach PDF/A automatisiert konvertieren kann.
Der pdfaPilot von callas Software zählt zu den ersten PDF/A-Werkzeugen, die nach der Veröffentlichung des ISO-Standards von PDF/A im Jahr 2006 auf den Markt kamen. Seitdem wurde die Leistungsfähigkeit der Lösung kontinuierlich weiter ausgebaut. Stand zunächst die Validierung von PDF/A-Dokumenten im Mittelpunkt, so bietet sie nun immer weiterreichende Konvertierungsmöglichkeiten und umfassende Features, mit denen Unternehmen und Behörden ihre Archivierungsstrategie nach dem ISO-Standard umsetzen können. Funktionale Schwerpunkte setzt die Software - neben der Prüfung und Konvertierung von PDF/A-Dokumenten - im Handling von XMP-Metadaten. So können mit der Version 2.1 des pdfaPilot nicht nur PDF-Dokumente, sondern auch Microsoft-Office Dateien, wie Dokumente, Tabellenkalkulationen oder Präsentationen nach PDF/A- konvertiert werden. Dabei werden sämtliche Formate wie doc, rtf, xls, csv, ppt, docx, xlsx, pptx usw. unterstützt, die sich mit dem MS-Office-Programm verarbeiten lassen.
AnyDoc Software hat, gemeinsam mit seinem Partnerunternehmen Sivis, eine Lösung für die Finanzbuchhaltung bei SAP-Spezialist SNP AG umgesetzt. Ziel des Projekts war die Zusammenführung der Finanzbuchhaltungen aller SNP-Niederlassungen in einem Shared-Service-Center. Als Experte für die automatisierte Klassifizierung und Verarbeitung von Dokumenten aller Art, bietet AnyDoc Software auch speziell auf die Buchhaltung und Rechnungsverarbeitung ausgerichtete Lösungen, wie AnyDoc INVOICE und AnyDoc REMIT sowie Integrationen mit Partnerlösungen, wie mit der Anwendung SAM Invoice von SIVIS.
Dank der exakt auf die Charakteristika von Eingangsrechnungen abgestimmten Lösung AnyDocINVOICE konnte das Shared-Service Center, inklusive SAP-Workflow, innerhalb kürzester Zeit umgesetzt werden. Insgesamt fielen nur 15 Personentage für die System-Umsetzung an. Der AnyDoc Scan-Client ist auf einem lokalen PC installiert und direkt mit dem Scanner verbunden. Die Extraktions- und Verifizierungskomponenten laufen auf einem Terminal-Server. Somit können verschiedene Anwender AnyDocINVOICE gleichzeitig nutzen. Das mandantenfähige System bezieht alle relevanten Stammdaten aus dem SAP System und beliefert einen nachgelagerten SAP Workflow (hier die Lösung SAM Invoice von SIVIS) mit den extrahierten und validierten Rechnungsdaten. Hierbei wird eine länderübergreifende Applikation für Eingangsrechungen verwendet. Eine Ausweitung auf weitere Mandanten erfolgt mit wenigen Klicks.
Die spanische Finanzbehörde hat die Invoice Management-Lösung aus der DOXiS4 iECM-Suite von SER "homologisiert". Mit der Zertifizierung können spanische Unternehmen Eingangsrechnungen vollständig elektronisch bearbeiten. Papierbelege müssen beim Einsatz homologisierter Software nicht mehr aufbewahrt werden, sondern dürfen vernichtet werden. SER zeigt damit, dass DOXiS4 auch die im spanischen Recht verankerten strengsten Vorschriften innerhalb der EU erfüllt.
Bei der Homologisierung handelt es sich um eine gesetzliche Auflage des spanischen Finanzamtes, nach der alle Software-Komponenten, die in einem Digitalisierungsprozess von Rechnungen eingesetzt werden, nach bestimmten Vorgaben zertifiziert sein müssen. Nur dann ist der Kunde rechtlich in der Lage, seine Papierrechnungen nicht weiter aufbewahren zu müssen, sprich: er kann sie vernichten. Software-Hersteller, die ihre Produkte zertifizieren lassen möchten, müssen sich nach Antragstellung einem langwierigen Anerkennungsprozess durch unabhängige Gutachter unterziehen. Mit einer umfangreichen technischen Dokumentation muss vor allem nachgewiesen werden, dass der Scanprozess in sich derart geschlossen ist, dass eine Manipulation der Dokumentendaten ausgeschlossen werden kann und dass die digitalisierten Dokumente revisionssicher im angeschlossenen Repository aufbewahrt werden können. Dafür wird nicht nur jedes Dokument während des Digitalisierungsprozesses elektronisch überwacht und im Stapel signiert, sondern auch die Datenbank in einem weiteren Schritt geprüft und mit einer digitalen Unterschrift versehen.
Die Plein Elektro-Großhandel GmbH & Co. KG hat mit Unterstützung des Dokumenten-Spezialisten Behrens & Schuleit die Dokumentenmanagement-Lösung (DMS) DocuWare eingeführt. Das Düsseldorfer Systemhaus vertreibt seit vielen Jahren erfolgreich das modulare DM-System und sorgt für umfassende Projektbetreuung bei der Einführung und kontinuierlichen Pflege. Davon profitiert auch Plein Elektro: Der Großhändler konnte durch die Digitalisierung von Lieferscheinen und anderen, handschriftlich ergänzten oder unterzeichneten Dokumenten nicht nur eine Kostensenkung, sondern auch erhöhte Reaktionsgeschwindigkeiten seiner Mitarbeiter und dadurch einen verbesserten Kundenservice erzielen.
Die Plein Elektro-Großhandel GmbH & Co. KG mit Sitz in Düsseldorf ist seit zwei Generationen ein kompetenter Partner für Handwerk, Baugewerbe und Unternehmen der Region und vermarktet elektrotechnische Erzeugnisse. Zur Firmenphilosophie der Kunden- und Partnerbindung durch Leistung, Service und Fairness gehört auch eine schnelle und effiziente Sachbearbeitung. Darum hat sich das Unternehmen für die Einführung einer Dokumentenmanagement-Lösung entschieden. Nach umfassenden Marktsondierungen fiel die Wahl auf drei Bausteine der DocuWare-Produktfamilie. Mit der Umsetzung des Projekts wurde der Dokumentenspezialist Behrens & Schuleit beauftragt.
Dazu Philipp Klein, IT- und Organisations-Verantwortlicher bei dem Elektro-Großhändler: "Für uns war es ein wichtiger Punkt in der Entscheidungsfindung, dass der Partner uns hervorragend beraten und mit Dokumentenmanagement schon seit über 75 Jahren Erfahrung hat. Dies belegt auch die entsprechend umfassende Referenzliste von Behrens & Schuleit."
