Spritzige Zusammenarbeit: Gerolsteiner Brunnen GmbH vertraut auf SAPERION
Gerolsteiner setzt für die unternehmensweite, einheitliche Verwaltung seiner Dokumente auf das Enterprise Content Management (ECM) von SAPERION. Neben dem klassischen ECM beinhaltet die Lösung auch Funktionen für die Posteingangsverwaltung, das Workflow-Management sowie die E-Mail-Archivierung. Die Software von SAPERION löst das alte Archivsystem ab, das insbesondere aufgrund des stetig wachsenden Dokumentenvolumens bei Gerolsteiner von derzeit mehr als 350.000 Dokumenten im Jahr nicht mehr zeitgemäß war.
Mit der neuen Lösung kann Gerolsteiner sein Dokumentenmanagement nun wesentlich kosteneffizienter und zeitsparender gestalten. So hat der Getränkeanbieter die Möglichkeit, sich wieder voll auf sein Kerngeschäft, den Vertrieb von natürlichem Mineralwasser, zu konzentrieren. Schon zu Beginn des Auswahlprozesses wusste Gerolsteiner genau, welche Anforderungen von dem neuen System erfüllt werden sollten.
Oberstes Ziel: Die neue Lösung sollte den mehr als 600 Usern weltweit elektronische Archivierung nebst unternehmensweiter Bereitstellung aller Daten des täglichen Post- und Rechnungseingangs ermöglichen. Ein weiteres Kriterium war, dass der Transfer der rund 5,5 Millionen Dokumente aus dem Vorgängersystem in das neue System so schnell und reibungslos wie möglich vonstatten gehen sollte. SAPERION konnte die Verantwortlichen bei Gerolsteiner hier vor allem durch sein transparentes Angebot, das eine gewissenhafte und revisionssichere Migration aller Dokumente versprach, für sich gewinnen.
"Wir hatten sehr hohe Anforderungen an die neue Lösung, weil wir sicher gehen wollten, dass wir uns künftig nicht mehr mit Problemen beim Dokumentenmanagement herumschlagen müssen", betont Werner Schwarz, Leiter IK/Organisation bei Gerolsteiner. "SAPERION hat uns von Anfang an durch seine kompetente persönliche Betreuung, starke internationale Referenzen sowie ein unschlagbares Preis-Leistungs-Verhältnis überzeugt."
Die neue ECM-Lösung bedeutet eine große Arbeitserleichterung für die Mitarbeiter von Gerolsteiner. Pro Tag können jetzt durchschnittlich 2.500 Dokumente mit rund 4.000 Seiten innerhalb weniger Stunden vollständig bearbeitet und gleich in die diversen Geschäftsprozesse wie beispielsweise die SAP-Rechnungsprüfung eingeschleust werden. Derzeit testet der Vertrieb zudem die elektronische Kundenakte. Sie soll es Vertriebsmitarbeitern ermöglichen, relevante Dokumente zu jedem beliebigen Kunden direkt über die CRM-Systeme aufzurufen, zu bearbeiten und miteinander zu verknüpfen. "Da wir mit SAPERION einen kompetenten Partner gefunden haben, mit dem die Einführung und Anpassung neuer Prozesse reibungslos funktioniert, planen wir als nächsten Schritt bereits die Implementierung der elektronischen Vertragsverwaltung", kündigt Schwarz an.
"Als größter Mineralwasser-Exporteur Deutschlands, der seine Produkte weltweit vertreibt, hat Gerolsteiner ein immer größeres Datenvolumen zu verwalten", erklärt Rudolf Gessinger, CEO von SAPERION. "In einer globalisierten Welt erhält ein effizientes Dokumentenmanagement gerade für den Erfolg von international agierenden Unternehmen wie Gerolsteiner eine immer größere Bedeutung. Wir von SAPERION freuen uns daher sehr, einem so bedeutenden deutschen Traditionsunternehmen in diesem Bereich unter die Arme greifen zu können."